ไม่มีแบบฟอร์มที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปสำหรับเอกสารดังกล่าว แต่ควรปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วไปที่เกิดจากตรรกะของการสื่อสารทางธุรกิจ ดังนั้น จากบรรทัดแรกของข้อความใดๆ ควรมีความชัดเจนถึงใครที่ถูกกล่าวถึง จากใคร ในเรื่องใดและจะติดต่อผู้เขียนได้อย่างไร ทั้งหมดนี้จะทำให้การประมวลผลเอกสารและการโอนกรรมสิทธิ์ง่ายขึ้น ซึ่งหมายความว่าจะเพิ่มโอกาสในการได้รับคำตอบในเชิงบวก
จำเป็น
- - คอมพิวเตอร์;
- - โปรแกรมแก้ไขข้อความ;
- - เครื่องพิมพ์หรืออีเมล
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
บรรทัดแรกของจดหมายต้องมีชื่อองค์กรเป็นอย่างน้อย ตามหลักการแล้วควรเป็นบุคคลเฉพาะที่มีชื่อและตำแหน่ง แต่โดยหลักการแล้วไม่จำเป็น ในองค์กรใด ๆ พวกเขาจะพิจารณาว่าคุณกำลังใช้ความสามารถในประเด็นใดและจะส่งต่อให้ใคร
แม้ว่าคุณจะส่งข้อความถึงคนแรก แต่ก็ไม่ใช่ข้อเท็จจริงที่ใครบางคนจะอ่านข้อความนั้นด้วยตัวเอง เป็นไปได้มากที่เขาจะเซ็นสัญญากับผู้ใต้บังคับบัญชา
ขั้นตอนที่ 2
ระบุว่าคุณเป็นใคร หากคุณสมัครในนามขององค์กร ควรใช้หัวจดหมายและระบุตำแหน่งและชื่อเต็มของคุณในลายเซ็นของคุณ ในกรณีที่คุณทำหน้าที่เป็นบุคคลส่วนตัว นามสกุล ชื่อและนามสกุลเต็มและที่อยู่จะเพียงพอ สำหรับการติดต่อที่เร่งด่วนยิ่งขึ้น คุณสามารถระบุหมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล และวิธีการสื่อสารอื่นๆ ของคุณ
ขั้นตอนที่ 3
ในหัวข้อที่เป็นสาระสำคัญของจดหมายของคุณ ให้ระบุว่าเป็นจดหมายประเภทใด: คำขอข้อมูล (หากคุณขอคำตอบสำหรับคำถามบางข้อ) การร้องเรียน การเรียกร้องหรือจดหมายร้องเรียน (ใช้บังคับหากเป็นการละเมิด สิทธิ์ของคุณโดยตัวแทนขององค์กร โดยเฉพาะผู้บริโภค) ข้อเสนอ (รวมถึงข้อเสนอเชิงพาณิชย์) ตัวเลือก "อุทธรณ์" ก็เป็นไปได้เช่นกัน
ในบรรทัดด้านล่าง ขอแนะนำให้ระบุหัวเรื่องของจดหมาย กำหนดสาระสำคัญโดยสังเขป: คุณต้องการถามอะไร การกระทำของใคร พนักงานของหน่วยงานใดที่คุณคิดว่าผิดกฎหมาย ฯลฯ
เมื่อส่งจดหมายทางอีเมล์ อย่าละเลยฟิลด์ "หัวเรื่อง" เพื่อจุดประสงค์นี้เช่นกัน ท้ายที่สุดมันขึ้นอยู่กับเนื้อหาไม่ว่าจะอ่านหรือฆ่าจดหมาย
ขั้นตอนที่ 4
บอกผู้รับว่าอะไรทำให้คุณติดต่อเขา หากนี่เป็นเหตุการณ์ ให้ระบุสถานการณ์ทั้งหมด: การกระทำใดที่คุณถือว่าผิดกฎหมาย บทบัญญัติใดของกฎหมายที่ขัดแย้งในความเห็นของคุณ
หากคุณเสนอบางสิ่ง กำหนดสาระสำคัญของข้อเสนอ มุ่งเน้นไปที่ประโยชน์ที่ผู้รับจะได้รับจากการยอมรับ จุดแข็งของคุณมีความสำคัญสำหรับสิ่งนั้น
หากคุณขอให้องค์กรของรัฐชี้แจงก็เพียงพอที่จะอ้างถึงรัฐธรรมนูญและกฎหมาย "ในขั้นตอนการพิจารณาอุทธรณ์จากพลเมืองของสหพันธรัฐรัสเซีย"
โดยทั่วไปให้ปฏิบัติตามสถานการณ์
ขั้นตอนที่ 5
ระบุสาระสำคัญของสิ่งที่คุณขอ (หลังจากทั้งหมดนี่คือจุดประสงค์ในการเขียนข้อความของคุณ): มาตรการที่คุณคาดหวังและเชื่อว่าเพียงพอที่จะตระหนักถึงสิทธิของคุณ ระบุคำถามที่คุณต้องการรับคำตอบ ถึง ฯลฯ
หากจดหมายเกี่ยวข้องกับสถานการณ์ความขัดแย้งและจ่าหน้าถึงองค์กรผู้กระทำความผิด จะไม่ฟุ่มเฟือยที่จะระบุมาตรการในกรณีที่ได้รับการปฏิเสธโดยไม่ได้รับการกระตุ้นหรือเพิกเฉยต่อจดหมาย เช่น ฟ้องและเรียกค่าเสียหายทางศีลธรรม
ขั้นตอนที่ 6
สมัครสมาชิกในตอนท้าย หากคุณสมัครเป็นบุคคลธรรมดา ลายเซ็น (ในรูปแบบกระดาษ) และวันที่ก็เพียงพอแล้ว หากเป็นตัวแทนขององค์กรจำเป็นต้องมีการระบุตำแหน่งและนามสกุลพร้อมชื่อย่อ