เมื่อร่างคำสั่งบุคลากรจำเป็นต้องให้ความสนใจอย่างมากกับความสำคัญทางกฎหมายของพวกเขา ในการมีผลผูกพันทางกฎหมาย จะต้องมีรายละเอียดที่จำเป็นหลายประการ รวมถึงดัชนีการจดทะเบียนหรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือหมายเลขเอกสาร กฎสำหรับการลงทะเบียนคำสั่งซื้อนั้นกำหนดโดยเอกสารท้องถิ่นของสถาบัน แต่ก็มีกฎทั่วไปเช่นกัน
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
หมายเลขลำดับของคำสั่งสำหรับบุคลากรก็เป็นหมายเลขทะเบียน (ดัชนี) ด้วย ควรเก็บหมายเลขคำสั่งซื้อ (คำสั่ง) ทั้งหมดสำหรับบุคลากรในปีที่ทำงานแยกกันสำหรับเอกสารการบริหารแต่ละกลุ่มในแบบฟอร์มการลงทะเบียนพิเศษ
ปีธุรกิจมักจะตรงกับปีปฏิทิน (1 มกราคม - 31 ธันวาคม) แต่มีข้อยกเว้น เช่น สถาบันวัฒนธรรม การศึกษา เป็นต้น ซึ่งปีสำนักงานจะเริ่มในวันที่ 1 กันยายน
ขั้นตอนที่ 2
ในการเริ่มต้น แยกคำสั่งซื้อทั้งหมดออกเป็นกลุ่มที่แยกจากกัน แบ่งกระดาษตามอายุการเก็บรักษาออกเป็นเอกสารการจัดเก็บระยะยาวและเอกสารการจัดเก็บระยะสั้น
ในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานจำนวนมาก เพื่อความสะดวก ให้เลือกหลายกลุ่มในเรื่องที่เป็นเนื้อเดียวกันภายในอาร์เรย์ของคำสั่งซื้อที่มีระยะเวลาการจัดเก็บเดียวกัน
ตัวอย่างเช่น เอกสารสำหรับการจัดเก็บระยะยาวสามารถแบ่งออกเป็นกลุ่ม: คำสั่งรับสมัคร, คำสั่งให้เลิกจ้าง, คำสั่งโอน และเอกสารเกี่ยวกับการจัดเก็บระยะสั้นสามารถแยกออกเป็นชุดๆ ได้: คำสั่งซื้อสำหรับวันหยุด คำสั่งซื้อสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ
ในองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก บางครั้งจำเป็นต้องพัฒนาการกำหนดคำสั่งสำหรับบุคลากรแต่ละประเภท
ขั้นตอนที่ 3
นอกจากนี้ ให้ลงทะเบียนแต่ละกลุ่มคำสั่งเหล่านี้กับบุคลากรในรูปแบบพิเศษ ในรูปแบบการลงทะเบียน คุณสามารถใช้สมุดรายวัน การลงทะเบียนและการ์ดควบคุม หรือระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แต่ละรูปแบบเหล่านี้มีข้อดีและข้อเสีย
บัตรลงทะเบียนและควบคุมและตู้เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งมักจะทำซ้ำกันจะสะดวกกว่าในการจัดระเบียบและค้นหา บันทึกช่วยให้ข้อมูลมีความปลอดภัยมากขึ้น
แบบฟอร์มการลงทะเบียนไม่มีมาตรฐานที่เข้มงวด แต่มักจะมีข้อมูลต่อไปนี้:
- วันที่;
- หมายเลขคำสั่งซื้อ;
- ผู้ลงนาม (ตำแหน่ง, นามสกุล);
- สรุปคำสั่ง;
- ฐาน;
- นักแสดง
ขั้นตอนที่ 4
ตอนนี้ ในการเรียงลำดับหมายเลขตามเฟรม คุณเพียงแค่ต้องดูสมุดรายวันที่เกี่ยวข้องและกำหนดดัชนีถัดไปให้กับเอกสาร