ในบริการด้านบุคลากรขององค์กร, องค์กร, มีการจัดเก็บเอกสารจำนวนมาก: คำสั่งการจ้างงาน, การอนุญาตให้ลาพักร้อน, การโอน, รางวัล, การจ่ายเงินสดเพิ่มเติม, การเลิกจ้างและอื่น ๆ ความสำคัญของการเก็บรักษาเอกสารดังกล่าวเกิดจากความจำเป็นในการเก็บบันทึกเอกสารของพนักงานแต่ละคน มอบหมายงานจัดทำเอกสารที่ถูกต้องและรวดเร็วให้กับเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
การก่อตัวของคดีคือการจัดวางเอกสารที่ดำเนินการลงในคดี จัดกลุ่มเอกสารเป็นกรณี ๆ สำหรับแต่ละปีปฏิทิน ยกเว้นกรณีที่เกิดขึ้นครั้งแรกและไม่ใช่ภายในหนึ่งปีปฏิทิน กรณีดังกล่าวรวมถึง: ไฟล์ส่วนตัวของนักศึกษา, พนักงาน, คนงาน, คดีนิติเวช, คดีบำเหน็จบำนาญ, ประวัติการรักษาพยาบาล เช่นเดียวกับเอกสารทางบัญชีอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 2
การจัดทำไฟล์ส่วนตัวของนักศึกษา นักศึกษา บัณฑิตศึกษาขั้นสุดท้ายควรดำเนินการเมื่อสำเร็จการศึกษาจากสถาบันการศึกษาหรือการศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา คนงานและลูกจ้าง - เมื่อเลิกจ้าง; ประวัติทางการแพทย์ - หลังจากให้การคายประจุของผู้ป่วย คดีในศาล - ทันทีหลังจากสิ้นสุดการพิจารณาคดีและการส่งมอบคำตัดสิน กรณีเงินบำนาญ - หลังจากการชำระเงินบำนาญสิ้นสุดลง
ขั้นตอนที่ 3
เมื่อเตรียมการจัดเก็บจดหมายเหตุ ให้รวมไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออกเป็นไฟล์ส่วนบุคคล หากจำนวนแผ่นงานไม่เกินสองร้อยห้าสิบ เช่นเดียวกับผู้ที่จบการศึกษาจากสถาบันการศึกษา คุณยังสามารถสร้างไฟล์ส่วนบุคคลเป็นหน่วยเก็บข้อมูลแยกต่างหากได้อีกด้วย กฎนี้ใช้กับไฟล์ส่วนบุคคลของที่เก็บข้อมูลถาวร
ขั้นตอนที่ 4
เมื่อสร้างไฟล์ส่วนบุคคล ให้พิจารณาระยะเวลาเก็บรักษาที่แตกต่างกัน สำหรับกรณีของอายุการเก็บรักษาในระยะยาวและถาวร ให้แยกประเภทออกจากกัน และรวมไว้ในสินค้าคงเหลือที่แตกต่างกัน
ขั้นตอนที่ 5
จัดกลุ่มโดยบุคลากรเป็นกรณี ๆ ตามระยะเวลาการเก็บรักษาที่กำหนดไว้ ภายในไฟล์ส่วนบุคคลแต่ละไฟล์ เอกสารจะถูกป้อนตามลำดับเวลา นั่นคือตั้งแต่ต้นถึงสิ้นปีตลอดจนวันที่ได้รับการอนุมัติ การรวบรวม การลงทะเบียน
ขั้นตอนที่ 6
คดีที่เกิดขึ้นจากบัญชีส่วนบุคคล บัตรส่วนบุคคล สมุดงาน ตลอดจนชุดของไฟล์ส่วนบุคคล จัดระเบียบตามลำดับตัวอักษรอย่างเคร่งครัด เมื่อใช้การออกแบบดังกล่าว ให้ชี้แจงเพิ่มเติมโดยระบุตัวอักษรสามตัวแรกในชื่อบุคคลที่เปิดไฟล์ส่วนตัว