ในองค์กรขนาดใหญ่ ผู้เยี่ยมชมส่วนใหญ่มักจะได้รับข้อมูลที่ต้องการจากสำนักเลขาธิการ ผู้ช่วยผู้จัดการจะสร้างความประทับใจให้กับการสื่อสารอย่างไร? ลูกค้าจะต้องการโทรอีกครั้งหรือไม่? ผู้สนใจจะได้รับคำตอบที่ครอบคลุมสำหรับคำถามของพวกเขาหรือไม่? เพื่อให้มั่นใจในคุณสมบัติเชิงบวกของเลขานุการ คุณต้องเตรียมการสำหรับการประชุมครั้งแรกอย่างมีความรับผิดชอบ และจัดการและดำเนินการสัมภาษณ์อย่างมีประสิทธิภาพ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เลขานุการคือหน้าตาของบริษัท ก่อนอื่น ประเมินรูปลักษณ์ของผู้สมัคร ท้ายที่สุดแล้ว ไม่ใช่เรื่องไร้สาระที่พวกเขากล่าวว่าพวกเขาได้รับการต้อนรับด้วยเสื้อผ้าของพวกเขา แต่พวกเขาก็ถูกพาตัวไปด้วยจิตใจของพวกเขา เลขานุการที่ดูเรียบร้อยและเป็นมิตรสามารถช่วยให้คุณได้รับสัญญาที่คุณต้องการหรือการเจรจาต่อรองที่กำลังจะเกิดขึ้น หากคุณมี "ภาพพจน์" ของตัวเอง ให้พยายามฟังสัญชาตญาณของคุณ หากคุณเห็นด้วยในตำแหน่งของบุคคลที่ทำให้คุณเกิดความขัดแย้งภายใน มันอาจจะเป็นเรื่องยากที่จะทำงานร่วมกับเขา เพราะเลขานุการไม่ได้เป็นเพียงหน้าตาของบริษัทเท่านั้น แต่ยังเป็นมือขวาของผู้จัดการด้วย อย่างไรก็ตามอย่ายอมรับคนที่จะทำให้คุณมีรูปลักษณ์ที่สวยงามและสดใสในทันที ภาพสวยอาจกลายเป็นเรื่องน่าเบื่อได้อย่างรวดเร็ว และกระดาษก็จะไม่ประกอบเข้าด้วยกัน
ขั้นตอนที่ 2
ระหว่างการสนทนา ให้ตั้งใจฟัง: เลขานุการจะสื่อสารกับลูกค้า สนทนาทางโทรศัพท์ และเขียนจดหมาย คำพูดของเขาควรจะมีความสามารถ ตอนจบสอดคล้องกัน และน้ำเสียงที่มีเมตตา ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการมีอยู่ของคำที่เรียกว่ากาฝากในคำพูด หากการพูดคนเดียวของผู้สมัครเต็มไปด้วย "ดังนั้น หมายความว่า" "ก็หมายความว่า" "อืม" "อืม" ที่ไม่จำเป็น คุณก็ไม่น่าจะบรรลุถึงการไม่มีการแสดงออกเหล่านี้ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ การใช้ศัพท์แสงและคำสแลงถือว่าไม่เป็นที่ยอมรับ เว้นแต่คุณจะยอมให้การสนทนาดำเนินไปในหลักสูตรที่ไม่เป็นทางการ
ขั้นตอนที่ 3
ขอให้เลขานุการพิมพ์ตามคำบอก ดังนั้นคุณจึงตรวจสอบคุณสมบัติที่สำคัญสามประการพร้อมกัน: ความเร็วในการพิมพ์ ความสามารถในการเขียน และทักษะการใช้คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล จงใจทำผิดพลาดเกี่ยวกับโวหารและสังเกตปฏิกิริยาของผู้สมัคร หากเขาแนะนำวิธีที่เหมาะสมที่สุดในการสร้างวลีอย่างสุภาพ ให้ทำเครื่องหมาย "บวก" กับตัวเอง
ขั้นตอนที่ 4
ศึกษาประวัติเลขาฯให้ดี. ให้ความสนใจกับงานก่อนหน้านี้ ถามผู้สมัครถึงเหตุผลในการลาออก คนที่สุภาพและมีไหวพริบฉับไวจะไม่พูดถึงอดีตผู้นำอย่างไม่ลำเอียง "โยนโคลน" ไปที่ทีมหรือพูดถึงความผิดพลาดของตัวเอง คำตอบที่ยอมรับได้มากที่สุดที่คุณได้ยินคือความคาดหวังเงินเดือนไม่ตรงกัน เน้นคำสำคัญในข้อความของประวัติย่อและในเรื่องราวของคู่สนทนา: ความตรงต่อเวลา ความเป็นระเบียบ การต่อต้านความเครียด ความเป็นกันเอง ความสุภาพ โปรดจำไว้ว่า เลขานุการมักจะเชื่อมโยงระหว่างแผนกต่างๆ ขององค์กร ทั้งอารมณ์ของผู้จัดการและความสะดวกสบาย บรรยากาศที่เป็นกันเอง และความสงบเรียบร้อยในสำนักงานทั้งหมดขึ้นอยู่กับคุณสมบัติทางวิชาชีพและส่วนบุคคลของเขา