การเปลี่ยนไปใช้รูปแบบเอกสารใหม่จะเกิดขึ้นในปี 2564 จะช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมด้านแรงงานได้โดยตรงและรวดเร็ว ไม่เพียงแต่สำหรับลูกจ้างเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้ที่อาจเป็นนายจ้างและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
เหตุผลในการเปลี่ยนแปลง
ในประเทศแถบยุโรปส่วนใหญ่ รูปแบบกระดาษสำหรับเก็บบันทึกประชากรวัยทำงานได้หยุดไปนานแล้ว พวกเขาถูกแทนที่ด้วยฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และจดหมายรับรองจากกองทุนบำเหน็จบำนาญและนายจ้าง
สมุดงานเป็นเอกสารหลักของพลเมืองที่ได้รับการจ้างงานอย่างเป็นทางการ ประกอบด้วยข้อมูลที่มีความสำคัญสำหรับนายจ้างและกองทุนบำเหน็จบำนาญ เกี่ยวกับสถานที่ทำงาน ความรับผิดชอบในงาน การตำหนิหรือสิ่งจูงใจ เหตุผลในการย้ายไปยังองค์กรอื่น ด้วยเหตุนี้จึงคำนวณระยะเวลาในการให้บริการทั้งหมดซึ่งส่งผลโดยตรงต่อการก่อตัวของเงินบำนาญในอนาคต
ความยากลำบากอาจเกิดขึ้นกับแบบฟอร์มกระดาษของสมุดงาน: การเสื่อมสภาพ ความเสียหายหรือการสูญเสียจากความผิดของนายจ้างหรือตัวลูกจ้างเอง การไม่สามารถให้ข้อมูลที่มีอยู่แก่ฝ่ายบุคคลหรือหน่วยงานและหน่วยงานเฉพาะทางได้ทันที นอกจากนี้ยังมีกรณีการฉ้อโกงบ่อยครั้งมากขึ้นด้วยการนำเสนอข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือมีการเปลี่ยนแปลง ซึ่งอาจนำมาซึ่งขั้นตอนที่ใช้เวลานานและทางจิตวิทยา เช่น การรวบรวมเอกสาร การเดินทาง การต่อคิว
พลเมืองจะอ่อนแอเป็นพิเศษในกรณีที่ข้อมูลบันทึกการทำงานสูญหายเนื่องจากสาเหตุดังต่อไปนี้:
- การลาคลอด;
- หยุดงานรวมถึงทุพพลภาพ
- การย้ายจากการตั้งถิ่นฐานหนึ่ง (เมือง ภูมิภาค ฯลฯ) ไปยังอีกนิคมหนึ่ง
- การชำระบัญชีของสถานที่ทำงานก่อนหน้านี้
สมุดงานอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการออกแบบมาเพื่อขจัดปัญหาข้างต้นทั้งหมดเนื่องจากจะเป็นไฟล์ที่ลงทะเบียนซึ่งอยู่ในฐานข้อมูลการบัญชีทั้งหมดของรัสเซีย การเข้าถึงฐานข้อมูลนี้จะอยู่ที่การกำจัดของหน่วยงานราชการและหน่วยงานต่างๆ จะถูกบูรณาการ เช่น กับกองทุนบำเหน็จบำนาญ กรมคุ้มครองสังคม การบริการจัดหางาน การบริการบุคลากรขององค์กรที่พลเมืองกำลังทำงานอยู่
แนวคิดและข้อดีของหนังสืองานอิเล็กทรอนิกส์
สมุดงานแบบกระดาษและแบบอิเล็กทรอนิกส์จะไม่มีความแตกต่างกัน โดยจะเหมือนกันหมดในแง่ของข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน รายการของพวกเขาจะยังคงอยู่ดังนี้:
- สถานที่ทำงาน;
- ระยะเวลาการทำงานทั่วไปในแต่ละสถานที่ทำงาน
- ตำแหน่งพนักงาน (อาชีพ, พิเศษ);
- คุณสมบัติ (ระดับ, เกรด, ชั้นเรียน, หมวดหมู่);
