ในตอนท้ายของการประชุม ควรร่างระเบียบการเพื่อกำหนดระเบียบวาระการประชุม การตัดสินใจ เงื่อนไขที่จะดำเนินการ ฯลฯ สิ่งสำคัญคือต้องจัดทำรายงานการประชุมทันทีหลังการประชุม และไม่เลื่อน "จนกว่าจะถึงภายหลัง" เป็นการดีถ้าเลขามืออาชีพสามารถเก็บบันทึกการประชุมได้ อย่างไรก็ตาม หากไม่เป็นเช่นนั้น บุคคลอื่นที่ทราบกฎเกณฑ์บางประการในการจัดเก็บรายงานการประชุมก็สามารถทำได้เช่นกัน
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
บุคคลที่บันทึกรายงานการประชุมจะต้องตระหนักถึงการตัดสินใจทั้งหมดของการประชุมที่ผ่านมาเพื่อให้เข้าใจตรรกะของการตัดสินใจที่ทำ หากคุณกำลังบันทึกรายงานการประชุม ให้ถ่ายสำเนารายงานการประชุมครั้งก่อนๆ ในการประชุม ให้บันทึกรายการในระเบียบวาระทันที
ขั้นตอนที่ 2
ข้างแต่ละรายการในวาระการประชุม ให้เขียนความคิดใดๆ ที่แสดงในระหว่างการประชุม สามารถทำได้ในเวลาสั้นๆ เพราะรายงานการประชุมจะไม่มีการสรุปในระหว่างการประชุม แต่จะสรุปภายหลัง ประเด็นของบันทึกเหล่านี้คือ คุณจะไม่พลาดความคิดสำคัญแม้แต่ข้อเดียวที่แสดงออกมา จดชื่อคนที่พูดขึ้นเพื่อจำได้ว่าใครพูดอะไรและหัวข้ออะไร เขียนข้อเท็จจริงจากข้อความเท่านั้น ไม่ใช่ความคิดเห็นหรือสมมติฐานส่วนตัว
ขั้นตอนที่ 3
การดำเนินการตามโปรโตคอลควรเกิดขึ้นทันทีหลังจากการประชุมเพื่อไม่ให้ลืมประเด็นสำคัญหรือบันทึกจะไม่สูญหาย รายงานการประชุมควรมีคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับการประชุมในรูปแบบธุรกิจ ในการทำเช่นนี้ให้ใช้คำพูดทางอ้อมเขียนทุกอย่างในอดีตกาล: "II Ivanov ตั้งข้อสังเกตว่า …"
ขั้นตอนที่ 4
เนื้อหาของโปรโตคอลควรประกอบด้วย:
1. "ตัวพิมพ์ใหญ่" ระบุวัตถุประสงค์และวันที่ของการประชุม บางครั้งก็ระบุเวลาเริ่มการประชุมด้วย
2. รายชื่อผู้ที่อยู่และไม่อยู่
3. สรุปการตัดสินใจ - ระบุผู้ริเริ่มการตัดสินใจเหล่านี้