จดหมายรับรองมีบทบาทสำคัญในอาชีพของบุคคล จดหมายแนะนำทั้งหมดมีโครงสร้างคล้ายกันและประกอบด้วยองค์ประกอบเดียวกัน ซึ่งทำให้งานเขียนง่ายขึ้นมาก
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
จดหมายรับรองควรเริ่มต้นเหมือนจดหมายทางการอื่นๆ ซึ่งระบุว่าส่งถึงใคร เขียนชื่อย่อ ที่อยู่ รายละเอียดของผู้รับจดหมาย ฯลฯ ไว้ที่มุมขวาบน ข้อความในจดหมายต้องขึ้นต้นด้วยที่อยู่อย่างเป็นทางการ เช่น "Dear Mikhail Sergeevich …"
ขั้นตอนที่ 2
สรุปว่าคุณรู้จักบุคคลนั้นอย่างมืออาชีพมากแค่ไหน อย่าลืมรวมคุณสมบัติของคุณเองด้วย นี่เป็นสิ่งสำคัญ หากผู้รับจดหมายรู้ว่าผู้เขียนเป็นหัวหน้า น้ำหนักของจดหมายก็จะสูงขึ้น ตัวอย่างเช่น “ฉันดีใจที่ได้แนะนำ Ivan Ivanovich ในตำแหน่งหัวหน้าแผนกขายของบริษัทของคุณ ในฐานะรองประธาน ฉันเป็นหัวหน้าทันทีของ Ivan Ivanovich ตั้งแต่ปี 2009 ถึง 2013 และฉันรู้จักเขาดีในฐานะผู้รับผิดชอบ"
ขั้นตอนที่ 3
อย่าใช้วลีทั่วไปมากเกินไปในจดหมาย อธิบายผลลัพธ์เฉพาะที่บุคคลได้รับในฐานะพนักงาน ให้แน่ใจว่าได้ให้ผลลัพธ์เปรียบเทียบของงานของเขา ดังนั้นคุณจะแสดงให้ผู้รับจดหมายเห็นว่าทำไมคุณถึงแนะนำเขา ตัวอย่างเช่น “ระหว่างการทำงานของ Ivan Ivanovich ปริมาณการขายของเราเพิ่มขึ้น 20% นี่คือผลลัพธ์ที่ดีที่สุดในรอบ 10 ปีที่ผ่านมา เขาแนะนำหลักการใหม่ในการทำงานกับลูกค้าของเรา ซึ่งทำให้งานของทั้งแผนกง่ายขึ้นอย่างมาก"
ขั้นตอนที่ 4
อย่าพูดเกินความสามารถของผู้สมัครและอย่าวางเขาบนแท่นจดหมายดังกล่าวจะดูไม่น่าเชื่อ หากบุคคลมีข้อบกพร่อง อย่าปิดบัง แต่ไม่ควรเขียนถึงพวกเขาอย่างชัดเจนเช่นกัน ตัวอย่างเช่น หากบุคคลพบว่าการจัดกระบวนการศึกษาเป็นเรื่องยาก ให้เขียนว่า "Ivan Ivanovich ทำงานอย่างหนักเพื่อปรับปรุงคุณสมบัติของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหารและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของแผนก …"
ขั้นตอนที่ 5
จดหมายแนะนำไม่ควรยาวหนึ่งหรือสองย่อหน้า ผู้รับจดหมายอาจมีความรู้สึกว่าคุณไม่รู้จักบุคคลนั้นและไม่สามารถระบุลักษณะของเขาได้ หรือผู้สมัครไม่ได้พิสูจน์ตัวเองว่าเป็นพนักงานที่ดี ระบุประเด็นสำคัญทั้งหมด แต่อย่าใช้คำอธิบายมากเกินไปในจดหมาย ลองเขียนคำแนะนำของคุณในหน้า A4 หนึ่งหน้า
ขั้นตอนที่ 6
เมื่อกรอกจดหมายแล้ว อย่าลืมยืนยันคำแนะนำของคุณ เชิญผู้รับจดหมายติดต่อคุณในประเด็นที่กำลังเกิดขึ้น โดยระบุผู้ติดต่อของคุณในจดหมาย ตัวอย่างเช่น “จากคุณสมบัติเหล่านี้ ฉันมั่นใจว่า Ivan Ivanovich จะกลายเป็นพนักงานที่ยอดเยี่ยมในทีมของคุณ หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดติดต่อฉันที่ผู้ติดต่อที่ระบุ"