ในระหว่างการดำเนินกิจกรรม องค์กรหลายแห่งส่งพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจ ดูเหมือนว่าไม่มีอะไรซับซ้อน - เพียงแค่พนักงานไปทำงานและกลับมาจากมัน แต่ถึงแม้จะเป็นเหตุการณ์ง่ายๆ เช่นนี้ ก็ยังต้องมีกระบวนการจัดทำเอกสารที่ค่อนข้างใหญ่โต
จำเป็น
- - ใบรับรองการเดินทาง
- - งานบริการ
- - คำสั่งการเดินทางเพื่อธุรกิจ
- - รายงานล่วงหน้า
- - รายงานผลงานที่ทำ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
มอบหมายงานให้กับพนักงานโดยให้รายละเอียดวัตถุประสงค์และระยะเวลาของการเดินทางของพนักงาน โดยปกติงานดังกล่าวจะถูกวาดขึ้นโดยหัวหน้าหน่วยโครงสร้างซึ่งพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจ จากนั้นลงนามมอบหมายงานนี้กับหัวหน้าองค์กรเนื่องจากเป็นผู้ตัดสินใจในภายหลังเกี่ยวกับความได้เปรียบของการเดินทางเพื่อธุรกิจครั้งนี้
ขั้นตอนที่ 2
เตรียมใบสั่งการเดินทางของพนักงาน คำสั่งดังกล่าวมักจะออกโดยหัวหน้าองค์กร บนพื้นฐานของการมอบหมายงานที่ส่งโดยหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง ทำความคุ้นเคยกับพนักงานที่เดินทางไปทำธุรกิจด้วยคำสั่งนี้กับลายเซ็น
ขั้นตอนที่ 3
ออกใบรับรองการเดินทางเพื่อธุรกิจสำหรับพนักงานตามคำสั่งการเดินทางเพื่อธุรกิจ ใบรับรองนี้ระบุเวลาที่พนักงานมาถึงสถานที่ปลายทางและเวลาออกเดินทางจากที่นั่น ตามเครื่องหมายเหล่านี้ หลังจากการส่งคืนของพนักงาน เวลาที่ใช้จริงในการเดินทางเพื่อธุรกิจจะคำนวณและคำนวณค่าเดินทาง
ขั้นตอนที่ 4
ให้เงินค่าเดินทางล่วงหน้าแก่พนักงาน ค่าใช้จ่ายดังกล่าวรวมถึงค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าเดินทาง ค่าเช่าที่พัก ฯลฯ ค่าใช้จ่ายรายวันจะจ่ายให้กับพนักงานในแต่ละวันที่เดินทางไปทำธุรกิจตลอดจนวันที่เขาใช้ไปตลอดการเดินทาง หากพนักงานถูกส่งเดินทางไปทำธุรกิจในประเทศ เงินล่วงหน้าดังกล่าวจะจ่ายเป็นสกุลเงินประจำชาติและหากไปต่างประเทศ ให้จ่ายในสกุลเงินของประเทศที่เขาเดินทางไป
ขั้นตอนที่ 5
จัดทำรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำโดยพิจารณาจากผลการกลับมาของพนักงานจากการเดินทางไปทำธุรกิจ รายงานนี้แสดงจำนวนงานที่พนักงานทำระหว่างการเดินทาง และยังแสดงค่าใช้จ่ายจริงของการเดินทาง รวมถึงค่าครองชีพรายวันด้วย เอกสารต้นฉบับแนบมากับรายงานดังกล่าว เช่น ตั๋วเดินทาง ใบเสร็จรับเงินค่าโรงแรม เป็นต้น จากนั้นเมื่อเปรียบเทียบกับจำนวนเงินที่จ่ายให้กับพนักงานในรูปแบบของเงินล่วงหน้า ค่าใช้จ่ายจะถูกคำนวณใหม่: เงินส่วนเกินจะถูกถอนออกหรือคืนการใช้จ่ายเกิน พนักงานต้องทำความคุ้นเคยกับข้อมูลของรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำกับลายเซ็น