ในระหว่างกิจกรรมทางเศรษฐกิจ ผู้นำบริษัทได้ทำสัญญากับซัพพลายเออร์และผู้ซื้อหลายฉบับ เพื่อให้สามารถติดตามระยะเวลาของกฎระเบียบเหล่านี้ บางองค์กรใช้ทะเบียนสัญญาที่เรียกว่า โดยทั่วไป แนวคิดของ "การลงทะเบียน" หมายถึงบันทึกการลงทะเบียนเอกสารขาเข้าและขาออก จะสร้างฐานข้อมูลดังกล่าวได้อย่างไร?
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ขั้นแรก คุณต้องตัดสินใจว่าข้อมูลใดที่คุณต้องการดูในรีจิสทรี นั่นคือ เน้นเกณฑ์ที่สำคัญที่สุดสำหรับตัวคุณเอง หลังจากนั้นในสมุดบันทึกที่สามารถทำได้ทั้งใน Excel และใช้สมุดบันทึกปกติ (ควรเป็นรูปแบบ A4) ให้สร้างตาราง
ขั้นตอนที่ 2
หากคุณหยุดที่วิธีที่สอง ให้วาดหน้าชื่อก่อน เขียนรายละเอียดขององค์กรนั่นคือ INN, KPP, OKATO ที่อยู่ตามกฎหมายและหัวหน้าองค์กร ตรงกลางเขียนว่า “ลงทะเบียนสัญญาสำหรับ (ระบุระยะเวลา)”
ขั้นตอนที่ 3
ถัดไป ในแผ่นงานถัดไป ให้สร้างตารางที่ประกอบด้วยหกคอลัมน์ ในคอลัมน์แรก ระบุจำนวนสัญญาที่ทำกับคู่สัญญา ในคอลัมน์ที่สอง - วันที่ของเอกสารทางกฎหมายด้านกฎระเบียบ และในคอลัมน์ที่สาม - วันที่หมดอายุ
ขั้นตอนที่ 4
ถัดไป ระบุชื่อคู่สัญญา ผู้รับเหมา และหัวข้อสัญญา เช่น การพัฒนาโปรแกรมบัญชี คุณสามารถเลือกระบุจำนวนสัญญาได้ ไม่ว่าจะมีข้อตกลงเพิ่มเติมและเงื่อนไขอื่นๆ ตามกฎแล้วสัญญาจะถูกป้อนตามลำดับเวลา หลังจากสิ้นสุดระยะเวลาแนะนำให้แฟลช ระบุหมายเลข และลงนามในเอกสารกับหัวหน้าองค์กร หลังจากนั้น ส่งมอบรีจิสทรีให้กับที่เก็บถาวร
ขั้นตอนที่ 5
นอกจากนี้ ในการรวบรวมทะเบียน คุณสามารถใช้โปรแกรมที่พัฒนาขึ้นเป็นพิเศษซึ่งเรียกว่า "รีจิสทรีของสัญญา" ช่วยให้คุณติดตามการชำระเงินภายใต้สัญญา วันที่หมดอายุของเอกสารเหล่านี้ ตลอดจนบันทึกจำนวนเงินที่ชำระ โปรแกรมสร้างรายการโดยอัตโนมัติ ซึ่งหลังจากหมดระยะเวลาคุณสามารถพิมพ์ลงบนกระดาษได้
ขั้นตอนที่ 6
คุณสามารถหยุดที่วิธีที่สามนั่นคือการใช้โปรแกรม Excel คอลัมน์ในตารางสามารถมีเนื้อหาโดยประมาณได้ เช่นเดียวกับเมื่อใช้วิธีแรก เมื่อสิ้นสุดระยะเวลา ให้พิมพ์ทะเบียนและมอบให้แก่หัวหน้าฝ่ายบัญชีเพื่อลงนาม