เอกสารที่ถูกต้องเป็นส่วนสำคัญของเอกสารที่ถูกต้อง สถานะปัจจุบันของงานในสำนักงานเป็นเช่นนั้นเพื่อให้เชี่ยวชาญรายละเอียดปลีกย่อยทั้งหมดของการจัดการเอกสารอย่างเต็มที่ จำเป็นต้องเรียนหลักสูตรพิเศษให้สำเร็จ โดยคำนึงถึงว่าเอกสารแบ่งออกเป็นหลายประเภท
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
งานในสำนักงาน เช่น แผนกบุคคลในองค์กร อาจแตกต่างจากงานบัญชีและการจัดการอย่างมาก
ดังนั้นแต่ละแผนกขององค์กรจึงมีการหมุนเวียนเอกสารของตนเองและดังนั้นการลงทะเบียนเอกสารดังกล่าวจึงมีกฎพิเศษสำหรับการลงทะเบียนและการบัญชี
ขั้นตอนที่ 2
ระบบบัญชีได้รับการออกแบบในลักษณะที่ส่วนหนึ่งของเอกสารของ บริษัท จะต้องถูกร่างขึ้นตาม GOST ที่ได้รับอนุมัติและส่วนที่อยู่ในการหมุนเวียนฟรีนั้นขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของฝ่ายบริหารของ บริษัท
ขั้นตอนที่ 3
เอกสารทั้งหมดที่ได้รับจากองค์กรนั้นได้รับการลงทะเบียนในวารสารพิเศษของการติดต่อเข้ามาซึ่งมีการกำหนดหมายเลข (หมายเลขซีเรียล) ให้กับเอกสารจากนั้นจะถูกส่งไปยังผู้บริหารขององค์กรซึ่งตัดสินชะตากรรมต่อไป หากเอกสารมีข้อกำหนดเฉพาะ มีลักษณะเป็นข้อมูลใด ๆ ก็จะถูกส่งพร้อมวีซ่าหลักไปยังบุคคลใดบุคคลหนึ่งไม่ว่าจะเพื่อการดำเนินการหรือเพื่อข้อมูล หากจำเป็นต้องดำเนินการ หัวหน้าโดยการรับรองเอกสารมีสิทธิ์กำหนดเส้นตายสำหรับการดำเนินการ แต่ไม่น้อยกว่าที่เอกสารกำหนด ผู้รับเหมาได้รับเอกสารและลงนามในสมุดรายวันการรับจดหมายขาเข้า
ขั้นตอนที่ 4
เอกสารขาออกจะถูกบันทึกในวารสารพิเศษของเอกสารขาออกด้วยการกำหนดหมายเลขซีเรียล
ขั้นตอนที่ 5
ตามกฎแล้วเอกสารทั้งหมดจะถูกแบ่งออกเป็นเอกสารการหมุนเวียนภายในและเอกสารการหมุนเวียนภายนอกดังนั้นในการผลิตจะมีการป้อนสมุดรายวันการลงทะเบียนสองฉบับสำหรับเอกสารขาเข้าและอีกสองรายการสำหรับเอกสารขาออก
ขั้นตอนที่ 6
ระบบบัญชีดังกล่าวช่วยให้คุณควบคุมการส่งเอกสารทั้งภายนอกและภายในองค์กร ตลอดจนตรวจสอบการดำเนินการ
ขั้นตอนที่ 7
เอกสารที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กร เช่น คำสั่งซื้อสำหรับบุคลากร คำสั่งซื้อทั่วไป ได้รับการลงทะเบียนและบันทึกแยกต่างหาก โดยทั่วไป องค์กรขนาดใหญ่หลายแห่งใช้ระบบการบัญชีแยกกันของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับแผนกและบริการเฉพาะ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อแต่ละแผนกมีบุคคลที่เกี่ยวข้องกันในการทำงานในสำนักงาน