การลงทะเบียนเอกสารเป็นกระบวนการที่แสดงในการแก้ไขข้อมูลประจำตัวเกี่ยวกับเอกสารเฉพาะเมื่อมีการส่ง รับ สร้าง ปัจจุบันมีการใช้บันทึกประจำวัน บัตร และแบบฟอร์มการลงทะเบียนเอกสารอัตโนมัติ
การจดทะเบียนเอกสารภายในถือเป็นส่วนสำคัญของกิจกรรมของรัฐหรือเทศบาล สถาบัน องค์กรการค้า หรือผู้ประกอบการรายบุคคล ในทางปฏิบัติ กระบวนการนี้มีขึ้นเพื่อแก้ไขข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับเอกสารในรูปแบบพิเศษที่ใช้สำหรับการลงทะเบียนภายใน
ในกรณีนี้ เอกสารขาเข้าและขาออกไม่เพียงแต่ต้องลงทะเบียนภายในเท่านั้น แต่ยังต้องมีเอกสารที่สร้างขึ้นในองค์กรด้วย (เช่น สัญญากับคู่สัญญา) ความรับผิดชอบในการลงทะเบียนเอกสารมักจะถูกกำหนดให้กับเลขานุการหรือพนักงาน ในองค์กรขนาดใหญ่ แผนกทั้งหมดถูกสร้างขึ้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการนี้
แบบฟอร์มการลงทะเบียนภายในของเอกสารมีอะไรบ้าง?
รูปแบบการลงทะเบียนภายในเอกสารที่พบบ่อยที่สุดคือการลงทะเบียนสมุดรายวัน ในกรณีนี้ ข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารจะถูกป้อนลงในวารสารพิเศษ โดยแบ่งออกเป็นหลายคอลัมน์ อย่าลืมป้อนข้อมูลในวันที่ได้รับ การส่งหรือการสร้างเอกสาร หมายเลขทะเบียน ชื่อ และคำอธิบายสั้นๆ ของเอกสารนั้นจะถูกบันทึกไว้
อีกรูปแบบหนึ่งคือการลงทะเบียนบัตรของเอกสารซึ่งข้อมูลเกี่ยวกับแต่ละเอกสารจะถูกป้อนลงในบัตรแยกต่างหากซึ่งเป็นกฎสำหรับการกรอกซึ่งได้รับการอนุมัติล่วงหน้า สุดท้าย แบบฟอร์มที่ก้าวหน้าที่สุดถือเป็นการลงทะเบียนเอกสารอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดงานเอกสาร
แบบฟอร์มที่สะดวกที่สุดสำหรับองค์กรคืออะไร?
แบบฟอร์มบันทึกการลงทะเบียนภายในของเอกสารสามารถใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพในองค์กรขนาดเล็ก โดยที่ผู้เชี่ยวชาญคนหนึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินการตามขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง ข้อเสียของแบบฟอร์มนี้คือพนักงานหลายคนไม่สามารถทำงานพร้อมกันในการลงทะเบียนเอกสารได้ จึงไม่เหมาะสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ นอกจากนี้ เมื่อมีวารสารการลงทะเบียนเอกสารหลายฉบับ (เช่น ในแผนกต่างๆ) ความสับสนมักเกิดขึ้นกับข้อมูลการลงทะเบียน
ข้อเสียเหล่านี้สามารถเอาชนะได้โดยใช้แบบฟอร์มบัตรลงทะเบียนภายใน ซึ่งช่วยให้คุณบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารจำนวนเท่าใดก็ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ หากเป้าหมายของบริษัทคือการลดเอกสาร ขอแนะนำให้ใช้แบบฟอร์มการลงทะเบียนภายในอัตโนมัติ ซึ่งจะต้องใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะทาง