วาระการประชุมเป็นโครงกระดูกของการประชุมหรือการประชุม มันอยู่ในนั้นที่มีการกำหนดหัวข้อหลักสำหรับการสนทนาและหัวข้อหลักของการสนทนา มันกำหนดลำดับของการประชุมเน้นความสนใจของผู้เข้าร่วมในการสนทนาอย่างมืออาชีพไม่อนุญาตให้การอภิปรายพัฒนาไปสู่การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นที่วุ่นวาย
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เริ่มเตรียมระเบียบวาระทันทีที่ฝ่ายจัดการกำหนดวันและหัวข้อการประชุม เมื่อร้อนบนส้นเท้า คุณจะกำหนดคะแนนได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ คุณจะมีเวลาเพียงพอในการแก้ไขตัวเลือกแรกหากผู้จัดการต้องการแก้ไข
ขั้นตอนที่ 2
เน้นประเด็นหลักและประเด็นรองของหัวข้อการประชุม อย่าใช้วาระการประชุมมากเกินไปกับปัญหาเล็ก ๆ ที่สามารถแก้ไขได้เป็นประจำ ทางเลือกที่ดีที่สุดคือการใส่จุดสำคัญ 1-2 จุดในการอภิปรายซึ่งทีมส่วนใหญ่สนใจ และปล่อยให้เวลาสำหรับการแก้ไขปัญหาที่สำคัญน้อยกว่าในทันที รวมถึงประเด็นที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม
ขั้นตอนที่ 3
จัดทำรายการวาระการประชุม หลีกเลี่ยงประโยคที่คลุมเครือหรือคลุมเครือ ทำให้รายการในวาระของคุณมีความเฉพาะเจาะจงที่สุด หลังจากอ่านแล้ว ผู้เข้าร่วมการประชุมควรเข้าใจสาระสำคัญของปัญหาและวัตถุประสงค์ของการอภิปรายได้อย่างง่ายดาย หากคุณมีปัญหาใด ๆ ขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญที่จะกล่าวปาฐกถาในหัวข้อนี้
ขั้นตอนที่ 4
แต่ละรายการควรเริ่มต้นด้วยคำบุพบท "เกี่ยวกับ" หรือ "เกี่ยวกับ": "ในความคิดริเริ่มของฝ่ายขายเพื่อจัดวันทำความสะอาด" หรือ "ในการแจกจ่ายฟังก์ชันระหว่างฝ่ายการตลาดและบริการกด" เป็นต้น หากเอกสารกำกับดูแลใด ๆ ถูกนำขึ้นเพื่อการอภิปราย ประโยคอาจมีลักษณะดังนี้: "ในการอนุมัติกฎบัตรขององค์กร" หรือ "ในการแก้ไขรายละเอียดงานของพนักงานของสำนักเลขาธิการ" ฯลฯ สำหรับคำถามที่ให้ข้อมูลซึ่งไม่ต้องการการสนทนา โปรดให้คำอธิบายที่เหมาะสมในวงเล็บหรือคั่นด้วยเครื่องหมายทวิภาค ตัวอย่างเช่น "ในพื้นที่ที่มีแนวโน้มของการจัดพิมพ์หนังสือ: รายงานของรองอธิบดีในการเดินทางเพื่อธุรกิจไปสัมมนา"
ขั้นตอนที่ 5
โครงสร้างวาระการประชุมของคุณ ในทางปฏิบัติ มีสองวิธีในการจัดเรียงคำถาม: จากที่สำคัญที่สุดไปสำคัญน้อยกว่าและจากเล็กน้อยไปหาสำคัญ แต่ละตัวเลือกมีแง่บวกของมัน ในกรณีแรกจะพิจารณาประเด็นหลักในตอนเริ่มการประชุม พนักงานมีความกระตือรือร้นมากขึ้น ความเหนื่อยล้ายังไม่ส่งผลกระทบต่อ แต่การอภิปรายของคำถามแรกอาจยืดเยื้อ ไม่มีเวลาเหลือสำหรับการแก้ปัญหาเล็กน้อยแต่สำคัญ หากการประชุมเริ่มต้นด้วยประเด็นสำคัญน้อยกว่า พนักงานจะค่อยๆ เข้าจังหวะ และเมื่อถึงเวลาที่มีการประกาศประเด็นหลัก พวกเขาก็พร้อมที่จะพูดคุยอย่างสร้างสรรค์
ขั้นตอนที่ 6
พิมพ์วาระการประชุมตามข้อกำหนดด้านธุรการขององค์กรของคุณ นอกเหนือจากคำถามจริงสำหรับการอภิปรายแล้ว โปรดระบุวัน เวลา สถานที่ประชุม วิทยากร ผู้เข้าร่วม และผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับเชิญ อนุมัติเอกสารกับหัวหน้าองค์กร คุณจะแนบระเบียบวาระเดิมไปพร้อมกับรายงานการประชุมในภายหลัง จัดทำจดหมายข่าวหรือประกาศสำหรับพนักงานตามวาระที่ได้รับอนุมัติ