เอกสารทั้งหมดขององค์กรจะต้องจัดเก็บอย่างเหมาะสม ระบบที่ชัดเจนช่วยให้คุณค้นหากระดาษที่ต้องการได้ทันที เอกสารบางประเภทมีกฎการจัดเก็บของตนเอง ตัวอย่างเช่น สำหรับคำสั่งซื้อ
จำเป็น
โฟลเดอร์ กล่อง กระดาษ คอมพิวเตอร์
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
สร้างบันทึกคำสั่งซื้อที่จะบันทึกคำสั่งซื้อทั้งหมดสำหรับองค์กร วารสารจะต้องถูกผูกมัดและกำหนดหมายเลข ซึ่งไม่รวมคำลงท้ายหรือการลบหน้า
ขั้นตอนที่ 2
วารสารต้องมีบางคอลัมน์ เนื้อหาโดยประมาณของคอลัมน์อาจเป็นดังนี้: คอลัมน์ที่ระบุหมายเลขของรายการตามลำดับ, คอลัมน์ที่มีวันที่ของคำสั่ง, คอลัมน์ที่มีบทสรุปของคำสั่ง, คอลัมน์ที่มีหมายเลขคำสั่งซื้อ, คอลัมน์ที่พนักงานทำเครื่องหมายไว้เมื่อทำความคุ้นเคยกับคำสั่งนี้ นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์เพื่อระบุตำแหน่งของคำสั่งซื้อ (โฟลเดอร์หรือกล่อง)
ขั้นตอนที่ 3
คำสั่งซื้อทั้งหมดควรถูกจัดเรียงเป็นโฟลเดอร์: คำสั่งซื้อสำหรับการรับสมัครและการเลิกจ้างพนักงาน (คำสั่งบุคลากร) คำสั่งที่สะท้อนถึงแรงจูงใจของพนักงาน การส่งพวกเขาในการเดินทางเพื่อธุรกิจและวันหยุด คำสั่งที่สะท้อนถึงกิจกรรมหลักขององค์กร หากคำสั่งซื้อมีระยะเวลาเก็บรักษาที่ดีเยี่ยม จะมีการสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับคำสั่งซื้อเหล่านั้น
ขั้นตอนที่ 4
ระบบการจัดเก็บคำสั่งซื้อต้องมีความชัดเจน จัดระบบ และตรวจสอบความต่อเนื่องของหมายเลขที่กำหนดให้กับคำสั่งซื้อ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคำสั่งถูกถอนออกจากงาน ขอแนะนำให้คุณถ่ายสำเนาคำสั่งที่ยึดไว้เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน
ขั้นตอนที่ 5
คำสั่งซื้อทั้งหมดจะต้องพิมพ์บนหัวจดหมายขององค์กร ในกรณีนี้ไม่จำเป็นต้องประทับตราในคำสั่งซื้อ หากคำสั่งพิมพ์บนกระดาษธรรมดา ตราประทับขององค์กรจะต้องอยู่บนนั้น
ขั้นตอนที่ 6
หากองค์กรได้นำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการจัดเก็บคำสั่งซื้อ จะต้องมีความสม่ำเสมอทั่วทั้งองค์กร พนักงานที่มีสิทธิลงลายมือชื่อในเอกสารเหล่านี้จะต้องเข้าถึงคำสั่งซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ สะดวกมากในกรณีนี้ในการใช้ EDS (ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์) ขอแนะนำให้พิมพ์บันทึกการสั่งซื้อในทุกกรณี