ในตอนเช้าคุณต้องทำงานเมื่อวานให้เสร็จอย่างรวดเร็ว หัวหน้าตรวจสอบและขอให้แก้ไขบางอย่างในนาทีสุดท้าย จากนั้นมีการเจรจาที่สำคัญกับลูกค้า และโดยทั่วไปครึ่งหลังของวันมักใช้ไปกับการโทรและวิ่งไปรอบๆ อย่างไม่รู้จบ คุณยังต้องรอถึงหนึ่งชั่วโมงอีกด้วย ใช้เวลา 10 นาทีในตอนเช้าเพื่อวางแผนการทำงานสำหรับวันนั้น แล้วทุกอย่างจะง่ายขึ้น!
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เริ่มต้นด้วยการจัดลำดับความสำคัญทั่วไป แน่นอนว่าคุณมีโครงการที่เร่งด่วนมากขึ้นเรื่อยๆ นอกจากนี้ ประสบการณ์ของคุณอาจบอกคุณได้ว่าโครงการใดใช้เวลานานและใช้เวลานานที่สุด และโครงการใดสามารถทำได้เร็วพอ โดยธรรมชาติแล้วให้เน้นอันแรก พวกเขามีความสำคัญมากที่สุด
ขั้นตอนที่ 2
ตามกฎแล้วงานในโครงการใด ๆ จะทำตามอัลกอริธึมและประกอบด้วยขั้นตอน จะเป็นการดีที่จะกำหนดอัลกอริธึมแบบทีละขั้นตอนอย่างน้อยก็ประมาณเมื่อโครงการใหม่ปรากฏขึ้น
สมมติว่า:
1.จัดทำรายการเอกสารที่จะขอจากลูกค้า
2. ขอเอกสารจากลูกค้า
3. วิเคราะห์เอกสาร
4. จัดประชุมใหม่และหารือปัญหาและแนวทางแก้ไข
5. เตรียมบทสรุป
โดยปกติ แต่ละขั้นตอนเหล่านี้อาจใช้เวลามากกว่าหนึ่งวันจึงจะเสร็จสมบูรณ์ ดังนั้นขั้นตอนดังกล่าวจะต้องแบ่งออกเป็นหน่วยย่อย ต้องรวมไว้ในแผนรายวันด้วย โดยทั่วไป แผนของคุณควรมีความเฉพาะเจาะจงมากที่สุด โดยไม่มีรายการเช่น "จัดการกับโครงการ NN ในที่สุด"
ขั้นตอนที่ 3
เน้นเรื่องสำคัญและเร่งด่วน สิ่งที่สำคัญไม่ใช่เรื่องเร่งด่วนเสมอไป และในทางกลับกัน การเลือกดังกล่าวจะช่วยกำหนดเวลาที่ใช้กับแต่ละรายการในแผนของคุณอย่างแม่นยำยิ่งขึ้นและช่วงเวลาที่คุณจะดำเนินการ (ทันที ก่อนอาหารกลางวัน ในช่วงบ่าย เป็นต้น)
ขั้นตอนที่ 4
เห็นได้ชัดว่า เป็นการดีที่สุดที่จะเริ่มต้นด้วยการทำสิ่งต่าง ๆ ที่ทั้งเร่งด่วนและสำคัญสำหรับคุณ ตัวอย่างเช่น สถานการณ์วิกฤติบางอย่าง คำสั่ง "เผาไหม้" ถ้าอย่างนั้นก็คุ้มค่าที่จะก้าวไปสู่เรื่องสำคัญง่ายๆ - การพัฒนาแนวคิดใหม่ การพัฒนาร่างข้อตกลง นี่ไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาเฉพาะอีกต่อไป แต่การสร้างแบบจำลองสถานการณ์ การวางแผนระยะยาว นั่นคือทุกสิ่งที่จะนำมาซึ่งผลลัพธ์ที่สำคัญในอนาคต พวกเขามักจะใช้เวลาส่วนใหญ่ ซึ่งดี!
ขั้นตอนที่ 5
ส่วนเรื่องเร่งด่วนหรือไม่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ ให้เก็บไว้ "ไว้ใช้ทีหลัง" แม้จะฟังดูแปลกๆ เมื่อเทียบกับเรื่องด่วน หากเป็นเรื่องเร่งด่วนก็ให้รีบดำเนินการให้เสร็จแต่ไม่กระทบกระเทือนเรื่องสำคัญกว่า จากการฝึกฝนแสดงให้เห็นว่าใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับบางสิ่งที่ดูเหมือนจะต้องการการตอบสนองอย่างรวดเร็ว (เช่น การโต้ตอบทางจดหมาย) แต่โดยทั่วไปแล้วไม่สำคัญ
ขั้นตอนที่ 6
แน่นอน สถานการณ์รอบตัวเราเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา และเราไม่สามารถทำตามแผนได้เสมอไป อย่างไรก็ตาม ข้อเท็จจริงของการวางแผนรายวันช่วยกำหนดคำถามที่สำคัญสำหรับเราและจัดลำดับความสำคัญ นอกจากนี้ การมีแผนช่วยลดโอกาสที่จะลืมธุรกิจที่เร่งรีบและคึกคัก