เอกสารประกอบจะถูกร่างขึ้นเพื่อยืนยันการจัดส่งจำนวนเอกสารสินค้าและค่าวัสดุอื่น ๆ ที่ระบุไว้ นอกจากนี้ เอกสารประกอบที่เกี่ยวข้องกับการรับขนสินค้าอาจมีข้อมูลอื่นๆ
จดหมายส่ง
เอกสารราชการที่ส่งมักจะมาพร้อมกับจดหมายปะหน้า ประกอบด้วยรายละเอียดของผู้ส่ง ผู้รับ คำอธิบายเอกสารและวัสดุที่จะส่ง ขอแนะนำให้สังเกตด้วยว่าเอกสารที่ส่งประกอบด้วยกี่แผ่น จดหมายปะหน้าถูกวาดขึ้นเป็นเอกสารแยกต่างหากในสองแผ่น ซึ่งแผ่นหนึ่งยังคงอยู่กับผู้ส่ง ในองค์กร หมายเลขและวันที่ที่ส่งออกจะถูกประทับบนจดหมายปะหน้า มาตรการเหล่านี้มีความจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าผู้รับเอกสารทั้งหมดได้รับอย่างปลอดภัยอย่างสมบูรณ์ นอกจากนี้ยังเป็นประกันของผู้ส่งในระดับหนึ่ง
เอกสารประกอบการขนส่งสินค้า
เมื่อดำเนินการขนส่ง เอกสารการจัดส่งจะทำหน้าที่เป็นเอกสารประกอบ เช่นเดียวกับสัญญาการขนส่งที่เป็นลายลักษณ์อักษร โดยจะนำเสนอในรูปแบบของใบตราส่งสินค้าทางรางสำหรับการขนส่งทางราง ใบตราส่งสินค้าสำหรับการขนส่งทางอากาศ ใบตราส่งสินค้าสำหรับการขนส่งทางถนน และใบตราส่งสินค้าสำหรับการขนส่งทางทะเล
ข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับสินค้า (ชื่อ ปริมาณ วิธีการกำหนดน้ำหนัก ฯลฯ) ผู้ตราส่ง ผู้รับ ระยะทางของการขนส่ง และมูลค่าของสินค้าจะถูกป้อนลงในใบตราส่งสินค้า เป็นเอกสารหลักของการขนส่งและกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างผู้ตราส่ง ผู้ขนส่ง และผู้รับตราส่ง
ใบตราส่งยังเป็นหลักประกันยืนยันสิทธิ์ของผู้ถือในการกำจัดสินค้าที่ระบุไว้ในใบตราส่งและรับสินค้าหลังการขนส่ง บนพื้นฐานของเอกสารการจัดส่งผู้ขนส่งจะจัดทำใบตราส่งซึ่งผู้ตราส่งระบุชื่อของผู้ส่งและผู้รับข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับสินค้าที่จัดส่งจำนวนการขนส่ง (ค่าขนส่ง) สำหรับความไม่ถูกต้องของข้อมูลและผลที่ตามมาทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง ผู้ตราส่งของสินค้าจะต้องรับผิดชอบต่อผู้ขนส่ง
ใบตราส่งสินค้ายืนยันการรับสินค้าเพื่อการขนส่งและติดตามตลอดเส้นทาง นอกจากนี้ผู้ขนส่งยังโอนไปยังผู้รับพร้อมกับสินค้าอีกด้วย
ใบตราส่งในการขนส่งทุกประเภท ยกเว้นทางรถไฟ ถูกร่างขึ้นเป็นสามฉบับขึ้นไปเพื่อให้แต่ละฝ่ายมีสำเนาใบตราส่งในกรณีที่มีข้อพิพาท
ผู้ตราส่งของสินค้าจะต้องจัดเตรียมเอกสารทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการสุขาภิบาล ศุลกากร การกักกันและกฎระเบียบอื่น ๆ นอกเหนือจากใบตราส่งสินค้าแก่ผู้ขนส่ง
