ทุกวันนี้ตัวอักษรเป็นเรื่องของอดีตและกลายเป็นสิ่งที่หายาก แต่สิ่งนี้ใช้ไม่ได้กับการโต้ตอบทางธุรกิจ จดหมายธุรกิจเป็นเอกสารราชการ ด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา ผู้ติดต่อถูกสร้างขึ้น พวกเขาบันทึกทุกขั้นตอนของความสัมพันธ์ทางธุรกิจ และความสามารถในการเขียนจดหมายธุรกิจบ่งบอกถึงคุณสมบัติของคู่ต่อสู้โดยเฉพาะและบริษัทโดยรวม
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ใช้หัวจดหมายของบริษัทในการเขียนจดหมายธุรกิจ ไม่ว่าจดหมายจะเขียนบนกระดาษหรือในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ก็ตาม จะต้องมีโลโก้ของบริษัทผู้ส่ง นอกจากนี้ แบบฟอร์มจะต้องมีที่อยู่ทางไปรษณีย์ของบริษัท หมายเลขโทรศัพท์และแฟกซ์ อีเมล และที่อยู่เว็บไซต์
เว้นระยะขอบ - ทางด้านซ้ายสามเซนติเมตรทางด้านขวาหนึ่งเซนติเมตรครึ่ง จำเป็นต้องใช้ฟิลด์เพื่อผูกจดหมายกับโฟลเดอร์เก็บถาวร
ขั้นตอนที่ 2
ยึดติดกับรูปแบบการเขียนที่เป็นทางการ จดหมายธุรกิจควรมีความชัดเจนและไม่ต้องตีความหลายครั้ง อีเมลต้องมีหัวเรื่องของอีเมล ห้ามใช้อีโมติคอนในการติดต่อทางธุรกิจ
หากนี่คือการติดต่อต่อเนื่อง ให้ทิ้งจดหมายที่คุณกำลังเขียนตอบกลับในรูปแบบของใบเสนอราคา คุณสามารถอ้างอิงจดหมายไม่ครบถ้วน แต่เฉพาะส่วนที่คุณตอบกลับ สิ่งนี้จะทำให้การเชื่อมต่อระหว่างจดหมายของเขากับการตอบกลับของคุณชัดเจนกับคู่ต่อสู้ของคุณ
ขั้นตอนที่ 3
เริ่มจดหมายของคุณด้วยที่อยู่สุภาพ เช่น "Dear Petr Ivanovich!" คำอุทธรณ์จะอยู่ตรงกลางของหน้า ชื่อนี้เขียนไว้เต็ม ใช้ชื่อย่อที่นี่ไม่ได้
หลังจากการอุทธรณ์ ส่วนเกริ่นนำจะตามมา ซึ่งมีการกำหนดวัตถุประสงค์ของจดหมายสั้นๆ ส่วนถัดไปของจดหมายธุรกิจเป็นส่วนหลัก ซึ่งระบุเหตุผลในการเขียนจดหมาย คำถาม และวิธีแก้ปัญหาโดยละเอียด จดหมายลงท้ายด้วยบทสรุปและการอุทธรณ์ไปยังผู้รับด้วยข้อเสนอเฉพาะหรือคำแถลงสิ่งที่คุณคาดหวังจากผู้รับในการแก้ไขปัญหา
ขั้นตอนที่ 4
ถูกต้องในส่วนสุดท้าย อย่าตัดสินใจแทนผู้รับของคุณ เป็นการดีกว่าที่จะแสดงความหวังว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไขในวิธีที่ดีที่สุดในความเห็นของคุณ
ถือว่าผิดจรรยาบรรณในการเร่งผู้รับโดยใช้คำว่า "ด่วน" และ "ทันที" ใช้รูปแบบที่ถูกต้อง: "ฉันขอให้คุณให้คำตอบในช่วงเวลาดังกล่าว"
ลายเซ็นในจดหมายธุรกิจจะต้องเป็นทางการ ตัวอย่างเช่น: "ขอแสดงความนับถือ Sergei Vasilievich Ivanov"
รวมตำแหน่งงาน ชื่อบริษัท และข้อมูลติดต่อในลายเซ็นของคุณ หากจดหมายธุรกิจมีสิ่งที่แนบมา จะต้องมีสิ่งบ่งชี้นี้อยู่ด้านหน้าลายเซ็น