การถ่ายโอนเอกสารใด ๆ ไปยังที่เก็บถาวรนั้นถูกควบคุมโดยกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 125-F3 "เรื่องจดหมายเหตุในสหพันธรัฐรัสเซีย" เอกสารต้องเตรียม อธิบาย ยื่น และหมายเลข จะต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้นภายใน 12 เดือนนับแต่วันที่คดีถูกปิด
จำเป็น
- - โฟลเดอร์;
- - สารยึดเกาะ;
- - ดินสอธรรมดา
- - คลังเอกสาร;
- - โอนสินค้าคงคลัง
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
หากต้องการโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวร ให้จัดเรียงตามลำดับ ลำดับการซ้อนต้องเรียงตามลำดับเวลา ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังอ้างอิงคดีอาญา หน้าแรกจะเป็นสำเนาคำสั่งศาล ส่วนที่สองจะเป็นคำตัดสินเบื้องต้น และส่วนต่อไปจะเป็นการสอบสวนคดีโดยเริ่มจากความสมบูรณ์ของคดี หากคุณโอนเอกสารจากแผนกบุคคลไปยังที่เก็บถาวร แผ่นงานแรกคือใบสมัครเลิกจ้าง แผ่นที่สองคือคำสั่งเลิกจ้าง แผ่นที่สามคือเอกสารทั้งหมดตามลำดับวันที่นับจากวันที่สิ้นสุด
ขั้นตอนที่ 2
นับแผ่นงานที่ขึ้นต้นด้วยหมายเลขหนึ่งตามลำดับเค้าโครง ทำการนับเลขด้วยดินสอง่ายๆ แต่ชัดเจน ทำสินค้าคงคลังของเอกสารในตอนท้ายเขียนจำนวนและหน้าที่คุณได้รับใส่ลายเซ็นของคุณวันที่รวบรวมสินค้าคงคลังตราประทับขององค์กรลายเซ็นของหัวหน้า
ขั้นตอนที่ 3
ยึดแผ่นทั้งหมดด้วยเครื่องผูกแนบสินค้าคงคลังที่ด้านบน ในโฟลเดอร์ให้ใส่รหัสตัวอักษรตามนามสกุลของพลเมืองที่คุณโอนคดีและปีที่โอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวร ปีควรเป็นปีเดียวกับที่คดีสิ้นสุด
ขั้นตอนที่ 4
สร้างโฟลเดอร์แยกสำหรับแต่ละกรณีหรือใส่ทุกกรณีในหนึ่งปีลงในโฟลเดอร์ขนาดใหญ่หนึ่งโฟลเดอร์และทำการจารึกทั่วไปเกี่ยวกับรหัสและรหัสตัวอักษรนั่นคือเฉพาะกรณีของพลเมืองที่มีนามสกุลขึ้นต้นด้วยตัวอักษรเดียวกันเท่านั้น มาไว้ในโฟลเดอร์เดียว แต่ถ้าคุณกรอกเอกสารจำนวนมากในโฟลเดอร์ขนาดใหญ่เดียว จำนวนแผ่นงานทั่วไปไม่ควรเกิน 250 แผ่น
ขั้นตอนที่ 5
ก่อนโอนกรณีไปยังที่เก็บถาวร ให้จัดทำรายการการโอนย้ายสินค้าคงคลัง คอลัมน์แรกของสินค้าคงคลังมีไว้สำหรับป้อนหมายเลขซีเรียลของทุกกรณี คอลัมน์ที่สองสำหรับดัชนีในระบบการตั้งชื่อ ในคอลัมน์ที่สาม ป้อนชื่อของส่วนหัวทั้งหมด ในคอลัมน์ที่สี่ - วันที่โอน ในคอลัมน์ที่ห้า - จำนวนแผ่นงาน ในคอลัมน์ที่หก - ระยะเวลาการจัดเก็บที่กำหนดไว้สำหรับกรณีในไฟล์เก็บถาวร ในคอลัมน์ที่เจ็ด ป้อนส่วนเพิ่มเติมและหมายเหตุทั้งหมด ส่วนใหญ่แล้วคอลัมน์ที่เจ็ดจะถูกกรอกหากด้วยเหตุผลบางอย่างแผ่นงานขาดหายไปในเอกสารหรือหากคุณป้อนรายการเหล่านั้นลงในคลังเอกสารอย่างไม่ถูกต้องและทำการเปลี่ยนแปลงในทันที