งานสำนักงานที่มีการจัดการอย่างถูกต้องในองค์กรหรือองค์กร ช่วยให้คุณสามารถเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบและควบคุมการเคลื่อนไหวได้ตลอดเวลา หากกิจกรรมของบริษัทของคุณเกี่ยวข้องกับการสิ้นสุดของสัญญา ให้เก็บบันทึกประจำวันที่เหมาะสมของการบัญชี นิตยสารที่ออกแบบมาอย่างดีจะทำให้สามารถบันทึกรายละเอียดของเอกสารและลำดับเหตุการณ์ได้
จำเป็น
- - วารสารสำหรับบันทึกเอกสาร;
- - วัสดุที่จะบันทึก;
- - ปากกาหมึกซึม;
- - ดินสอ;
- - กรรไกร;
- - ไม้บรรทัด;
- - กระดาษ;
- - กระทู้;
- - เข็ม;
- - กาว
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ค้นหาแบบฟอร์มที่สะดวกสำหรับการจัดเก็บสมุดบันทึก ในเวลาเดียวกันให้ดำเนินการจากความต้องการเร่งด่วนขององค์กรและลักษณะเฉพาะของงานสำนักงาน เมื่อเร็ว ๆ นี้รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ของการบัญชีเอกสารได้กลายเป็นที่แพร่หลายมากขึ้น แต่ไม่สะดวกเสมอไปเมื่อทำความคุ้นเคยกับผู้จัดการ ในกรณีที่ง่ายที่สุด คุณสามารถจัดทำสมุดรายวันการบัญชีในสมุดบันทึกขนาดใหญ่มาตรฐานได้
ขั้นตอนที่ 2
กำหนดหมายเลขหน้าของนิตยสารโดยใส่หมายเลขตามลำดับที่ด้านล่างหรือด้านบนของแต่ละแผ่น เย็บทั้งบล็อกของหน้าด้วยด้ายที่แข็งแรงนำส่วนท้ายผ่านหน้าสุดท้ายของนิตยสาร เขียนบนกระดาษแผ่นเล็กว่าหนังสือมีกี่แผ่น กาวป้ายนี้ไปที่หน้าสุดท้ายในแถวผ่านปลายด้ายด้านล่างผูกเป็นปม เมื่อกาวแห้ง ให้ประทับตราเอกสารและลายเซ็นของผู้ออกนิตยสารที่นี่
ขั้นตอนที่ 3
เริ่มออกแบบหน้าชื่อเรื่องของคุณ เขียนชื่อวารสารไว้หน้าวารสาร เช่น "สมุดรายวันสัญญา" รวมชื่อขององค์กร (บริษัท) และรายละเอียดหลักไว้ในคำอธิบาย ปล่อยสองบรรทัดสำหรับวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของวารสาร ข้อมูลทั้งหมดนี้ไม่สามารถป้อนด้วยมือได้ แต่พิมพ์ล่วงหน้าบนเครื่องพิมพ์แล้วติดกาวบนหน้าปกของนิตยสารอย่างเรียบร้อย
ขั้นตอนที่ 4
แบ่งหน้าการทำงานของวารสารออกเป็นคอลัมน์มากเท่าที่จำเป็นสำหรับคำอธิบายที่สมบูรณ์ของเอกสารที่จะบันทึก อย่าลืมระบุคอลัมน์สำหรับหมายเลขประจำเครื่อง วันที่ได้รับเอกสาร บทสรุปของสัญญา การออกคำสั่ง และอื่นๆ ปล่อยให้คอลัมน์แยกต่างหากสำหรับคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับสาระสำคัญของเอกสารและเนื้อหาหลัก จัดให้มีที่สำหรับลงลายมือชื่อผู้ที่ได้รับเอกสารเพื่อดำเนินการ
ขั้นตอนที่ 5
หากจำเป็น ให้ลงทะเบียนวารสารกับสำนักงาน (สำนักเลขาธิการ) โดยกำหนดหมายเลขที่เหมาะสมและรายละเอียดอื่น ๆ ให้กับวารสาร หลังจากขั้นตอนการลงทะเบียน สามารถใช้สมุดรายวันการบัญชีตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้