ในการจัดทำรายงานที่ถูกต้อง จำเป็นต้องกำหนดวัตถุประสงค์ของรายงานและแบบฟอร์มให้ชัดเจน รายงานถูกรวบรวมในหลายขั้นตอน ช่วยให้คุณเน้นประเด็นสำคัญได้อย่างถูกต้อง
จำเป็น
โครงร่างรายงาน วัตถุประสงค์ของรายงาน
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
คุณต้องเข้าสู่กระบวนการนี้อย่างมีความรับผิดชอบ โดยให้ความสนใจเป็นพิเศษกับวัตถุประสงค์ของรายงาน เพื่อให้รายงานถูกจัดทำขึ้นอย่างถูกต้องก่อนอื่นจำเป็นต้องตอบคำถาม: "เหตุใดจึงมีการรวบรวมรายงาน" เฉพาะในกรณีนี้คุณจะคำนึงถึง "ข้อผิดพลาด" ทั้งหมด คำถามนี้สามารถมีได้หลายคำตอบ บางส่วน ได้แก่ • รายงานควรแจ้งหรืออธิบาย;
• รายงานจัดทำขึ้นเพื่อเป็นข้อเสนอแนะ
• รายงานควรจูงใจหรือชักชวน;
• รายงานสามารถดำเนินการอภิปรายต่อหรือสนับสนุนข้อความ / การสนทนาก่อนหน้า;
• รายงานสามารถเป็นส่วนหนึ่งของคำสั่ง
ขั้นตอนที่ 2
ประเภทรายงานธุรกิจ ตัดสินใจเลือกประเภทของรายงานธุรกิจที่คุณต้องการในกรณีนี้ สามารถส่งรายงานทางธุรกิจได้: • เป็นลายลักษณ์อักษรและด้วยวาจา;
• เป็นทางการและไม่เป็นทางการ;
• ในรูปแบบดั้งเดิมและในรูปแบบดั้งเดิม;
• ในรูปแบบหน้าเดียวและหลายเล่ม นอกจากนี้ สามารถจัดทำรายงานภายในบริษัท หรือจัดทำโดยที่ปรึกษาภายนอก
ขั้นตอนที่ 3
องค์ประกอบของรายงานหน้าชื่อเรื่อง ชื่อรายงาน ชื่อเต็มและตำแหน่งของบุคคลที่จัดทำรายงาน ชื่อเต็มและตำแหน่งของบุคคลที่จัดทำรายงานระบุไว้ที่นี่ ในส่วนนี้ ให้ระบุวัตถุประสงค์ของรายงานหรือลักษณะของปัญหาที่พบ หากคุณต้องการจัดทำรายงานที่มีความยาว บทนำอาจมีโครงร่างรายงานด้วย ในส่วนนี้ของรายงาน ให้ระบุข้อมูลใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ของรายงานหรือประเด็นที่ต้องการการรายงาน ในส่วนสุดท้ายของรายงาน จำเป็นต้องระบุข้อสรุปตามข้อมูลที่ได้รับ
ขั้นตอนที่ 4
การจัดรูปแบบรายงาน เมื่อจัดรูปแบบรายงาน คุณต้องใช้วิธีการต่างๆ แยกย่อหน้าด้วยการเว้นวรรคเพื่อให้อ่านเอกสารได้ง่ายขึ้น ขนาดและประเภทตัวอักษร เลือกแบบอักษรที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการอ่าน สามารถเลือกหัวข้อย่อยได้โดยการเปลี่ยนขนาดฟอนต์ ตัวเอียง ตัวหนา ขีดเส้นใต้ และอักขระพิเศษเน้นจุดสำคัญในรายงาน การแบ่งหน้าข้อความทีละหน้าช่วยให้คุณสามารถเน้นความสนใจของผู้อ่านในประเด็นสำคัญได้