ในบริษัทขนาดใหญ่ คำแนะนำในการดำเนินการจะจัดทำขึ้นในรูปแบบของบันทึกช่วยจำ แม้ว่าสิ่งนี้จะเพิ่มเวิร์กโฟลว์ในบางครั้ง แต่ก็ช่วยให้คุณตรวจสอบกิจกรรมของพนักงานได้
จำเป็น
กระดาษ 2 แผ่น
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ตามกฎแล้วองค์กรจะเก็บบันทึกบันทึกการบริการ มันถูกเก็บไว้ในปีปฏิทินและมีการเรียงลำดับกัน ก่อนเขียนข้อความในบันทึกต้องลงทะเบียนในวารสารและต้องระบุหมายเลขที่เกี่ยวข้องในชื่อบริการ
ขั้นตอนที่ 2
ที่มุมซ้ายบนของบันทึกช่วยจำ ผู้รับจะถูกระบุด้วยการระบุตำแหน่ง เขียนนามสกุลในกรณีสัมพันธการก ตัวอย่างเช่น: หัวหน้าบริการขนส่ง Kiselev I. V. ถัดไปจะระบุผู้เขียนบันทึกย่อหรือพนักงานที่ถูกร่างขึ้นในนาม ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือการมีอยู่ของคำบุพบท "จาก" อย่าใส่ข้ออ้างนี้ มันไม่จำเป็นที่นี่ เพียงระบุชื่อผู้ริเริ่ม: A. Yu. Peganova หัวหน้าแผนกโลจิสติกส์
ระบุวันที่ของบันทึกถัดจากหมายเลขบันทึก หัวเรื่องของบริการสามารถเป็นได้ แต่ไม่ใช่แอตทริบิวต์ที่จำเป็น หากมีหัวข้อ ให้ระบุใต้หมายเลขและวันที่ของบันทึกย่อ
ขั้นตอนที่ 3
สิ่งที่ตามมาคือข้อความ บันทึกช่วยจำเป็นแนวทางในการดำเนินการใดๆ ดังนั้นอย่าสร้างภาระให้กับข้อความด้วยรายละเอียดที่ไม่จำเป็น เขียนตรงประเด็นด้วยวลีที่ชัดเจนและชัดเจน ตัวอย่าง: “ฉันขอให้คุณนำรถจากซัพพลายเออร์“Gloomy Magpie” เพื่อส่งไปยังคลังสินค้ากลางทันที ปริมาณขนถ่าย - 14 ตัน สินค้า - คันธนูปีใหม่ " หากคุณต้องการรับรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำ ให้ระบุสิ่งนี้ในข้อความของบริการด้วย ตัวอย่าง: "ฉันขอให้คุณลงรายการบัญชีหลังจากได้รับสินค้าจาก" Gloomy Magpies "ภายใน 12-00 2011-15-03 แจ้งแผนกลอจิสติกส์เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ ด้านล่างเป็นลายเซ็นพร้อมการถอดรหัสเสมอ สมุดบริการหนึ่งชุดยังคงอยู่กับผู้เขียนและถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์ ส่วนที่สองจะมอบให้แก่ผู้รับพร้อมลายเซ็น