ไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานที่เกษียณอายุและเกษียณอายุทั้งหมดจะต้องถูกส่งไปยังที่เก็บถาวรเพื่อจัดเก็บ (มาตรา 17 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 125-F3) พนักงานของแผนกบุคคลมีหน้าที่เตรียมโฟลเดอร์ที่มีเอกสารและโอนไปยังพนักงานที่ได้รับอนุญาตของที่เก็บถาวรจากมือถึงมือ
จำเป็น
- - โฟลเดอร์;
- - สารยึดเกาะ;
- - ดินสอ;
- - รายการสิ่งของ;
- - โอนสินค้าคงคลัง
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ก่อนส่งไฟล์ส่วนบุคคลไปยังที่เก็บถาวร ให้เตรียมเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมดที่เหลืออยู่ในแผนกบุคคลอย่างระมัดระวังหลังจากการเลิกจ้างพนักงาน กฎหมายกำหนดเส้นตายบางอย่างซึ่งจำเป็นต้องมีเวลาในการโอนไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานสำหรับการจัดเก็บจดหมายเหตุ ไม่ควรเกิน 12 เดือนหลังจากการเลิกจ้างเกิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 2
จัดเรียงไฟล์ส่วนบุคคลแต่ละไฟล์ตามลำดับเวลาย้อนกลับ หากระหว่างการจ้างงาน หน้าแรกเป็นใบสมัครที่เขียนโดยพนักงานสำหรับงาน ในเอกสารเก็บถาวร หน้าแรกจะเป็นจดหมายลาออก
ขั้นตอนที่ 3
พับแผ่นทั้งหมดตามลำดับที่ถูกต้อง แฟ้มด้วยแฟ้ม ลำดับหมายเลข สร้างสินค้าคงคลังบนแผ่นงานแยกต่างหาก ป้อนหน้าที่ผูกไว้ทั้งหมดของไฟล์ส่วนบุคคลของคุณภายใต้หมายเลขซีเรียล
ขั้นตอนที่ 4
แนบสินค้าคงคลังที่ด้านบนของทุกหน้า หากคุณกำลังกรอกไฟล์ส่วนตัวสำหรับพนักงานแต่ละคนแยกกัน ให้ใส่ไว้ในโฟลเดอร์กระดาษแข็ง เขียนอักษรตัวแรกของนามสกุลของพนักงานและปีที่เลิกจ้างด้วยตัวอักษรบล็อคขนาดใหญ่
ขั้นตอนที่ 5
เมื่อโอนกรณีไปยังที่เก็บถาวร อนุญาตให้ใส่หลายกรณีของพนักงานที่เกษียณแล้วลงในโฟลเดอร์เดียว แต่จำนวนแผ่นงานในนั้นไม่ควรเกิน 250 ในโฟลเดอร์เดียว ใส่กรณีของพนักงานที่เกษียณอายุในหนึ่งปีซึ่งมีชื่อขึ้นต้น ด้วยจดหมายฉบับเดียวกัน การลงทะเบียนไฟล์ส่วนบุคคลดังกล่าวมักใช้ในองค์กรขนาดใหญ่ซึ่งมีบุคลากรจำนวนมากผ่านไปในหนึ่งปี
ขั้นตอนที่ 6
สำหรับกรณีที่เตรียมไว้ทั้งหมด ให้จัดทำใบโอนซึ่งมีแบบฟอร์มรวม ในคอลัมน์ที่ 1 ให้จดหมายเลขซีเรียลของแต่ละเคสในคอลัมน์ที่ 2 - ดัชนีของแต่ละเคสตามระบบการตั้งชื่อ หมายเลข 3 - ชื่อของหัวข้อของเคส หมายเลข 4 - วันที่ หมายเลข 5 - จำนวนแผ่นที่โอนสำหรับแต่ละกรณีแยกกัน หมายเลข 6 - ระยะเวลาการจัดเก็บ # 7 - เพิ่มเติมหรือบันทึกที่มีอยู่