องค์กรส่วนใหญ่มีเอกสารที่เก็บไว้มานานหลายทศวรรษ เพื่อป้องกันไม่ให้หลักทรัพย์ของคุณสูญหายหรือยับ ให้เก็บไว้ในโฟลเดอร์พลาสติกหรือฮาร์ดบอร์ด ก่อนทำสิ่งนี้ อย่าลืมกำหนดหมายเลขของตัวเองให้กับแต่ละสัญญา ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการค้นหาเมื่อจำเป็น
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาสัญญาที่เหมาะสม ให้ทำสมุดบัญชี หยิบสมุดโน้ตสี่เหลี่ยมหนาๆ หมายเลขแผ่นแรก ให้หมายเลขความปลอดภัยและจดไว้ในบันทึกนี้ ตัวเลขสามารถประกอบด้วยตัวเลขเท่านั้น เช่น 345 หรือมีตัวอักษร - 123-ID นอกจากนั้น ให้ป้อนวันที่ทำสัญญา บรรทัดในวารสารควรมีลักษณะดังนี้: 1. สัญญาหมายเลข 345-Id ลงวันที่ 2011-23-03 ในหมายเหตุ ระบุสาระสำคัญของธุรกรรม หากจำเป็นตามรูปแบบเอกสารขององค์กร
ขั้นตอนที่ 2
เมื่อมีนิติบุคคลมากกว่าหนึ่งรายในองค์กร ให้เตรียมสมุดรายวันสัญญาของตนเองสำหรับแต่ละรายการ ใช้สัญลักษณ์ทั่วไปในการกำหนด ตัวอย่างเช่น จดเอกสารของ LLC "Three Bears" เป็น 456-TM และทำเครื่องหมายสัญญาจาก OJSC "หมาป่าและหนูน้อยหมวกแดง" 876-VKSH ตัวเลขควรอยู่ในสมุดบันทึกเพื่อไม่ให้เกิดความสับสน
ขั้นตอนที่ 3
แม้ว่าแต่ละแผนกของบริษัทจะมีส่วนร่วมในการดำเนินการและอนุมัติเอกสาร ควรมีสมุดบัญชีสัญญาหนึ่งเล่ม มิฉะนั้นจะซ้ำเลขเอกสารซึ่งจะทำให้เกิดความขัดแย้งในกิจกรรมของบริษัท แนะนำให้เลขาหรือผู้จัดการสำนักงานเก็บบันทึกนี้ไว้ อย่าให้ตราประทับหรือลงนามกับ CEO กับพนักงานจนกว่าจะมีการกำหนดหมายเลขประจำตัว