การลงทะเบียนเอกสารเพื่อส่งไปยังที่เก็บถาวรจะดำเนินการหลังจากสิ้นปี ดังนั้นเอกสารจึงถูกจัดทำขึ้นสำหรับการจัดเก็บตามกฎที่กำหนดไว้ ขึ้นอยู่กับเวลาการจัดเก็บ เช่นเดียวกับมูลค่าของเอกสาร กรณีจะเสร็จสมบูรณ์หรือตามระบบที่เรียบง่าย
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
จัดทำรายการกรณีสำหรับเอกสารการจัดเก็บชั่วคราว (รวมสูงสุด 10 ปี) ตรวจสอบความถูกต้องของการก่อคดี (ไม่ว่าจะมีเอกสารที่มีระยะเวลาจัดเก็บถาวรหรือไม่) ปล่อยให้คดีอยู่ในโฟลเดอร์ พวกเขาควรจะจัดระบบตามระบบการตั้งชื่อของกรณีและไม่ต้องกำหนดหมายเลข คดีถูกส่งไปยังที่เก็บถาวรตามระบบการตั้งชื่อของคดี
ขั้นตอนที่ 2
สำหรับกรณีการจัดเก็บระยะยาว (มากกว่า 10 ปี) ดำเนินการดังต่อไปนี้:
1. การผูกตัวเคส (เย็บในแฟ้มแข็งหรือปิดด้วยเกลียวที่แข็งแรงเป็น 4 รูหรือสามารถผูกได้)
2. จำนวนแผ่น (ใช้ดินสอแกรไฟต์สีดำที่มุมขวาบนโดยไม่ต้องแตะข้อความในเอกสาร)
3. จัดทำจารึกรับรอง (ระบุจำนวนแผ่นที่ปิดล้อมว่ามีความเสียหาย ป้าย และวันที่หรือไม่)
4. จัดทำรายการเอกสารภายใน (สำหรับกรณีที่มีเอกสารที่มีค่าโดยเฉพาะ คดีส่วนตัว คดีอาญา และคดีสืบสวน ฯลฯ) ในตอนท้ายของสินค้าคงคลัง ระบุจำนวนเอกสารในกรณีและจำนวนแผ่นของสินค้าคงคลัง
5. การลงทะเบียนรายละเอียดทั้งหมดของปกของคดี (ชื่อของสถาบัน, หน่วยโครงสร้าง, ดัชนีเสมียนของคดี, ชื่อเรื่องของคดี, อายุการเก็บรักษาของคดี.
ขั้นตอนที่ 3
ทำสินค้าคงคลังสำหรับเอกสารการจัดเก็บถาวรหรือระยะยาว ควรมีหมายเลขคดีเป็นรายบุคคล ตลอดจนเปิดเผยเนื้อหาและองค์ประกอบในหัวข้อคดี สินค้าคงคลังต้องระบุระยะเวลาการจัดเก็บของกรณีด้วย ระบุจำนวนคดีและจำนวนคดีแรกและคดีสุดท้าย ลงชื่อและวันที่ มีการจัดทำสินค้าคงคลังแยกต่างหากสำหรับกรณีบุคลากร
ขั้นตอนที่ 4
ส่งไฟล์ที่เตรียมไว้ไปยังไฟล์เก็บถาวร เจ้าหน้าที่จัดเก็บเอกสารต่อหน้าคุณจะตรวจสอบจำนวนคดีตามระบบการตั้งชื่อหรือสินค้าคงคลัง ทำคำจารึกยืนยัน ทำเครื่องหมายหมายเลขกรณีที่ขาดหายไป กำหนดวันที่ยอมรับและโอนคดี สินค้าคงคลังได้รับการยืนยันโดยลายเซ็นของบุคคลที่ดำเนินการโอนและรับคดี