การติดต่อทางธุรกิจเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการผลิตหลายอย่าง สถานที่สำคัญในนั้นถูกครอบครองโดยการตอบสนองต่อคำอุทธรณ์อย่างเป็นทางการจากองค์กรต่าง ๆ รวมถึงหน่วยงานควบคุม สำหรับจดหมายดังกล่าวจำเป็นต้องมีรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการซึ่งเป็นที่ยอมรับได้และควรเปลี่ยนระบบราชการ ไม่มีที่สำหรับแสดงอารมณ์แม้ว่าคำกล่าวอ้างที่คุณได้รับจะไม่เหมาะสมก็ตาม
จำเป็น
- - คอมพิวเตอร์;
- - อินเทอร์เน็ตหรือเครื่องพิมพ์
- - หัวจดหมายของบริษัท
- - ทางไปรษณีย์ ผู้ส่งสาร หรือการเยี่ยมชมสำนักงานของผู้รับเป็นการส่วนตัว (ไม่ใช่ทุกกรณี)
- - ข้อความในจดหมายที่คุณตอบกลับ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ใช้หัวจดหมายเพื่อเขียนคำตอบของคุณ อย่าลืมกำหนดหมายเลขขาออกให้กับจดหมายลงทะเบียนกับเลขานุการหรือในสำนักงานและใส่วันที่
ขั้นตอนที่ 2
ระบุคำตอบของผู้ที่มีลายเซ็นอยู่ใต้จดหมาย มักจะแสดงชื่อและนามสกุลด้วยชื่อย่อ พยายามค้นหาชื่อและนามสกุลของเขา ทำได้โดยใช้อินเทอร์เน็ตหรือโทรศัพท์ไปยังองค์กรที่ได้รับจดหมายโดยตรง โดยปกติที่ด้านล่างของจดหมายอย่างเป็นทางการจะมีการระบุนามสกุลของนักแสดงและหมายเลขโทรศัพท์ของเขา ข้อมูลนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับการโต้ตอบเพิ่มเติม หากจำเป็น อย่างไรก็ตาม คำตอบควรส่งไปยังชื่อของบุคคลที่มีลายเซ็นอยู่ภายใต้การอุทธรณ์ที่มาหาคุณ ชื่อย่อของเขาเพียงพอใน "ส่วนหัว" ของคำตอบ แต่จดหมายต้องขึ้นต้นด้วยที่อยู่ตามชื่อและนามสกุล: "เรียน Ivan Ivanovich!"
ขั้นตอนที่ 3
ที่จุดเริ่มต้นการตอบกลับของคุณ ให้ระบุข้อมูลผลลัพธ์ของจดหมาย โดยปกติ การอุทธรณ์อย่างเป็นทางการประกอบด้วยหมายเลขขาออก วันที่เป็นข้อบังคับ ถ้อยคำที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปของวลีแรก: "ในการตอบสนองต่อจดหมายของคุณ (การอุทธรณ์ การขอข้อมูล การเรียกร้อง การร้องเรียน - ขึ้นอยู่กับสถานการณ์) ไม่ จากจำนวนดังกล่าวและจำนวนดังกล่าว เราถือว่าจำเป็น (ตัวเลือก - เรา) ได้) รายงานดังต่อไปนี้"
ขั้นตอนที่ 4
จากนั้นตอบคำถามที่มีอยู่ในจดหมายในลำดับเดียวกันกับที่ได้รับในนั้น
ขั้นตอนที่ 5
ในความเห็นของคุณ หากการเรียกร้องหรือข้อเรียกร้องใด ๆ ที่ทำกับคุณเป็นการส่วนตัวหรือองค์กรของคุณโดยผู้เขียนจดหมายนั้นผิดกฎหมาย ระบุว่าไม่สามารถปฏิบัติตามและอธิบายเหตุผลโดยอ้างอิงถึงบทบัญญัติของกฎหมายปัจจุบัน ซึ่งในความเห็นของคุณ ความคิดเห็นขัดแย้ง
ขั้นตอนที่ 6
ใช้วลี "ขอแสดงความนับถือ" ต่อท้ายคำตอบของคุณ คุณจะต้องทำเช่นนี้ แม้ว่าคุณจะคิดว่าผู้รับไม่มีค่าควรแก่การเคารพก็ตาม อย่างไรก็ตาม ไม่จำเป็นต้องแสดงความเห็นนี้ อย่าลืมใส่ชื่อ นามสกุล และชื่อย่อด้วย หากคุณกำลังส่งคำตอบที่เป็นกระดาษ โปรดใส่ลายเซ็นของคุณไว้ข้างใต้