เป็นสิ่งสำคัญมากเมื่อทำการติดต่อทางธุรกิจกับชาวต่างชาติเพื่อจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้องอย่างถูกต้อง จำเป็นต้องคำนึงถึงกฎทั้งหมดของภาษาต่างประเทศเท่านั้น แต่ยังต้องคำนึงถึงมาตรฐานการลงทะเบียนที่ยอมรับด้วย ความล้มเหลวในการเจรจาหลายครั้งเกิดจากการไม่เต็มใจที่จะปฏิบัติตามกฎเกณฑ์บางประการอย่างแม่นยำ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
การเขียนจดหมายธุรกิจต้องใช้กระดาษ A4 เท่านั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เว้นระยะขอบกว้างไว้บนเอกสารเพื่อให้สามารถเก็บเอกสารไว้ในโฟลเดอร์ได้ในกรณีที่มีสิ่งใดสิ่งหนึ่ง (ระยะขอบด้านซ้ายและขวาควรละ 2.5 ซม. และระยะขอบด้านบนควรมีอย่างน้อย 4 ซม.)
ขั้นตอนที่ 2
ที่ด้านบนของหน้า ให้เขียนที่อยู่ผู้ส่งในลำดับที่กลับกัน ขั้นแรกให้ป้อนชื่อและนามสกุลของคุณ จากนั้น - หมายเลขสำนักงานหรืออพาร์ตเมนต์ หมายเลขบ้าน ชื่อถนน เมือง รหัสเมือง ภูมิภาค ประเทศ
ขั้นตอนที่ 3
เว้นวรรคสองครั้งและใส่วันที่ของจดหมาย สามารถระบุเดือนเป็นคำหรือตัวเลขได้ (เช่น 12 พฤศจิกายน 2554) เมื่อส่งจดหมายไปยังสหรัฐอเมริกา ควรเขียนเดือนก่อน ในขณะที่ในสหราชอาณาจักรจะมีการระบุหมายเลขก่อน
ขั้นตอนที่ 4
ทางด้านขวา ให้ป้อนที่อยู่ของผู้รับตามลำดับที่อยู่เดียวกัน หากคุณต้องการอ้างถึงจดหมายที่ส่งไปก่อนหน้านี้ ให้ทำทันทีก่อนที่จะติดต่อโดยใช้ลิงก์ทางด้านซ้ายของเอกสาร ("Our ref. # Letter number" หรือ "Your ref. #")
ขั้นตอนที่ 5
เว้นวรรคสองครั้งอีกครั้งแล้วเขียนคำอุทธรณ์ หากคุณรู้จักผู้รับ จดหมายจะขึ้นต้นด้วย "Dear Mr … " หากคุณกำลังหมายถึงผู้หญิง ให้ระบุว่า "นาง" (หรือ "นาง" ถ้ายังไม่แต่งงานหรือไม่ทราบสถานะทางสังคม) หากไม่ทราบชื่อผู้รับ ให้ระบุว่า "เรียน ท่านหรือท่านผู้หญิง" จะดีกว่า อย่าลืมใส่เครื่องหมายทวิภาคหลังคำขอของคุณ
ขั้นตอนที่ 6
ข้อความในจดหมายเขียนกระชับ เว้นวรรคเดียว คุณต้องเขียนอย่างสุภาพในทุกกรณี ข้ามสองบรรทัดระหว่างย่อหน้า อย่าใช้ "เส้นสีแดง" เพราะ ชาวอเมริกันและชาวยุโรปไม่มีแนวคิดดังกล่าว
ขั้นตอนที่ 7
จบข้อความด้วยข้อความเชิงบวกโดยใช้ภาษาทั่วไป (เช่น "เรารอคอยที่จะได้ยินจากคุณ") กรุณาระบุช่องทางการติดต่อ
ขั้นตอนที่ 8
เขียนวลีปิดของคุณ (เช่น "Yours really") เว้นวรรคให้ดีและเซ็นชื่อ ลายเซ็นจะต้องถูกถอดรหัส