- วันที่จดทะเบียนการเริ่มต้นและสิ้นสุดของแรงงานสัมพันธ์
- มาตรการส่งเสริมหรือลงโทษ
- การย้ายตำแหน่ง รวมถึงการโยกย้ายและความซ้ำซ้อน
- งานนอกเวลา (ตามคำร้องขอของพนักงาน)
สมุดงานอิเล็กทรอนิกส์จะถูกเก็บไว้ในบัญชีส่วนตัวของพนักงานบนเว็บไซต์กองทุนบำเหน็จบำนาญ เช่นเดียวกับในพอร์ทัลบริการของรัฐ ข้อมูลที่จำเป็นจะถูกจัดเตรียมไว้ในรูปแบบของสารสกัด สามารถออกโดยกองทุนบำเหน็จบำนาญ, ศูนย์บริการสาธารณะอเนกประสงค์ (MFC) หรือนายจ้างปัจจุบัน มีการจัดเตรียมสารสกัดโดยไม่มีการอ้างอิงถึงสถานที่พำนักหรือการจ้างงานของพนักงาน
เมื่อสมัครงานใหม่ พลเมืองสามารถดำเนินการได้หลายอย่าง: รับข้อมูลจากหน่วยงานด้านบน ส่งข้อมูลทางอีเมลอย่างอิสระ หรือบันทึกและจัดเตรียมไว้บนสื่อดิจิทัล สำหรับสองวิธีสุดท้าย คุณต้องเพิ่มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ลงในข้อมูล
ข้อดีของหนังสืองานอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่:
- การลดข้อมูลที่ผิดพลาด ไม่ถูกต้อง หรือรู้เท่าไม่ถึงการณ์
- การเข้าถึงข้อมูลอย่างรวดเร็ว รวมถึงการจัดเตรียมข้อมูลทันทีหากจำเป็น
- ลดต้นทุนของลูกจ้างและนายจ้างในการจัดหา บำรุงรักษา และจัดเก็บสื่อกระดาษเกี่ยวกับกิจกรรมการทำงาน
- ความเป็นไปได้ของการจ้างงานทางไกล
- การลงทะเบียนระยะไกลสำหรับบริการสาธารณะ สวัสดิการ เงินบำนาญ ฯลฯ
- ความปลอดภัยและความปลอดภัยของข้อมูลในระดับรัฐ
ข้อดีของระบบบัญชีใหม่นั้นปฏิเสธไม่ได้ แต่นวัตกรรมนี้มีข้อเสียด้วย สิ่งนี้ใช้กับต้นทุนของรัฐบาลในการพัฒนา การนำไปใช้ การสนับสนุน และการปกป้องฐานข้อมูลเป็นหลัก นอกจากนี้ ในขั้นต้น จะต้องถ่ายโอนข้อมูลจำนวนมหาศาลเกี่ยวกับกิจกรรมด้านแรงงานของประชาชนจากสื่อกระดาษไปยังระบบ ซึ่งอาจนำมาซึ่งข้อผิดพลาดเล็กน้อยของผู้ปฏิบัติงานและความล้มเหลวในระบบ อุปสรรคอีกประการหนึ่งคือการขาดการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตในภูมิภาค เช่นเดียวกับหมู่บ้านและหมู่บ้านห่างไกล
กระบวนการเปลี่ยนผ่าน
มีการวางแผนที่จะเปลี่ยนไปใช้ระบบนี้ในต้นปี 2564 มันจะเป็นความสมัครใจสำหรับผู้ที่มีประสบการณ์มาแล้วในครั้งนี้ นายจ้างที่จะได้งานเป็นครั้งแรกตั้งแต่มกราคม 2564 นายจ้างจะเริ่มเฉพาะรุ่นอิเล็กทรอนิกส์
สำหรับพนักงานที่ต้องการเก็บสมุดงานที่เป็นกระดาษ จำเป็นต้องส่งใบสมัครในรูปแบบใดก็ได้ไปยังแผนกทรัพยากรบุคคลภายในสิ้นปี 2020 จากนั้นนายจ้างจะเก็บบันทึกทั้งในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ
หากไม่ส่งใบสมัคร สมุดงานกระดาษจะถูกส่งไปยังพนักงานดังกล่าว และการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมจะทำในรูปแบบดิจิทัลเท่านั้น