เมื่อมีเอกสารสะสมมากเกินไปและอยู่ในกองเดียว อาจเป็นเรื่องยากที่จะเข้าใจว่าสิ่งใดหมายถึงอะไร การค้นหาเอกสารที่ถูกต้องยิ่งยากขึ้นไปอีก เพื่อแก้ปัญหานี้ คุณต้องจัดระเบียบเอกสารของคุณ วิธีการที่อธิบายไว้ไม่เหมาะสำหรับการจัดเอกสารบนกระดาษเท่านั้น แต่ยังใช้ได้กับเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วยสมมติฐานเล็กน้อย
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
การจัดระเบียบเอกสารของคุณเป็นเรื่องง่าย แม้ว่าจะมีเอกสารจำนวนมากเกินไป ดูเอกสารทั้งหมดที่มีและสร้างรายการหมวดหมู่ที่คุณจะจัดเรียง ตรวจสอบว่าจะมีหมวดหมู่ย่อยในรายการนี้หรือไม่ ตัวอย่างเช่น ในหมวดหมู่ทั่วไปของสัญญา เราสามารถแยกความแตกต่างของสัญญาสำหรับอุปทาน สำหรับการให้บริการ ในบรรดาคำสั่งซื้อ ให้เน้นที่คำสั่งทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของบริษัท และคำสั่งบุคลากร
ขั้นตอนที่ 2
เมื่อรายการของหมวดหมู่เสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้กำหนดว่าคุณจะวางเอกสารอย่างไรและที่ไหน เห็นด้วยกับการจัดการค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อเครื่องใช้สำนักงาน (โฟลเดอร์ ไฟล์ สติกเกอร์สี) เพราะการจัดเรียงและแจกจ่ายเอกสารจะสะดวกกว่าหากคุณไม่ต้องวุ่นวายกับโฟลเดอร์เก่าที่พัง
ขั้นตอนที่ 3
จัดเรียงเอกสารที่มีอยู่ตามรายการที่คุณรวบรวม วางไว้ในกองที่แยกจากกัน หากจำเป็น ให้เขียนด้วยดินสอหรือติดสติกเกอร์ (เพื่อไม่ให้สับสนระหว่างขั้นตอนการจัดเรียง)
ขั้นตอนที่ 4
ประเมินว่าเอกสารประเภทหนึ่ง (ประเภทย่อย) จะพอดีกับโฟลเดอร์และจัดไฟล์หรือไม่ เป็นการดีกว่าที่จะจัดเตรียมเอกสารตามวันที่เตรียมการ ตามกฎแล้ว ในการทำงานประจำวัน เอกสารจะถูกจัดเก็บตามที่สร้างขึ้น โดยเอกสารล่าสุดจะอยู่ด้านบนสุด เมื่อโอนกรณีไปยังที่เก็บถาวร ลำดับจะเปลี่ยนไป (ที่ด้านบนสุดคือเอกสารแรกสุด ที่ด้านล่างสุด - ล่าสุดตามวันที่สร้าง)
ขั้นตอนที่ 5
หากคุณกำลังยื่นเอกสารจากปีต่างๆ ลงในโฟลเดอร์เดียวกัน ให้แยกภาพในปีหนึ่งออกจากอีกปีหนึ่งด้วยสติกเกอร์สีหรือแผ่นงานขนาดใหญ่ บุ๊กมาร์กดังกล่าวช่วยให้ค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ง่ายขึ้นในอนาคต
ขั้นตอนที่ 6
ทำสิ่งที่แนบมาสำหรับเอกสารถัดไป
ขั้นตอนที่ 7
หากจำเป็น ให้จัดทำทะเบียนของโฟลเดอร์ทั้งหมดพร้อมเอกสาร ระบุเนื้อหาของแต่ละโฟลเดอร์ วันที่สร้างและสิ้นสุดการบำรุงรักษา ตำแหน่งที่จัดเก็บ และอื่นๆ จัดเรียงโฟลเดอร์เพื่อให้ใช้งานได้สะดวก และคุณไม่จำเป็นต้อง "เจาะ" โฟลเดอร์เหล่านั้นด้วยกระดาษเหลือใช้มากมาย