ไม่มีรูปแบบเดียวที่เข้มงวดในการเขียนรายงาน แต่ละองค์กรจะได้รับประสบการณ์พัฒนากฎเกณฑ์ภายในและข้อกำหนดสำหรับองค์กร หากนี่เป็นครั้งแรกที่คุณเขียนรายงาน พยายามทำให้มันมีความหมายและมีเหตุผล
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
กำหนดแบบฟอร์มการรายงาน รายงานสามารถเป็นข้อความและสถิติ ในขั้นแรก ข้อมูลจะถูกนำเสนอในรูปแบบของการเล่าเรื่องที่สอดคล้องกัน ซึ่งหากจำเป็น จะมีการเสริมด้วยตาราง กราฟ และภาพประกอบอื่นๆ ในรายงานทางสถิติ สิ่งที่ตรงกันข้ามคือความจริง: ตัวบ่งชี้ตัวเลขและไดอะแกรมมาพร้อมกับคำอธิบายข้อความสั้น ๆ
ขั้นตอนที่ 2
กำหนดกรอบเวลา สามารถเขียนรายงานเกี่ยวกับงานในหนึ่งสัปดาห์ เดือน ไตรมาส ปีได้ แต่บางครั้งจำเป็นต้องรายงานเหตุการณ์เฉพาะ องค์กรและการดำเนินการซึ่งใช้เวลาหลายวัน ในกรณีใด ๆ ข้อมูลเกี่ยวกับเวลาควรระบุไว้ในชื่อเรื่องของรายงานเช่น: "รายงานการทำงานของแผนกในไตรมาสที่สองของปี 2554" หรือ "รายงานการสัมมนาเกี่ยวกับการบันทึกวันที่ 23-25 มกราคม, 2554".
ขั้นตอนที่ 3
ออกแบบโครงสร้างรายงาน ในส่วนแรก ให้สร้าง "บทนำ" ซึ่งคุณอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับเป้าหมายที่อยู่ตรงหน้าคุณ วิธีการและผลลัพธ์ของการบรรลุเป้าหมายเหล่านั้น
ขั้นตอนที่ 4
ถัดไป เน้นส่วนเล็ก ๆ ที่สะท้อนถึงงานที่ทำทั้งหมด: การเตรียมการ ขั้นตอนของการดำเนินโครงการ ผลลัพธ์ที่เป็นบวก ความยากลำบากที่พบ และตัวเลือกสำหรับการกำจัดพวกเขา ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับด้านการเงิน จะต้องเน้นในส่วนแยกต่างหากและอธิบายรายละเอียดตามข้อกำหนดของการบัญชีขององค์กร
ขั้นตอนที่ 5
สั้นและตรงประเด็น อย่าคิดว่าปริมาณของรายงานจะเน้นย้ำถึงความสำคัญของรายงาน ในทางตรงกันข้าม เจ้านายของคุณจะประเมินความสามารถในการแสดงความคิดเห็นของคุณอย่างกระชับ ชัดเจน และมีความสามารถ
ขั้นตอนที่ 6
เสริมเนื้อหาหลักของรายงานด้วยภาคผนวกที่สนับสนุนข้อเท็จจริงที่คุณอธิบาย สิ่งเหล่านี้อาจเป็นใบแจ้งหนี้และเอกสารทางบัญชีอื่น ๆ สำเนาจดหมายขอบคุณ สิ่งพิมพ์เกี่ยวกับเหตุการณ์ในวารสาร ฯลฯ
ขั้นตอนที่ 7
สรุปรายงานด้วยส่วนสรุป ที่นี่คุณจะกำหนดข้อสรุปและข้อเสนอแนะที่เกิดขึ้นหลังจากเสร็จสิ้นการทำงานและอาจเป็นประโยชน์สำหรับองค์กรในอนาคต
ขั้นตอนที่ 8
พิมพ์รายงานลงบนกระดาษ A4 หลีกเลี่ยงแบบอักษรแฟนซีและขนาดตัวอักษรที่ต่ำกว่า 12 กำหนดจำนวนหน้า หากรายงานมีขนาดใหญ่ ให้พิมพ์สารบัญในแผ่นงานแยกต่างหากเพื่อช่วยให้คุณไปยังส่วนต่างๆ ของข้อความได้อย่างรวดเร็ว ออกแบบใบปะหน้าและวางรายงานในโฟลเดอร์