จดหมายธุรกิจประเภทหนึ่งคือจดหมายข่าว ส่งถึงพันธมิตรของบริษัทและต้องมีข้อมูลที่ครอบคลุมเกี่ยวกับวัตถุแจ้งเตือนของผู้รับ บ่อยครั้งที่เอกสารดังกล่าวเป็นจดหมายตอบกลับมีเอกสารแนบมาด้วยซึ่งประกอบด้วยข้อมูลที่ส่งไปยังผู้รับ
มันจำเป็น
- - เอกสารขององค์กร
- - ข้อมูลที่ควรส่งไปยังผู้รับ
- - รายละเอียดของผู้รับ;
- - กฎการทำงานในสำนักงาน
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
มุมบนซ้ายของจดหมายข่าวควรมีชื่อของบริษัทที่ต้องการส่งข้อมูลบางอย่างไปยังผู้รับ กรอกที่อยู่เต็มของที่ตั้งบริษัท หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ หากบริษัทมีตราประทับ คุณควรใส่ไว้ เนื่องจากประกอบด้วยรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด ระบุวันที่ของจดหมาย หมายเลขขาออก ตามกฎแล้วจดหมายแจ้งเป็นการตอบกลับจดหมายขอ ในกรณีนี้ ให้เขียนหมายเลขและวันที่ของเอกสารขาเข้า
ขั้นตอนที่ 2
มุมขวาบนควรมีข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับ หากจดหมายแจ้งข้อมูลส่งถึงหัวหน้าบริษัทแห่งหนึ่ง ให้ระบุข้อมูลส่วนบุคคล ตำแหน่งงาน ชื่อบริษัท และที่อยู่เต็มของสถานที่ตั้งด้วยรหัสไปรษณีย์
ขั้นตอนที่ 3
ใส่หัวเรื่องของจดหมายข่าว ตัวอย่างเช่น การประชุมหรือการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ ส่วนสำคัญของจดหมายประกอบด้วยข้อมูล ข้อมูลที่ควรสื่อถึงผู้รับ ควรเริ่มต้นด้วยคำว่า: "เราขอแจ้งให้คุณทราบ … ", "เราแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับ … ", "เราแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับ … " ขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของจดหมายตอบกลับ ซึ่งควรอธิบายสั้นๆ ในเอกสารและรวมข้อมูลที่จำเป็นไว้ด้วย
ขั้นตอนที่ 4
ตามกฎแล้วจะต้องแนบเอกสารประกอบกับจดหมายข่าว สิ่งเหล่านี้อาจเป็นรายการราคา ใบปลิว สัญญา และเอกสารอื่นๆ ควรระบุชื่อเอกสารแนบท้ายจดหมาย รวมทั้งจำนวนแผ่นของเอกสารแนบ
ขั้นตอนที่ 5
คุณต้องกรอกจดหมายข่าวด้วยคำว่า "ขอแสดงความนับถือ … " และอื่น ๆ ถัดไป ตำแหน่ง ข้อมูลส่วนบุคคลของผู้บริหาร รองหรือเสมียนของเขาจะถูกป้อน หนึ่งในบุคคลที่ระบุไว้ (ขึ้นอยู่กับผู้ที่ได้รับอนุญาตให้เขียนและส่งจดหมายธุรกิจไปยังบริษัท) ลงลายมือชื่อระบุหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อของเขา