คำอธิบายเป็นเอกสารข้อมูลสำหรับการใช้งานอย่างเป็นทางการ ซึ่งจัดทำขึ้นโดยผู้ใต้บังคับบัญชาและส่งไปยังผู้บังคับบัญชาทันที ตามกฎแล้ว บันทึกอธิบายประกอบด้วยข้อมูลข้อเท็จจริงที่อธิบายการกระทำของพนักงานที่ขัดต่อวินัยแรงงาน ดังนั้น พนักงานที่ไม่มาทำงานเนื่องจากเจ็บป่วยต้องเขียนบันทึกที่เกี่ยวข้องถึงผู้จัดการ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เมื่อเขียนบันทึกอธิบาย พึงระลึกไว้เสมอว่าข้อความในนั้นสามารถกำหนดเองได้ แต่การออกแบบทั่วไปต้องเป็นไปตามมาตรฐานที่ยอมรับโดยทั่วไป ตรวจสอบกับฝ่ายบัญชีของบริษัทว่าองค์กรมีข้อกำหนดพิเศษสำหรับเอกสารดังกล่าวหรือไม่ ถามว่าคุณจะต้องลงทะเบียนบันทึกย่อหรือไม่
ขั้นตอนที่ 2
บนกระดาษสีขาวขนาด A4 (หากบริษัทมีแบบฟอร์มมาตรฐานสำหรับคำอธิบาย ให้ใช้) พิมพ์หรือเขียนด้วยมือในส่วนหัว (หัวเรื่อง) ตำแหน่งและชื่อเต็มของผู้จัดการที่ได้รับจดหมายอธิบาย ป้อนข้อมูลของคุณด้านล่างในรูปแบบเดียวกัน ตรงกลางแผ่น ให้เขียนชื่อเอกสาร: คำอธิบาย จากนั้นดำเนินการเติมในส่วนหลัก
ขั้นตอนที่ 3
ระบุองค์ประกอบที่เป็นข้อเท็จจริงของคดีในส่วนแรกของหมายเหตุ กล่าวคือ การไม่อยู่ในสถานที่ทำงานของจำนวนดังกล่าวและจำนวนดังกล่าว (หรือจากข้อมูลดังกล่าว เป็นต้น) ในส่วนที่สอง ให้อธิบายสาเหตุของการละเมิดวินัยแรงงาน: ไปพบแพทย์ โทรเรียกรถพยาบาลที่บ้าน เข้ารับการรักษาในโรงพยาบาล และอื่นๆ ระบุชื่อโรค ตามมาตรฐานทางจริยธรรม คุณไม่จำเป็นต้องลงรายละเอียด แต่ต้องมีชื่อทั่วไป เช่น การติดเชื้อไวรัส โรคเรื้อรังของระบบทางเดินอาหาร โรคภูมิต้านตนเอง มะเร็ง
ขั้นตอนที่ 4
จดบันทึกเมื่อสิ้นสุดการเจ็บป่วยว่ามีการแนบเอกสารหลักฐานคำพูดของคุณ (ลาป่วย) หากสาเหตุของการขาดงานเป็นความเจ็บป่วยของเด็ก ให้แนบการลาป่วยของเขาลงในบันทึกอธิบายด้วย ในกรณีที่เอกสารที่จำเป็นไม่อยู่ในมือ ให้อธิบายสาเหตุของการลาป่วยและระบุวันที่ที่จะส่งเอกสารนี้ไปยังแผนกบัญชี รวมตัวเลขและลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือในบันทึกย่อ แม้ว่าข้อความนั้นจะถูกพิมพ์บนคอมพิวเตอร์ก็ตาม แสดงหมายเหตุต่อเลขานุการซึ่งจะได้รับหมายเลขทะเบียน