การประชุมทางวิทยาศาสตร์แตกต่างกันในจุดเน้นและขอบเขต ถ้าเราเลือกสถาบันใด ๆ กิจกรรมดังกล่าวสามารถจัดขึ้นอย่างน้อยทุกสัปดาห์ แต่ภายในกรอบขององค์กรนี้เท่านั้น แต่สำหรับเหตุการณ์ที่สำคัญกว่านั้น มีอัลกอริธึมแบบทีละขั้นตอนซึ่งคุณต้องคำนึงถึงรายละเอียดมากมาย
จำเป็น
- - วางแผน;
- - สถานที่;
- - สื่อการเขียน
- - โปสเตอร์;
- - อุปกรณ์มัลติมีเดีย
- - ไมโครโฟน;
- - เอกสารประกอบคำบรรยาย;
- - โต๊ะและเก้าอี้
- - ผ้าปูโต๊ะ
- - โฟลเดอร์พร้อมเอกสาร
- - น้ำดื่มและถ้วย
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ตัดสินใจเกี่ยวกับหัวข้อของการประชุม โดยทั่วไป เพื่อให้การประชุมทางวิทยาศาสตร์ของคุณประสบความสำเร็จ คุณต้องคิดให้รอบคอบเกี่ยวกับแนวคิดหลักของการประชุม หัวข้อควรมีความเกี่ยวข้อง รัดกุม และเป็นที่สนใจไม่เพียงแต่สำหรับผู้พูด แต่ยังสำหรับผู้ฟังด้วย ท้ายที่สุดแล้ว สิ่งที่สำคัญที่สุดในเหตุการณ์ดังกล่าวคือผลประโยชน์ของทั้งสองฝ่าย ดังนั้นให้หาวิทยาลัยที่มีคนคิดเหมือนกันมาร่วมกันคิดหัวข้อสั้นๆ ที่มีประโยชน์
ขั้นตอนที่ 2
แจ้งให้ผู้เข้าร่วมทั้งหมดทราบล่วงหน้า นอกจากนี้ ความสำเร็จของการประชุมประเภทนี้ถูกกำหนดโดยแขกผู้มีเกียรติระดับสูงในโลกวิทยาศาสตร์ แน่นอน ทุกอย่างขึ้นอยู่กับขนาดการประชุมของคุณ ไม่ว่าในกรณีใด ยิ่งแขกที่มีชื่อเสียงมาเยี่ยมคุณมากเท่าไหร่ การประชุมครั้งนี้ก็ยิ่งน่าสนใจมากขึ้นเท่านั้น ดูแลสิ่งนี้ในไม่กี่เดือนหรือหนึ่งปีก่อนเปิดการประชุม! ส่งคำเชิญเป็นลายลักษณ์อักษรถึงแขกทุกคน
ขั้นตอนที่ 3
จัดทำแผนการประชุมเป็นขั้นเป็นตอนที่ชัดเจน ตอนนี้เริ่มวางแผนงานทั้งหมด รวบรวมคนที่มีความคิดเหมือนๆ กันอีกครั้งแล้วคิดให้ออก จนถึงนาทีที่ เมื่อใดและอะไรควรเกิดขึ้น แสดงรายการกิจกรรม ผู้เข้าร่วม และเวลาทั้งหมดในคอลัมน์ อย่าลืมพักช่วงสั้น ๆ ระหว่างการประชุม: ควรมี 2-3 ครั้งไม่มาก ตรวจสอบซ้ำหลายๆ ครั้งและทำการปรับเปลี่ยน
ขั้นตอนที่ 4
กระจายความรับผิดชอบระหว่างผู้ช่วยทั้งหมด เมื่อคุณมีแผนที่ชัดเจนสำหรับการประชุมแล้ว แจกจ่ายกิจกรรมเตรียมความพร้อมทั้งหมดให้กับเจ้าหน้าที่และผู้จัดงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างเสร็จสิ้นตรงเวลา
ขั้นตอนที่ 5
ให้ข้อมูลและการฝึกอบรมทรัพยากร พิจารณาเอกสารประกอบคำบรรยายที่คุณต้องการสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมและผู้เข้าร่วมประชุม อาจเป็นหนังสือเล่มเล็ก งานพิมพ์ โฟลเดอร์ ไมโครโฟน ปากกา ฯลฯ ทำให้ทุกคนรู้สึกสบายใจและได้รับประโยชน์จากงาน
ขั้นตอนที่ 6
จัดระเบียบห้อง เป็นไปไม่ได้ที่จะจัดงานที่ประสบความสำเร็จโดยไม่มีห้องโถงที่มีแสงสว่างเพียงพอ แน่นอนว่าทั้งหมดขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ชม สิ่งสำคัญคือห้องต้องกว้างขวางและเอื้อต่อการทำงาน เตรียมจำนวนที่นั่งและที่นั่งสำรองที่ต้องการไว้ล่วงหน้า ทำความสะอาดพื้นหน้าต่าง นำโต๊ะสำหรับสมาชิกการประชุม ติดตั้งอุปกรณ์ที่จำเป็นทั้งหมด: หน้าจอ คอมพิวเตอร์ โปรเจ็กเตอร์ ลำโพง ไมโครโฟน ฯลฯ ดูสถานการณ์สำหรับสิ่งที่คุณต้องการ
ขั้นตอนที่ 7
เฉลิมฉลองการเปิดการประชุมทางวิทยาศาสตร์อย่างยิ่งใหญ่ ยกพื้นให้ประธานคณะกรรมการจัดงานนี้ จากนั้นในฐานะผู้จัดงานหลัก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามกำหนดเวลา