มีความเห็นว่าการประชุมเป็นเหตุการณ์ที่สามารถจัดทำขึ้นเองได้ อันที่จริง รูปแบบของการโต้ตอบทางธุรกิจนี้จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมด้านการบริหารอย่างจริงจัง
หัวข้อการประชุม
เหตุผลในการประชุมควรกำหนดโดยผู้ริเริ่ม ไม่เคยเป็นผู้มีส่วนร่วมที่สำคัญที่สุดในการประชุมในฐานะนี้ จากข้อเท็จจริงที่ว่าการประชุมสามารถเกิดขึ้นได้ภายในองค์กรและด้วยการมีส่วนร่วมของผู้ได้รับเชิญที่หลากหลาย สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดหัวข้อในลักษณะที่จะดึงดูดผู้คนทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการเสวนา
โดยทั่วไป การกำหนดหัวข้อทางเทคนิคจะจัดการโดยเจ้าหน้าที่ธุรการหรือเลขานุการการประชุมโดยตรง ระเบียบวาระการประชุมเป็นไปตามหัวข้อที่กำหนด เอกสารนี้รวมประเด็นทั้งหมดที่วางแผนไว้สำหรับการอภิปราย ตามข้อตกลงก่อนหน้านี้ ผู้พูดจะได้รับมอบหมายให้ตอบคำถามแต่ละข้อ ซึ่งกำหนดระยะเวลาในการพูดโดยไม่คำนึงถึงการอภิปราย ระยะเวลาของการอภิปรายถูกกำหนดไว้ในวาระแยกต่างหาก
เพื่อความเข้าใจในประเด็นต่างๆ ได้ดีขึ้น ไม่จำเป็นต้องเตรียมเอกสารแจกที่มีข้อมูลอ้างอิงสั้นๆ สถิติ หรือข้อมูลอื่นๆ เลขานุการเตรียมเอกสารดังกล่าวกับผู้พูดแต่ละคนแยกกัน
ขั้นตอนสุดท้ายของการเตรียมเอกสารคือการพัฒนาร่างคำตัดสินในแต่ละประเด็น เอกสารนี้นำเสนอแนวทางแก้ไขที่ผู้รายงานเสนอโดยอิงจากการอภิปราย พวกเขาบันทึกประโยคสุดท้ายที่นำเสนอโดยวิทยากร หากผู้เข้าร่วมไม่เห็นด้วยกับตัวเลือกในร่างคำตัดสิน เลขานุการจะแก้ไขเอกสาร
ผู้ได้รับเชิญ
วาระการประชุมส่วนใหญ่จะกำหนดรายชื่อบุคคลโดยประมาณที่ควรได้รับเชิญให้มาแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ดังนั้น วิธีที่มีประสิทธิภาพคือการเชิญผู้ที่มีมุมมองตรงกันข้ามกับผู้พูด ในกรณีนี้ การประชุมทำหน้าที่เป็น "โต๊ะกลม" สำหรับคู่กรณีในสถานการณ์ที่ขัดแย้งกัน
ผู้เข้าร่วมการประชุมจะได้รับแจ้งด้วยวิธีการใดๆ ที่มีอยู่ ไม่ว่าจะเป็นการโทร อีเมล หรือคำเชิญส่วนตัว ต้องส่งเอกสารทั้งหมดล่วงหน้าให้กับผู้เข้าร่วมทุกคนเพื่อให้พวกเขามีโอกาสทำความคุ้นเคยกับเอกสารล่วงหน้า
กำลังดำเนินการประชุม
เลขานุการต้องเข้าร่วมการประชุม งานของเขาคือการร่างโปรโตคอลหลังจากการอภิปราย ในการร่างเอกสารนั้น ไม่ใช่ความถูกต้องตามคำต่อคำในการบันทึกการสนทนาที่มีความสำคัญ แต่เป็นการสะท้อนคำปราศรัยสำคัญและข้อเสนอเฉพาะ
เพื่อไม่ให้เกิดความคลาดเคลื่อน ควรบันทึกการประชุมผ่านเครื่องอัดเสียง ผู้เข้าร่วมทุกคนจะต้องได้รับแจ้งถึงการเริ่มต้นการบันทึก