การตัดสินใจที่สำคัญในการประชุม การประชุม หรือการประชุมควรบันทึกไว้ในรายงานการประชุมเพื่อให้สามารถดำเนินการได้ ในการทำเช่นนี้ สิ่งแรกคือจำเป็นต้องจัดทำโปรโตคอลอย่างถูกต้อง โดยให้ความสำคัญกับทั้งแบบฟอร์มและเนื้อหาของเอกสาร แม้จะไม่มีรูปแบบเดียว แต่ก็มีลักษณะเฉพาะบางอย่างที่นี่
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เตรียมกระดาษ A4 หรือหัวจดหมายของบริษัท (สำหรับเอกสารภายใน) วิธีนี้จะช่วยให้คุณไม่ต้องกรอกรายละเอียดทั้งหมดด้วยตนเอง (ชื่อองค์กร ที่อยู่ ฯลฯ) ที่กึ่งกลางด้านบนของแผ่นงาน ให้เขียนชื่อ "นาที" ทันที และด้านล่างโดยย่อให้อธิบายสาระสำคัญสั้นๆ ซึ่งเป็นหัวข้อหลักของการประชุม ระบุวันและสถานที่จัดงาน ตอนนี้ให้เริ่มกรอกส่วนเกริ่นนำที่บังคับ ซึ่งเกี่ยวข้องกับรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมที่เกี่ยวข้องโดยตรงในการตัดสินใจทั่วไป
ขั้นตอนที่ 2
ในตอนต้น ให้เขียนนามสกุล ชื่อ นามสกุล และตำแหน่งของผู้นำ (ประธานการประชุม) ในรูปแบบเดียวกัน ให้ระบุรายละเอียดเลขานุการรายงานการประชุม นอกจากนี้ ในส่วน "เข้าร่วม" ให้ระบุรายชื่อทุกคนที่มีส่วนร่วมในการประชุม (ชื่อเต็ม, ตำแหน่ง) ในกรณีที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก รายชื่อที่ไม่พอดีกับหน้า ให้ระบุจำนวนผู้เข้าร่วมทั้งหมด โดยแนบรายชื่อทั้งหมดไว้ในเอกสารแยกต่างหาก อย่าลืมสร้างลิงก์ไปที่ส่วนท้ายของโปรโตคอลในส่วน "ภาคผนวก" วางส่วน "วาระ" เป็นบล็อกถัดไปในนาที ที่นี่ในรายการหมายเลข แสดงรายการปัญหาทั้งหมดสำหรับการประชุมนี้
ขั้นตอนที่ 3
กรอกเนื้อหาตามระเบียบวาระอย่างเคร่งครัด แต่ละย่อหน้าควรมีสามส่วน ในตอนแรก ("ฟัง") ให้ข้อความของรายงานและต้องแน่ใจว่าได้ระบุชื่อและชื่อย่อตลอดจนตำแหน่งของวิทยากร ในส่วน "วิทยากร" ในรูปแบบที่คล้ายกัน ระบุผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ในการประชุมที่เข้าร่วมการอภิปราย ในส่วนถัดไปที่ชื่อว่า "ตัดสินใจแล้ว" ให้ระบุการตัดสินใจที่เกิดขึ้นระหว่างการพิจารณาคดี ระบุจำนวนคะแนนเสียงที่ "คัดค้าน" "สำหรับ" หรือ "งดออกเสียง" ต่อไป ให้ลงลายมือชื่อประธานการประชุมและเลขานุการ