แม้จะมีช่องทางการสื่อสารมากมาย แต่อีเมลก็ยังคงเชื่อถือได้มากที่สุดสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ ข้อเสียที่เห็นได้ชัดก่อนการติดต่อด้วยวาจาคือผู้รับสามารถเพิกเฉยต่อจดหมายได้ เพื่อไม่ให้เขียนลงในช่องว่าง สิ่งสำคัญคือต้องทราบกฎของการติดต่อทางอีเมลของธุรกิจ
หัวข้อคือหัว
ประสิทธิผลของการติดต่อทางธุรกิจทางอิเล็กทรอนิกส์ส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับหัวข้อที่ถูกต้อง เมื่อเลื่อนดูรายการข้อความที่ส่งแล้ว ผู้รับจะทิ้งจดหมายไว้โดยไม่มีหัวเรื่องในตอนท้ายของวันทำการ โดยเลือกหัวข้อที่สำคัญกว่า
หัวเรื่องในรูปแบบ "จากอเล็กซานเดอร์", "สำหรับ Vitaly" และส่วนหัวที่เป็นนามธรรมอื่น ๆ เหมาะสมเฉพาะเมื่อผู้รับกำลังรอจดหมายและในการสนทนาล่าสุดได้รับแจ้งเกี่ยวกับการส่งข้อมูลที่สำคัญที่ใกล้เข้ามา สำหรับกรณีอื่น ๆ ทั้งหมด หัวข้อดังกล่าวเป็นสิ่งที่น่าเสียดาย ไม่ได้สะท้อนถึงเหตุผลในการอุทธรณ์ สาระสำคัญของจดหมาย และความสำคัญ
ประโยคที่ชัดเจน 2-4 คำถือเป็นหัวข้อที่ดี ตัวอย่างเช่น: "รายงานฉบับร่างเพื่อขออนุมัติ", "ข้อเสนอเชิงพาณิชย์จาก LLC" ธุรกิจการค้า "," ในการจัดหากระดานชนวน "," Slate ข้อเสนอเพื่อพิจารณา ".
ผู้เขียนจดหมายควรระมัดระวังในการดึงดูดความสนใจโดยไม่คำนึงถึงจุดประสงค์ของการอุทธรณ์ ดังนั้นหมายเหตุ "ด่วน!", "ผู้อำนวยการเป็นการส่วนตัว", "สำคัญ!" ควรระบุไว้ในหัวเรื่องเฉพาะในกรณีที่ข้อความมีนัยสำคัญอย่างยิ่งจริงๆ และไม่ใช่เฉพาะผู้ส่งเท่านั้น แต่สำหรับผู้รับด้วย หากจดหมายแต่ละฉบับจากผู้ติดต่อคนเดียวกันมีสัญญาณความสนใจที่ไม่ยุติธรรม ผู้รับจะหยุดตอบกลับ และในกรณีร้ายแรง จะส่งไปยังบัญชีดำหรือเปลี่ยนเส้นทางไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา
อุทธรณ์
อีเมลควรเริ่มต้นด้วยข้อความ จำเป็นต้องใช้ชื่อเต็มของผู้รับและเขียนโดยไม่มีข้อผิดพลาด ผู้รับที่เอาใจใส่ซึ่งสังเกตเห็นการสะกดผิดในชื่อของเขาจะสูญเสียความมั่นใจในตัวผู้อุทธรณ์และความสนใจในการสนทนาต่อไป
เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น แม้จะส่งไปรษณีย์เป็นจำนวนมาก คุณไม่ควรละเลยที่จะตรวจทานข้อความของจดหมายปะหน้าก่อนส่ง ข้อผิดพลาดส่วนใหญ่มักจะซ่อนในกรณีที่สิ้นสุดเมื่อกล่าวถึงการเขียนนามสกุลที่ซับซ้อน ไม่ว่าสถานะของผู้รับจะเป็นเช่นไร การสมัครตามชื่อและนามสกุลนั้นถูกต้องกว่าหากไม่ทราบชื่อก็อนุญาตให้ใช้โครงสร้างที่เป็นกลางตามธรรมเนียม: "สวัสดีตอนบ่าย", "สวัสดี" หากผู้เขียนและผู้รับจดหมายอาศัยอยู่ในเขตเวลาต่างกัน การอุทธรณ์ต่อไปนี้จะได้รับอนุญาต: "Good day", "Good hour"
