จดหมายขอเป็นรูปแบบการติดต่อทางธุรกิจที่ค่อนข้างธรรมดา มีเหตุผลหลายประการในการติดต่อ: เป็นข้อตกลงหรือแรงจูงใจในการดำเนินการ และการรับข้อมูล บริการ หรือสินค้า จดหมายสามารถจ่าหน้าถึงทั้งบุคคลและทั้งองค์กร
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ข้อมูลติดต่อ หากจดหมายนั้นเขียนในนามขององค์กร ควรใช้หัวจดหมาย ไม่ว่าในกรณีใด จดหมายขอต้องมี: ข้อมูลติดต่อของผู้ส่ง และหากเป็นจดหมายในนามของบริษัท ก็จะต้องระบุชื่อ ประเภทกิจกรรม และรายละเอียด
ขั้นตอนที่ 2
การเริ่มต้นตัวอักษรด้วยคำว่า "ได้โปรด" ไม่มีไหวพริบ ควรวางส่วนเกริ่นนำก่อน โดยระบุสาระสำคัญของเรื่อง แรงจูงใจ และเป้าหมายของการอุทธรณ์นี้ เหตุผลในการอุทธรณ์อาจเป็น: ดอกเบี้ยบางส่วน การไม่ได้รับบางสิ่งบางอย่าง ผลการเจรจา ฯลฯ วัตถุประสงค์ของการอุทธรณ์มักจะเป็นการยอมรับในประเด็นหรือปฏิบัติตามคำสั่งของผู้บังคับบัญชา พื้นฐานสำหรับการเขียนจดหมายอาจเป็น: การตัดสินใจของรัฐบาล ข้อตกลงด้วยวาจาหรือเป็นลายลักษณ์อักษร ฯลฯ
ขั้นตอนที่ 3
คำขอ ต่อไปนี้เป็นสาระสำคัญของคำขอ ในการกล่าวนั้น เราควรเน้นถึงระดับความสนใจในการปฏิบัติงาน
คีย์เวิร์ดต้องมาจากกริยา "ask" ซึ่งจะดูถูกต้องกว่าข้อกำหนด แต่อาจไม่มีคำใด ๆ เกี่ยวกับคำขอเช่นถ้าใช้นิพจน์: "เราหวังว่าคุณจะให้โอกาสเรา … " คุณสามารถแสดงคำขอเป็นเอกพจน์คนแรก ("Please …”) พหูพจน์บุรุษที่หนึ่ง (“เราถาม … "), บุคคลที่สามเอกพจน์ (" ฝ่ายบริหารถาม … ") และพหูพจน์บุคคลที่สาม (" ฝ่ายบริหารและฝ่ายบริหารกำลังถาม … ") จดหมายร้องขออาจมีคำขอหนึ่งหรือหลายคำขอ เป็นการดีกว่าที่จะเริ่มแสดงคำขอครั้งต่อไปด้วยคำพูดเช่น "ฉันถามพร้อมกัน" "ฉันถามด้วย" เป็นต้น