เอกสารขาออกคือจดหมายทางการที่องค์กรส่งไปยังผู้รับที่เป็นบุคคลที่สาม (ซัพพลายเออร์ ผู้บริโภค หน่วยงานกำกับดูแล ฯลฯ) หรือเพื่อนร่วมงานจากเมืองอื่น ตามกฎแล้ว พนักงานสองคนมีความรับผิดชอบในการจัดการจดหมายโต้ตอบนี้: ผู้เรียบเรียงและพนักงาน อันดับแรกมีหน้าที่เตรียมและตกลงในข้อความ ฉบับที่สองลงทะเบียนจดหมาย ส่งต้นฉบับไปยังปลายทางและจัดเก็บสำเนาบริการ
จำเป็น
- - แบบฟอร์มของบริษัท
- - คอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งโปรแกรมแก้ไขข้อความ
- - สมุดบันทึกการลงทะเบียนเอกสารขาออก
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
หากคุณเป็นคอมไพเลอร์
เตรียมร่างเอกสาร. จดหมายขาออกสามารถเป็นเชิงรุกและตอบสนองได้ ในกรณีแรก คุณเริ่ม (เริ่มต้น) การติดต่อกับองค์กรอื่นหรือบุคคลใดบุคคลหนึ่งในเรื่องที่เป็นทางการ จดหมายตอบกลับต้องมีข้อมูลที่สอดคล้องกับคำขอที่ได้รับ
ขั้นตอนที่ 2
พิมพ์จดหมายซ้ำบนหัวจดหมายขององค์กรของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนบนของเอกสารที่เรียกว่า "ส่วนหัว" มีรูปแบบที่ถูกต้อง นอกจากรายละเอียดของบริษัทที่อยู่ในแบบฟอร์มด้านขวาแล้ว ยังรวมถึงข้อมูลของผู้รับและส่วนหัวของจดหมายด้วย
ขั้นตอนที่ 3
ที่มุมซ้ายบน ให้พิมพ์ชื่อเรื่อง ชื่อย่อ และนามสกุลของบุคคลที่ต้องการใช้เอกสาร ที่อยู่ขององค์กรหรือบุคคล ขั้นตอนการระบุข้อมูลควรเหมือนกันทุกประการ เช่น
"ถึงผู้อำนวยการทั่วไปของ LLC" Volna"
I. I. Sidorov
ถ.รโบจา 37 ออฟฟิศ สิบสี่
ซาราตอฟ, 109235"
ขั้นตอนที่ 4
ทางด้านขวา ใต้รายละเอียดองค์กรของคุณ ให้ใส่ชื่อจดหมาย ควรสั้นและสะท้อนเนื้อหาของข้อความอย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น: "ในการดำเนินการตรวจสอบตามกำหนดเวลาสำหรับสภาพสุขาภิบาลของอาคาร" หรือ "ในการให้ข้อมูลเกี่ยวกับบ้านที่ต้องการการซ่อมแซมครั้งใหญ่"
ขั้นตอนที่ 5
เริ่มข้อความหลักโดยระบุถึงผู้รับและระบุเหตุผลที่จดหมายนี้ส่งถึงเขา ตัวอย่างเช่น: “เรียน Ivan Ivanovich! เราแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับการตรวจสอบตามกำหนดเวลาสำหรับสภาพสุขาภิบาลของอาคารที่เช่าในวันที่ 14 มกราคม 2554”
ขั้นตอนที่ 6
หากมีไฟล์แนบในเอกสารขาออก ให้ระบุรายการต่อท้ายข้อความหลัก เช่น "ไฟล์แนบใน 3 หน้า ใน 1 ฉบับ " ที่ด้านล่างสุดของหน้าสุดท้ายของข้อความ ควรระบุผู้สร้างเอกสาร ตามกฎแล้ว ผู้เขียนจดหมายจะพิมพ์นามสกุล ชื่อย่อ และโทรศัพท์ที่ทำงานให้เล็กกว่าแบบอักษรหลัก
ขั้นตอนที่ 7
ตรวจสอบจดหมายกับผู้มีอำนาจตัดสินใจในองค์กรของคุณในทุกทิศทาง ตัวอย่างเช่น เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการใช้จ่ายของกองทุนได้รับการรับรองโดยนักบัญชี และคำตอบสำหรับคำขอจากสำนักงานสรรพากรจะลงนามโดยทนายความ พนักงานขององค์กรที่อนุมัติจดหมายจะใส่ลายเซ็นส่วนตัวพร้อมหลักฐานการถอดเสียงในสำเนาที่สองที่ท้ายข้อความ ใต้ตำแหน่งสำหรับวีซ่าของหัวหน้า หลังจากได้รับการอนุมัติที่จำเป็นแล้ว หัวหน้าองค์กรจะลงนามในเอกสารขาออก
ขั้นตอนที่ 8
ส่งเอกสารที่ตกลงและลงนามให้พนักงาน หากคุณต้องการเก็บสำเนาไว้ ให้พิมพ์สำเนาเพิ่มเติม ขอให้พนักงานใส่หมายเลขขาออกลงไป
ขั้นตอนที่ 9
หากคุณเป็นเสมียน
ยอมรับจดหมายที่ส่งออกจากผู้สร้าง ตรวจสอบความพร้อมและความถูกต้องของรายละเอียดหลัก วีซ่าอนุมัติ ข้อมูลเกี่ยวกับผู้สร้างและลายเซ็นของผู้จัดการ ให้ความสนใจกับสิ่งที่แนบมากับจดหมาย
ขั้นตอนที่ 10
บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารในบันทึกเมลขาออก หากองค์กรของคุณเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ให้ดำเนินการตามคำแนะนำในการดูแลฐานข้อมูล ไม่มีกฎการลงทะเบียนที่เข้มงวดสำหรับสมุดบันทึกแบบเดิมๆ อย่างไรก็ตามในทางปฏิบัติมักใช้ตารางที่มีคอลัมน์ต่อไปนี้:
- วันที่;
- จำนวนเอกสารขาออก
- ผู้รับ;
- สรุป (ชื่อ);
- ผู้สร้างเอกสาร;
- บันทึก.
ขั้นตอนที่ 11
จำนวนขาออกจะเกิดขึ้นดังนี้ ขั้นแรก ระบุหมายเลขรายการสต็อกของโฟลเดอร์ที่จัดเก็บสำเนาข้อความขาออก เขียนหมายเลขซีเรียลของจดหมายฉบับใดฉบับหนึ่งโดยใช้ขีดกลางหรือเครื่องหมายทับ คุณจะได้รับ: "01-14-256" หรือ "01-14 / 256" โดยที่ 01-14 คือหมายเลขเคส 256 คือหมายเลขเอกสาร
ขั้นตอนที่ 12
ป้อนหมายเลขขาออกในบรรทัดพิเศษของแบบฟอร์ม สำหรับจดหมายตอบกลับ อย่าลืมระบุหมายเลขของเอกสารขาเข้าที่เกี่ยวข้องด้วย ประทับตราสำเนาจดหมายฉบับแรก (โดยไม่ต้องขอวีซ่า) ลงในซองแล้วส่งไปยังผู้รับ ไฟล์สำเนาของเอกสารในโฟลเดอร์ไฟล์ที่เหมาะสม