กฎของมารยาททางธุรกิจต้องไม่ทิ้งจดหมายที่ไม่ได้รับจากเพื่อนร่วมงานและพันธมิตร บทบาทพิเศษในการติดต่อสื่อสารอย่างเป็นทางการเป็นของจดหมายยืนยัน เอกสารนี้แก้ไขข้อตกลงเบื้องต้น ข้อเท็จจริงในการรับและส่งข้อมูลใด ๆ ความปรารถนาที่จะเข้าร่วมในเหตุการณ์เฉพาะ ฯลฯ มีวลีสำคัญที่กำหนดไว้อย่างดีสำหรับจดหมายยืนยันแต่ละประเภท
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เตรียมแบบฟอร์ม A4 มาตรฐานสำหรับเขียนจดหมายยืนยัน ที่มุมซ้ายบน อย่าลืมใส่ข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรของคุณ: ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ตามกฎหมายพร้อมรหัสไปรษณีย์ หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ หมายเลขลงทะเบียนของรัฐ (OGRN) และข้อมูลอื่นๆ ที่มุมขวาบน ระบุข้อมูลของผู้รับ: ชื่อองค์กรผู้รับ ตำแหน่ง นามสกุลและชื่อย่อของบุคคลที่ส่งจดหมายยืนยันให้ ที่อยู่ทางไปรษณีย์แบบเต็ม
ขั้นตอนที่ 2
กำหนดชื่ออีเมลของคุณ ซึ่งจะทำให้ผู้รับระบุได้ง่ายขึ้นและจัดระเบียบในที่เก็บถาวรขององค์กรได้ง่ายขึ้น ชื่อเรื่องควรสั้นและให้ข้อมูล เช่น: “เมื่อได้รับข้อตกลงการจัดหาจาก LLC“NNN”หรือ“ในการยืนยันการเข้าร่วมสัมมนา 02.02.2002” พิมพ์หัวเรื่องทางด้านซ้ายใต้รายละเอียดองค์กรของคุณ
ขั้นตอนที่ 3
ออกจากหัวเรื่อง 2-3 บรรทัด แล้วพิมพ์ข้อความถึงผู้รับ ใช้รูปแบบมาตรฐานของที่อยู่อย่างเป็นทางการสำหรับคู่ค้าทางธุรกิจ: "Dear Ivan Ivanovich!" หรือ "เรียนคุณ Ivanov!"
ขั้นตอนที่ 4
ในส่วนหลักของจดหมายยืนยัน ให้อธิบายสั้น ๆ ว่าองค์กรของคุณได้รับเอกสาร สินค้า บริการจากผู้รับ การใช้ถ้อยคำควรสั้นและไม่เกิน 1-2 ประโยค: "AAA LLC ยืนยันการรับสำเนาข้อตกลงการจัดหา 2 (สอง) ชุดลงวันที่ 12.02.2011 ฉบับที่ 34"
ขั้นตอนที่ 5
หากจดหมายยืนยันข้อตกลงก่อนหน้านี้ คุณต้องอธิบายสาระสำคัญโดยสังเขป ตัวอย่างเช่น การสนทนาเกิดขึ้นระหว่างผู้อำนวยการทั่วไปขององค์กรซึ่งพวกเขาแสดงเจตจำนงที่จะให้ความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน ซึ่งทำได้สำเร็จในระหว่างการเจรจาเมื่อวันที่ 29 มกราคม 2010 โปรดส่งเอกสารที่จำเป็นในการสรุปข้อตกลง"
ขั้นตอนที่ 6
ปิดท้ายจดหมายยืนยันด้วยวลีแสดงความขอบคุณและหวังว่าจะได้รับความร่วมมือในระยะยาว หากจำเป็น คุณสามารถขอข้อมูลหรือเอกสารเพิ่มเติมที่ท้ายจดหมาย: "เราขอยืนยันการเข้าร่วมสัมมนาปัญหาสิ่งแวดล้อมในวันที่ 23 พฤษภาคม 2551 โปรดส่งแบบสอบถามของผู้เข้าร่วมไปยังที่อยู่ของเรา"
ขั้นตอนที่ 7
พิมพ์จดหมายซ้ำและลงนามกับหัวหน้าองค์กร คุณจะส่งสำเนาหนึ่งฉบับไปยังผู้รับทางไปรษณีย์ฉบับที่สอง - ใส่ในที่เก็บถาวรของคุณเองเพื่อจัดเก็บ