ขั้นตอนการออกคำสั่งซื้อสำหรับองค์กรนั้นกำหนดโดยคำแนะนำสำหรับงานสำนักงาน ในขณะเดียวกัน การบัญชีและการจัดเก็บเอกสารเหล่านี้จะถูกเก็บไว้ในสมุดทะเบียนคำสั่งพิเศษ ซึ่งต้องมีอยู่ในทุกองค์กร
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
สร้างทะเบียนคำสั่งซื้อ ในองค์กรขนาดใหญ่ ดำเนินการโดยเสมียนแยกต่างหาก บริษัทขนาดเล็กแต่งตั้งผู้รับผิดชอบสำหรับวัตถุประสงค์เหล่านี้ คุณสามารถใช้ทั้งแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติของสมุดทะเบียนและพัฒนาขึ้นโดยอิสระ
ขั้นตอนที่ 2
สร้างปกของสมุดบันทึกการสั่งซื้อ ควรทำจากวัสดุที่มีความหนาแน่นสูงเพื่อไม่ให้แผ่นสั่งยับระหว่างการจัดเก็บ ควรสังเกตว่าเอกสารเหล่านี้ต้องเก็บไว้ที่องค์กรอย่างน้อย 5 ปี
ขั้นตอนที่ 3
เขียนชื่อธุรกิจ ชื่อหนังสือ และช่วงเวลาบนหน้าปก บันทึกการลงทะเบียนสามารถคำนวณได้เป็นเดือน ไตรมาส หรือปี ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความถี่ของการออกคำสั่งซื้อในองค์กร ด้านหลังปกมีข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่รับผิดชอบในการดูแลและจัดเก็บเอกสาร
ขั้นตอนที่ 4
เลือกวิธีใดวิธีหนึ่งในการจัดเก็บคำสั่งซื้อในสมุดทะเบียน สามารถติดกาวในหนังสือหรือใส่ด้วยเครื่องผูก ตัวเลือกที่สองจะดีกว่าในกรณีที่คุณต้องการรับคำสั่งซื้อและทำสำเนา คำสั่งซื้อทั้งหมดจะต้องจัดเรียงตามลำดับเวลา ธุรกิจบางแห่งทิ้งหมายเลขสำรองที่อาจจำเป็นในการดำเนินการคำสั่งซื้อย้อนหลัง อย่างไรก็ตาม วิธีนี้ผิดกฎหมาย ดังนั้นคุณไม่ควรใช้ในทางที่ผิด
ขั้นตอนที่ 5
พัฒนาแบบฟอร์มทั่วไปสำหรับคำสั่งซื้อขององค์กร ตามกฎแล้วนี่คือหัวจดหมายในส่วนบนซึ่งมีรายละเอียดขององค์กรที่เตรียมไว้ล่วงหน้า ได้แก่ ชื่อที่อยู่และข้อมูลการลงทะเบียน
ขั้นตอนที่ 6
ออกใบสั่งซื้อ. ป้อนหมายเลขและวันที่รวบรวม หลังจากนั้นก็ให้ตั้งชื่อเรื่องขึ้นมาว่าควรตอบคำถามสั้นๆ ว่า “เกี่ยวกับอะไร” ข้อความหลักประกอบด้วยคำสั่งพื้นฐานของคำสั่งและส่วนการบริหาร ในตอนท้ายใส่ลายเซ็นของหัวหน้าหรือผู้มีอำนาจอื่น ๆ
ขั้นตอนที่ 7
หลังจากนั้น คำสั่งซื้อจะถูกวาดขึ้นในสมุดลงทะเบียนคำสั่งซื้อ หากเอกสารส่งผลกระทบต่อพนักงานขององค์กรเช่นมีการจัดตั้งคณะกรรมการบุคคลเหล่านี้ควรสังเกตว่าพวกเขาได้อ่านคำสั่งและลงลายมือชื่อแล้ว