ให้คุณค่ากับเวลาของตนเองและผู้อื่น
อีเมลควรสั้น ชัดเจน และไม่มีรายละเอียดที่น่ารำคาญหรือไม่จำเป็น คุณภาพนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในกรณีที่การติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นจุดเริ่มต้นของความร่วมมือทางธุรกิจ ไม่ใช่ความต่อเนื่อง
ในวรรคแรกของการอุทธรณ์ ผู้เขียนต้องแนะนำตัวเองหากการติดต่อสื่อสารไม่ได้ดำเนินการก่อนหน้านี้หรือถูกขัดจังหวะเป็นเวลานานแล้ว การออกแบบที่ดีที่สุดสำหรับสิ่งนี้คือวลีดั้งเดิม: “คุณกังวลเกี่ยวกับ Vasily Kuznetsov พนักงานของ Business Trade ฉันต้องการพูดคุยเกี่ยวกับการพิจารณาข้อเสนอการจัดหาช่องทางต่อไป”
นอกจากนี้ ควรนำเสนอข้อเสนออย่างรัดกุมที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และควรแนบข้อเสนอเชิงพาณิชย์มากับจดหมายเพื่อเป็นแหล่งข้อมูลเพิ่มเติม
ความคิดที่สมบูรณ์ทั้งหมดในประโยคควรแบ่งออกเป็นย่อหน้าอย่างมีเหตุมีผล ควรป้อนรายการ การเน้นตัวหนาและการขีดเส้นใต้ควรใช้อย่างเหมาะสม ซึ่งจะช่วยปรับปรุงการรับรู้ข้อมูลของผู้อ่าน และลดเวลาในการจดจ่อกับหัวข้อ โดยปกติ อีเมลจะประกอบด้วยย่อหน้าไม่เกิน 3-5 ย่อหน้า
การก่อสร้างขั้นสุดท้าย
มีเหตุผลที่จะจบอีเมลด้วยการบอกลาทางธุรกิจในรูปแบบ: "ด้วยความปรารถนาดี … ", "ขอแสดงความนับถือ … " ฯลฯ แต่ด้วยคำอำลาเช่น "เป็นของคุณเสมอ … " คุณควรระมัดระวังให้มากที่สุด เนื่องจากน้ำเสียงที่ไม่เป็นทางการและการบรรจบกันมากเกินไปอาจทำให้ผู้รับไม่ชัดเจน
ลายเซ็นจะต้องมาพร้อมกับรายละเอียดการติดต่อ สิ่งสำคัญคือต้องระบุหมายเลขโทรศัพท์ โทรสาร เว็บไซต์อย่างเป็นทางการขององค์กรที่เป็นตัวแทน ตลอดจนที่อยู่อีเมลสำรอง เนื่องจากผู้รับจะเห็นที่อยู่ติดต่อในจดหมายนั้นเอง
ความคิดที่ปรากฏในขั้นตอนการเตรียมเอกสารไม่ควรถูกทำให้เป็นทางการในคำลงท้าย ดังที่คุณทราบ การแสดงออกของความคิดที่ล่าช้าในการเขียนนั้นเหมาะสมในการโต้ตอบส่วนตัวเท่านั้น และการพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณแก้ไขเนื้อหาข้อความของคำอุทธรณ์ได้ตลอดเวลา ใช้ในจดหมายป.ล. ผู้รับอาจถูกมองในแง่ลบ ซึ่งไม่ใช่โดยไม่มีเหตุผล อาจคิดว่าผู้รับใช้เวลาในการรวมข้อมูลเพิ่มเติมในจดหมายอย่างกลมกลืน และตัดสินใจที่จะจำกัดตัวเองให้อยู่ในข้อความสั้นๆ สั้นๆ