แต่ละองค์กรทำสัญญา (แรงงาน การจัดหา การซื้อสินค้า) ตามกฎแล้วจะถูกเก็บไว้ในที่เก็บถาวร เพื่อความสะดวกในการใช้เอกสารเหล่านี้ตลอดจนกำจัดสาเหตุของการสูญเสียพวกเขาจะถูกบันทึกไว้ มีการจัดทำวารสารพิเศษซึ่งมีการบันทึกรายละเอียดของสัญญาข้อตกลงเพิ่มเติมสำหรับพวกเขาและลำดับเหตุการณ์ของการเคลื่อนไหวก็ถูกสร้างขึ้นเช่นกัน
มันจำเป็น
- - วารสารการบัญชีสัญญาในรูปแบบกระดาษ
- - ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์สำหรับการบัญชีสัญญา
- - เอกสารบริษัท
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ไม่มีแบบฟอร์มรวมสำหรับเอกสารเกี่ยวกับการบัญชีของสัญญา แต่คุณสามารถพัฒนาด้วยตนเองหรือซื้อผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์พิเศษที่ออกแบบมาเพื่อจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับสัญญา แต่ตัวเลือกแรกนั้นฟรี ให้หยุดที่นั่นหากคุณไม่ต้องการค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
ขั้นตอนที่ 2
เขียนชื่อเอกสารในหน้าชื่อเรื่องของสมุดรายวันการบัญชีสัญญา กรุณาใส่ชื่อบริษัทของคุณ หากบริษัทมีขนาดใหญ่พอ แนะนำให้มีนิตยสารแยกสำหรับแต่ละหน่วยโครงสร้าง ในกรณีนี้ ให้เขียนชื่อหน่วยงาน ใส่วันที่ยื่นเอกสาร ข้อมูลส่วนตัว ตำแหน่งผู้รับผิดชอบในการจัดทำวารสาร ตามกฎแล้วนี่คือเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลซึ่งทำสัญญากับบุคลากรซึ่งเป็นพนักงานของฝ่ายกฎหมายที่ทำสัญญากับคู่สัญญา
ขั้นตอนที่ 3
เขียนชื่อเอกสารในหน้าชื่อเรื่องของสมุดรายวันการบัญชีสัญญา กรุณาใส่ชื่อบริษัทของคุณ หากบริษัทมีขนาดใหญ่พอ แนะนำให้มีนิตยสารแยกสำหรับแต่ละหน่วยโครงสร้าง ในกรณีนี้ ให้เขียนชื่อหน่วยงาน ใส่วันที่ยื่นเอกสาร ข้อมูลส่วนตัว ตำแหน่งผู้รับผิดชอบในการจัดทำวารสาร ตามกฎแล้วนี่คือเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลซึ่งทำสัญญากับบุคลากรซึ่งเป็นพนักงานของฝ่ายกฎหมายที่ทำสัญญากับคู่สัญญา
ขั้นตอนที่ 4
สร้างแปดกราฟโดยใช้สเปรดชีต พิมพ์ลงบนกระดาษ ในคอลัมน์แรกของวารสาร ให้ป้อนหมายเลขซีเรียลของสัญญา ในคอลัมน์ที่สอง - หมายเลขของเอกสารที่กำหนดในตอนท้าย ในคอลัมน์ที่สามและสี่ของสมุดรายวันการบัญชีสัญญา ให้เขียนวันที่เริ่มต้น วันที่หมดอายุของเอกสาร ในคอลัมน์ที่ห้า ระบุหัวข้อของสัญญา ตัวอย่างเช่นสำหรับการจัดหาส่วนประกอบ
ขั้นตอนที่ 5
ในคอลัมน์ที่หก ให้ป้อนชื่อคู่สัญญา (ซัพพลายเออร์ ผู้ซื้อ) พนักงาน (เมื่อคำนึงถึงสัญญาจ้างงานกับบุคลากร) ในคอลัมน์ที่เจ็ดของวารสาร ให้เขียนโฟลเดอร์ที่มีสัญญา (ตามกฎแล้ว โฟลเดอร์จะได้รับหมายเลขในเอกสารสำคัญ) ระบุตำแหน่งของโฟลเดอร์ ในคอลัมน์ที่แปด ให้แนบลายเซ็นของผู้รับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสาร (ระบุนามสกุล ชื่อย่อ) เมื่อเปลี่ยนพนักงานให้ทำการโอนสัญญาสมุดรายวันสำหรับการบัญชีของพวกเขา
ขั้นตอนที่ 6
หากคุณพบว่าไม่สะดวกที่จะติดตามสัญญาด้วยตนเอง ให้สั่งซื้อการพัฒนาผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์หรือซื้อโปรแกรมสำเร็จรูป อาจต้องใช้เงินบ้าง แต่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ นิตยสารดังกล่าวมีข้อดีบางประการ ตัวอย่างเช่น เมื่อลงทะเบียนสัญญา คุณสามารถระบุพาธไปยังเอกสารบนคอมพิวเตอร์ได้