การจัดเก็บเอกสารอย่างเหมาะสมเป็นองค์ประกอบสำคัญของงานสำนักงาน ก่อนส่งเอกสารไปเก็บถาวร จะต้องฉายแสงก่อน ในการทำเช่นนี้ คุณควรทราบกฎพื้นฐานสำหรับการจัดเก็บกรณีและปัญหา
มันจำเป็น
- - สว่าน;
- - เข็ม;
- - ด้ายแข็ง
- - กาว
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
นับแผ่นทั้งหมดโดยใช้ดินสอสีดำ ตัวเลขจะอยู่ที่มุมขวาบน วางเอกสารตามลำดับเวลา โดยเริ่มจากเก่าที่สุด หากมีซองจดหมายพร้อมเอกสารแนบ คุณต้องระบุหมายเลขซองจดหมาย แล้วตามด้วยเอกสารแต่ละฉบับในนั้น
ขั้นตอนที่ 2
นำคลิปหนีบกระดาษและชิ้นส่วนโลหะอื่นๆ ออกทั้งหมด ถ้าเอกสารของคุณไม่มีขอบยื่น ให้กาวแผ่นหนึ่งเข้าไป เตรียมกระดาษทั้งหมดสำหรับการเย็บโดยใช้รอยเจาะทั้งสี่จุดแล้ววางลงในฝาครอบกระดาษแข็ง
ขั้นตอนที่ 3
ชุดเอกสารจะต้องยึดด้วยแคลมป์ เจาะด้วยสว่าน หรือเจาะด้วยอุปกรณ์พิเศษสำหรับเย็บเอกสาร เย็บกระดาษด้วยเข็มยาวโดยใช้ด้ายหยาบ เกลียว หรือเทปโดยไม่ต้องถอดแคลมป์ออก
ขั้นตอนที่ 4
สำหรับการเย็บที่ถูกต้อง จำเป็นต้องสอดเข็มจากด้านหลังเข้าไปในรูที่ 2 ติดต่อกัน สอดเข็มไปทางด้านหลังแล้วกลับไปที่รูที่สอง หลังจากนั้นจะต้องนำเข็มออกไปทางด้านหน้าและต้องเย็บรูที่สอง แต่จากด้านบนแล้ว ด้ายถูกดึงออกมาจากด้านหลัง และปลายทั้งสองข้างได้รับการแก้ไขเพื่อให้สามารถปิดผนึกหางด้ายด้วยกระดาษ (กระดาษลอกลาย)
ขั้นตอนที่ 5
ตราประทับขององค์กรวางบนกระดาษที่ติดกาวและเจ้าหน้าที่ (ผู้อำนวยการหัวหน้าฝ่ายบัญชี) ก็เซ็นชื่อด้วย บนหน้าปกกระดาษแข็งมีการติดกาวสินค้าคงคลังของเอกสารซึ่งบรรจุเป็นมัด ควรระบุชื่อขององค์กรและหน่วยโครงสร้าง ใส่วันที่ ระบุระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารและรหัสเก็บถาวร หากนำมาใช้ในองค์กรของคุณ