ในองค์กรใด ๆ แม้แต่องค์กรเล็ก ๆ คำสั่งซื้อและคำสั่งซื้อที่แตกต่างกันจำนวนมากได้รับการออกและจัดเก็บ หากจดทะเบียนทั้งหมดและรวมเป็นหนึ่งเดียว ไม่ช้าก็เร็วจะทำให้เกิดความสับสน และตัวแทนของหน่วยงานตรวจสอบไม่น่าจะอนุมัติการเก็บบันทึกดังกล่าว
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ในการแบ่งคำสั่งซื้อที่ออกในองค์กรอย่างถูกต้อง คุณต้องได้รับคำแนะนำจากเอกสารต่อไปนี้:
- อนุมัติโดย Rosarkhiv "รายการเอกสารการจัดการทั่วไปที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กรซึ่งระบุเวลาการจัดเก็บ";
- คำแนะนำสำหรับการทำงานในสำนักงาน (พัฒนาโดยหน่วยงานกำกับดูแล)
จากเอกสารเหล่านี้ ควรมีการพัฒนาระบบการตั้งชื่อของคดีในแต่ละองค์กร ตามคำสั่งคำสั่งและเอกสารอื่น ๆ จะถูกแบ่งออก
ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรและโครงสร้าง ระบบการตั้งชื่อของกรณีที่พัฒนาขึ้นสามารถแบ่งออกเป็นแผนกที่มีการระบุรหัสตัวอักษรหรืออาจเป็นเรื่องทั่วไปก็ได้
ไม่ว่าในกรณีใด คำสั่งซื้อทั้งหมดในองค์กรจะถูกแบ่งออกเป็นคำสั่งซื้อสำหรับกิจกรรมหลักและทางเศรษฐกิจ และคำสั่งซื้อสำหรับบุคลากร
ขั้นตอนที่ 2
คำสั่งสำหรับกิจกรรมหลักและเศรษฐกิจตามกฎจะถูกเก็บไว้โดยเลขานุการ (เว้นแต่จะระบุไว้เป็นอย่างอื่นในคำสั่งแยกต่างหาก) เขายังมีหน้าที่รับผิดชอบในการลงทะเบียน จัดเก็บ และจัดเก็บคำสั่งซื้อเหล่านี้
เอกสารมีความแตกต่างกันในแง่ของระยะเวลาในการจัดเก็บ คำสั่งสำหรับกิจกรรมหลักขององค์กร (สำหรับโครงสร้างองค์กร เพื่อขออนุมัติตารางพนักงาน เพื่อทำการเปลี่ยนแปลง ฯลฯ) มีสายการจัดเก็บ - อย่างต่อเนื่อง สิ้นปีปฏิทินจะถูกส่งไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร
คำสั่งซื้อเกี่ยวกับประเด็นทางเศรษฐกิจและการดำเนินงานจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 5 ปี พวกเขาจะเรียงลำดับโดยไม่มีตัวอักษร หากปริมาณของคำสั่งที่ออกในองค์กรมีขนาดใหญ่ ในระหว่างปี จะถูกแบ่งออกเป็นปริมาณ หลังจากหมดอายุระยะเวลาการเก็บรักษาพวกเขาจะถูกทำลายด้วยการจดทะเบียนพระราชบัญญัติที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนที่ 3
คำสั่งซื้อสำหรับบุคลากรจะถูกร่างและเก็บไว้ในแผนกบริหารงานบุคคลขององค์กร พวกเขายังแตกต่างกันในอายุการเก็บรักษา
อีกกรณีหนึ่งคือคำสั่งให้เข้า เลิกจ้าง และโอน โดยมีระยะเวลาเก็บรักษา 75 ปี มีการยื่นคำสั่งเปลี่ยนชื่อ, การเดินทางเพื่อธุรกิจระยะยาว, การย้ายพนักงานชั่วคราวในระยะยาว ฯลฯ เอกสารเหล่านี้ได้รับการลงทะเบียนในวารสารมีหมายเลขและตัวอักษรต่อเนื่อง (ส่วนใหญ่มักจะ "ls", "k"). ในตอนท้ายของปี คำสั่งดังกล่าวจะถูกเย็บเป็นโฟลเดอร์เดียวพร้อมกับบันทึกการลงทะเบียนและส่งมอบให้กับที่เก็บถาวร
ขั้นตอนที่ 4
คำสั่งซื้อสำหรับการลาพักร้อน (ปกติโดยไม่ต้องจ่ายเงิน ฯลฯ) การเดินทางเพื่อธุรกิจระยะสั้นและการโอนจะถูกรวบรวมเป็นไฟล์แยกต่างหากซึ่งจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 5 ปี มีการเพิ่มจดหมายลงในลำดับเลขที่คำสั่งซื้อ (เช่น "o" หรือรหัสแผนก)
คำสั่งซื้อสำหรับการรวบรวมมีระยะเวลาในการจัดเก็บเท่ากัน อย่างไรก็ตาม ขอแนะนำให้เก็บแยกไว้ต่างหาก เนื่องจาก โดยจะมาพร้อมกับเอกสารการวิเคราะห์ (บันทึกอธิบาย รายงานการประชุม การแจ้งเตือนและการตัดสินใจของคณะกรรมการสหภาพแรงงาน ฯลฯ)
เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการจัดเก็บ คำสั่งซื้อเหล่านี้จะถูกทำลาย
ขั้นตอนที่ 5
ขอแนะนำให้เก็บคำสั่งซื้อโปรโมชั่นแยกต่างหาก (ระยะเวลาจัดเก็บ - 75 ปี) ในอีกกรณีหนึ่ง จะมีการยื่นคำสั่งเลื่อนตำแหน่งทั้งองค์กรของตนเองและผู้บังคับบัญชา กรณีถูกยื่นในไฟล์เก็บถาวรตามที่เกิดขึ้น