งานของหัวจดหมายนำเสนอในสองส่วนหลัก ซึ่งแต่ละส่วนมีหน้าที่รับผิดชอบและมีบทบาทสำคัญในกระบวนการปฏิสัมพันธ์กับคู่ค้าทางธุรกิจ นี่เป็นส่วนข้อมูลที่จำเป็นอย่างยิ่งในการรับข้อมูลเกี่ยวกับรายละเอียดของคุณ อีกส่วนที่สำคัญไม่แพ้กันคือ ส่วนกราฟิก ซึ่งเป็นองค์ประกอบหนึ่งของภาพลักษณ์ของบริษัทสำหรับพันธมิตรรายใหม่ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญมากที่จะต้องจัดหัวจดหมายตามธรรมเนียมปฏิบัติทางธุรกิจที่ดีที่สุด
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ขั้นแรก ให้คิดถึงส่วนที่ให้ข้อมูลของหัวจดหมายโดยพิจารณาจากข้อมูลเฉพาะของธุรกิจของคุณ ไม่มีกฎทั่วไปที่กำหนดเนื้อหาของส่วนที่ให้ข้อมูล แต่ละบริษัทพัฒนาข้อกำหนดของตนเองสำหรับการออกแบบหัวจดหมายและแก้ไขคำอธิบายในหนังสือแบรนด์ อย่างไรก็ตาม จำเป็นต้องระบุชื่อของบริษัทหรือแบรนด์ โลโก้ ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อ นอกจากนี้ คุณสามารถวางข้อมูลการลงทะเบียนได้ที่นี่ (TIN, KPP, PSRN เป็นต้น) รายละเอียดธนาคาร (ชื่อธนาคาร หมายเลขการชำระเงินและบัญชีตัวแทน BIK)
ขั้นตอนที่ 2
เมื่อเตรียมข้อความที่จะวางบนแบบฟอร์มแล้ว อภิปรายเกี่ยวกับการออกแบบและการใช้งานก่อนอื่น ตามเงื่อนไขของตลาดที่คุณต้องดำเนินการ ตัวอย่างเช่น ในการทำงานกับหุ้นส่วนต่างชาติ ควรวางข้อมูลทั้งหมดหรือบางส่วนเป็นภาษาต่างประเทศ ดังนั้น คุณจะต้องดูแลการแปลข้อความที่โพสต์คุณภาพสูง
ขั้นตอนที่ 3
ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการออกแบบส่วนกราฟิก การออกแบบที่เข้ากับภาพลักษณ์ของบริษัทและรูปแบบการรับรู้ของแบรนด์ในหมู่พันธมิตรที่มีศักยภาพเป็นสิ่งสำคัญที่นี่ ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะมอบความไว้วางใจในการพัฒนาส่วนนี้ให้กับนักออกแบบมืออาชีพ ในการทำเช่นนี้ คุณต้องกำหนดข้อกำหนดที่ชัดเจนและนำเสนอวัสดุที่คุณมี นี่คือโลโก้ ข้อความ รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับสีและแบบอักษรขององค์กร ข้อกำหนดสำหรับประเภทของกระดาษ แน่นอนว่าต้องได้รับการพัฒนาล่วงหน้า
ขั้นตอนที่ 4
เมื่อเตรียมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการจัดวางบนหัวจดหมายแล้ว คุณสามารถดำเนินการออกแบบได้ด้วยตนเองหากคุณไม่มีเวลาหรือโอกาสในการติดต่อผู้ออกแบบ ตัวเลือกที่ง่ายที่สุดสามารถสร้างได้โดยไม่ต้องใช้โปรแกรมกราฟิกโดยใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความ Word เท่านั้น ที่นี่คุณควรจำไว้ว่าโลโก้และชื่อบริษัทมักจะวางไว้ที่ส่วนบนซ้ายของแผ่นงาน (แต่ที่นี่ไม่มีกฎตายตัว) และด้านล่างของข้อมูลที่เหลือจะถูกวางไว้โดยปกติจะเป็นตัวพิมพ์เล็ก