เมื่อได้รับข้อความจากคู่ค้าทางธุรกิจ หลายคนพยายามตอบกลับคำขอที่ได้รับโดยเร็วที่สุด เพื่อไม่ให้คู่ค้ารอ และนี่เป็นสิ่งที่ถูกต้อง - ในกรณีนี้ เวลามักมีความสำคัญ ซึ่งยากที่จะประเมินค่าสูงไป แต่โดยที่ไม่ต้องคิดมากเกี่ยวกับรูปแบบของคำตอบ มีคนเพียงไม่กี่คนที่คิดว่าการทำเช่นนี้สามารถทำลายชื่อเสียงของบริษัทได้
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ในการเริ่มต้น ให้ศึกษาคำถามที่กำหนดไว้ในจดหมายของคู่สัญญาอย่างรอบคอบ เตรียมคำตอบสั้น ๆ สำหรับแต่ละรายการ หากมีมากกว่าหนึ่งข้อ ตอนนี้ดำเนินการออกแบบจดหมายตอบรับคำขอ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้นำหัวจดหมายของบริษัทที่มีโลโก้และรายละเอียดของบริษัทพิมพ์อยู่ หากไม่มีอยู่ ให้พิมพ์ส่วนหัวของจดหมายที่ระบุข้อมูลที่จำเป็นด้วยตนเอง การวางรายละเอียดในจดหมายมีค่ามากสำหรับคู่ค้าทางธุรกิจของคุณ โดยการเสนอให้ในแต่ละข้อความช่วยเขาให้พ้นจากความจำเป็นในการค้นหาในกองเอกสารหรือไฟล์คอมพิวเตอร์ในแต่ละครั้ง รวมทั้งจากความจำเป็นในการขอรายละเอียดแยกต่างหากหากต้องการร่างสัญญาใหม่ หรือชำระใบแจ้งหนี้
ขั้นตอนที่ 2
ที่มุมบนขวา ให้เขียนรายละเอียดของผู้รับจดหมาย ที่นี่ระบุชื่อขององค์กรตำแหน่งของผู้เขียนคำขอและชื่อเต็มของเขา ตรงกันข้าม ที่มุมซ้าย เลือกบรรทัดสำหรับหมายเลขขาออก ซึ่งจะกำหนดให้กับเอกสารเมื่อลงทะเบียนและวันที่ ในกรณีนี้ ชื่อของเอกสารจะไม่ถูกเขียน เริ่มทันทีโดยใช้ชื่อและนามสกุล ตามหลังคำว่า "เรียน" ในสาระสำคัญของจดหมาย คำแรกจะเป็น "เพื่อตอบสนองต่อจดหมายของคุณ เราแจ้งให้คุณทราบ" (คำขอ ความต้องการ ฯลฯ) ต่อไป ให้จดคำตอบที่เตรียมไว้ทั้งหมดทีละจุด โดยยึดหมายเลขตามลำดับที่อยู่ในจดหมายต้นฉบับ
ขั้นตอนที่ 3
ในส่วนสุดท้าย แสดงคำขอ ความปรารถนา หรือข้อกำหนดของคุณ โดยจดจำว่าต้องปฏิบัติตามน้ำเสียงที่เคารพนับถือ สไตล์การเขียนเชิงธุรกิจ และมีความรู้ ลงท้ายจดหมายด้วยคำว่า "ขอแสดงความนับถือ" และระบุชื่อและตำแหน่งของคุณ นอกจากนี้ ให้เขียนหมายเลขโทรศัพท์สำหรับการสื่อสารและอีเมลที่นี่ หากคุณต้องการรับจดหมายตอบกลับหรือความคิดเห็นเกี่ยวกับสิ่งที่กล่าวในจดหมาย