บางบริษัทมีเอกสารมานานหลายทศวรรษ เพื่อป้องกันไม่ให้กระดาษสำคัญยับหรือสูญหาย จำเป็นต้องใส่ลงในโฟลเดอร์ที่ทำด้วยกระดาษแข็งหรือพลาสติกแข็ง ให้แต่ละสัญญามีหมายเลขแยกกันเพื่อระบุตัวตน
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาสัญญาที่ต้องการ ให้เก็บสมุดบันทึก ให้หมายเลขเอกสารและป้อนลงในวารสารนี้ นอกจากตัวเลขแล้ว ให้ป้อนวันที่ทำสัญญา รายการในวารสารควรมีลักษณะดังนี้: 1. สัญญาหมายเลข 123TP ลงวันที่ 22.02.2011 ในหมายเหตุ คุณสามารถระบุสาระสำคัญของสัญญาได้ เมื่อกำหนดโดยรูปแบบเอกสารขององค์กร
ขั้นตอนที่ 2
หากบริษัทมีนิติบุคคลหลายราย ให้สร้างหนังสือสัญญาแยกกันสำหรับแต่ละบุคคล ใช้สัญลักษณ์ทั่วไปในสัญกรณ์ของคุณ ตัวอย่างเช่น เขียนสัญญาของ Masha และ Bears OJSC เป็น 123MM และทำเครื่องหมายหลักทรัพย์จาก ZAO "ลูกหมูสามตัว" ด้วย 123TP กำหนดตัวเลขเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน
ขั้นตอนที่ 3
เมื่อข้อตกลงผ่านการอนุมัติทั้งหมดซึ่งลงนามโดยผู้อำนวยการทั่วไปของทั้งสองฝ่ายมีการประทับตราก็สามารถยื่นในโฟลเดอร์ได้ เลือกโฟลเดอร์ที่มีปกแข็ง - พวกเขาจะมั่นใจในความปลอดภัยของเอกสาร นิติบุคคลแต่ละรายต้องมีโฟลเดอร์ของตัวเอง
ขั้นตอนที่ 4
ก่อนที่แผ่น. เจาะรูและเจาะรูใหม่ วางเอกสารในโฟลเดอร์และยึดด้วยเสาอากาศพิเศษ แยกสัญญาฉบับหนึ่งออกจากอีกฉบับหนึ่งด้วยกระดาษ A4 เปล่า
ขั้นตอนที่ 5
คุณสามารถยื่นสัญญาด้วยวิธีอื่นได้ สิ่งนี้จะต้องใช้ไฟล์โปร่งใส วางเอกสารแต่ละฉบับในไฟล์แยกกันและปักหมุดไว้ในโฟลเดอร์
ขั้นตอนที่ 6
อย่าเก็บสัญญามากเกินไปในโฟลเดอร์เดียว เพราะสัญญาอาจเกิดรอยยับได้ โฟลเดอร์ควรปิดได้ง่าย แต่ละแผ่นไม่ควรยื่นออกมา
ขั้นตอนที่ 7
สำหรับการจัดเก็บโฟลเดอร์ที่มีสัญญาจ้าง ให้แยกชั้นวางในตู้เสื้อผ้า ในโฟลเดอร์ ให้เขียนปีและนิติบุคคลที่เป็นเจ้าของเอกสาร วิธีนี้จะช่วยให้คุณค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วหากจำเป็น
ขั้นตอนที่ 8
ไม่จำเป็นต้องเก็บโฟลเดอร์ที่มีสัญญาเมื่อสามปีที่แล้วไว้ตลอดเวลา จัดเรียงในกล่องกระดาษแข็งลงนามปีและนิติบุคคลที่ออกเอกสาร ส่งกล่องไปที่โกดัง เลือกที่แห้งสำหรับจัดเก็บ ความชื้นเป็นอันตรายต่อกระดาษ