เอกสารสำคัญ - สัญญา ใบแจ้งหนี้ การกระทำ - ต้องเก็บไว้ในบริษัทเป็นเวลานาน สำหรับหลักทรัพย์บางตัว ระยะเวลานี้คือห้าหรือสิบปี เพื่อป้องกันไม่ให้เอกสารยับหรือสูญหาย จะต้องจัดเก็บและจัดเก็บเอกสารอย่างถูกต้อง
จำเป็น
- - โฟลเดอร์ - เครื่องผูก;
- - แฟ้มใส - กระเป๋า
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ในการทำสัญญาให้รอจนกว่าจะลงนามโดยผู้มีส่วนได้เสียทั้งหมด รับลายเซ็นจากซีอีโอของทั้งสองฝ่ายและประทับตรา จากนั้นทำสำเนาเอกสารและแจกให้ทุกคนที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนที่ 2
ให้หมายเลขสัญญา จะต้องมีตัวเลขและตัวอักษร ตัวอย่างเช่น 123-AB ใส่หมายเลขลงนามในเอกสาร
ขั้นตอนที่ 3
สร้างบันทึกสัญญา ป้อนหมายเลขเอกสาร วันที่ลงนาม และนิติบุคคลที่เป็นเจ้าของ ตัวเลขต้องเรียงตามลำดับ ขึ้นอยู่กับว่าเซ็นสัญญาเมื่อใด
ขั้นตอนที่ 4
ถ้ามีนิติบุคคลหลายรายในบริษัท สมุดรายวันสัญญาแต่ละฉบับควรมีของตนเอง สิ่งนี้จะหลีกเลี่ยงความสับสน
ขั้นตอนที่ 5
แยกสัญญาเป็นไฟล์. หากมีหลายสัญญา ให้ใส่ทุกอย่างไว้ในกระเป๋าใบเดียว วิธีนี้จะช่วยให้เปรียบเทียบเอกสารและค้นหาได้ง่ายขึ้นหากจำเป็น
ขั้นตอนที่ 6
ใส่แฟ้มลงในแฟ้มและยึดด้วยที่ยึดพิเศษ อย่ากรอกให้แน่น เอกสารจะยับ เขียนนิติบุคคล เอกสารที่จัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ และปีที่ลงนามไว้บนกระดูกสันหลังของโฟลเดอร์
ขั้นตอนที่ 7
หลังจากหมดอายุสามปีโฟลเดอร์ที่มีสัญญาจะถูกส่งไปยังคลังสินค้า พับในกล่องกระดาษแข็งและวางไว้ในที่ที่ความชื้นไม่สามารถเข้าถึงได้ บนบรรจุภัณฑ์ ให้ระบุนิติบุคคลที่เกี่ยวข้องกับเอกสารและปีที่ลงนามในสัญญาด้วย
ขั้นตอนที่ 8
ใบแจ้งหนี้และการกระทำถูกยื่นในลักษณะเดียวกับสัญญา แต่แทนที่จะมีทะเบียนเอกสาร ควรมีแบบอิเล็กทรอนิกส์จะดีกว่า ตัวอย่างเช่นในโปรแกรม "1C: การบัญชี" คุณสามารถดาวน์โหลดได้ฟรีที่นี่: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html สิ่งนี้จะช่วยให้คุณไม่เพียงแต่เก็บบันทึกหลักทรัพย์ทั้งหมด แต่ยังดำเนินการต่าง ๆ กับพวกเขาด้วย - พิมพ์สำเนาเพิ่มเติม แก้ไขข้อผิดพลาด ฯลฯ