ในตารางงานที่มีงานยุ่ง อาจเป็นเรื่องยากที่จะแบ่งเวลาออก ไม่เพียงแต่สำหรับมื้อกลางวันเท่านั้น แต่สำหรับการพักผ่อนห้านาทีด้วย การทำงานในโหมดฉุกเฉินไม่เพียงแต่ทำให้ร่างกายเหนื่อยล้าเท่านั้น ความรู้สึกไม่สบายทางจิตสร้างขึ้นซึ่งอาจทำให้เกิดภาวะซึมเศร้า นั่นคือเหตุผลที่จำเป็นต้องจัดระเบียบวันทำงานอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้โดยไม่ต้องใช้ความพยายามมากเกินไป
เมทริกซ์การบริหารเวลา - วิธีสร้างมัน
วิธีที่นิยมมากที่สุดในการเพิ่มประสิทธิภาพเวลาทำงานคือ Eisenhower Matrix นี่เป็นสิ่งแรกที่สอนให้ทำในการฝึกอบรมการบริหารเวลา ในตารางสี่เซลล์อย่างง่าย งานจะถูกเขียนโดยแบ่งตามลำดับความสำคัญ ในสี่เหลี่ยมด้านซ้ายบน - เร่งด่วนและสำคัญ ซึ่งรวมถึงการแก้ไขช่วงเวลาทำงานวิกฤตเฉียบพลัน งานเร่งด่วน โครงการที่ใกล้ถึงกำหนดส่ง ที่มุมขวาบน - สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน นี่คือการวางแผนโครงการใหม่ การประเมินประสิทธิภาพของงานที่เสร็จสมบูรณ์ งานประจำวันในปัจจุบัน การระบุพื้นที่ใหม่ของกิจกรรม เซลล์ล่างซ้าย - งานที่มีความสำคัญน้อยกว่า แต่เร่งด่วน ซึ่งรวมถึงการสนทนาทางโทรศัพท์ การประชุม การพิจารณาเอกสารเร่งด่วน กิจกรรมทางสังคม และเซลล์สุดท้ายที่อยู่ด้านล่างขวา - ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน นี้เป็นงานประจำ บางสาย บันเทิง
วันทำงานที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดถือเป็นวันที่ช่องขวาบนเต็มให้มากที่สุด - กับเรื่องที่สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน ซึ่งหมายความว่ามีเวลาที่จะทำงานที่ได้รับมอบหมายทั้งหมดให้เสร็จทุกอย่างเป็นไปตามแผนไม่มีเหตุฉุกเฉินที่คาดการณ์ไว้ หากช่องสี่เหลี่ยมด้านซ้ายบนเต็ม แสดงว่างานจำนวนมากถูกเลื่อน "ไปไว้ทีหลัง" และตอนนี้คุณต้องทำความสะอาดกองสะสมของเรื่องเร่งด่วนและสำคัญมาก ในขณะเดียวกัน สิ่งต่าง ๆ กำลังสะสมที่สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน ซึ่งก็ต้องทำเช่นกัน แต่ไม่มีเวลาสำหรับสิ่งนี้ และหลังจากเหตุการณ์ฉุกเฉินเสร็จสิ้นลง คดีต่อไปจะเกิดขึ้นเนื่องจากคดีที่ไม่เร่งด่วนในอดีตได้เข้าใกล้เส้นตายสำหรับการดำเนินการมานานแล้ว
เพื่อป้องกันเหตุการณ์ดังกล่าว จำเป็นต้องรวบรวมเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เป็นประจำ ไม่ใช่แค่ในวันทำการเท่านั้น ผู้จัดการที่มีประสิทธิภาพสูงสุดทำเช่นนี้หลายครั้ง สิ้นเดือน - ถัดไป แจกจ่ายงานหลักไปยังเซลล์ ในตอนท้ายของสัปดาห์ - อันถัดไป กระจายงานปัจจุบันในช่องสี่เหลี่ยมและทำการปรับเปลี่ยน และก่อนสิ้นสุดวันทำงาน - ถัดไป ร่างแผนงานหลัก การกระจายความรับผิดชอบดังกล่าวจะใช้เวลาห้าถึงสิบนาที และจะช่วยให้คุณไม่ต้องคิดมากว่าจะทำอะไรก่อนและอะไร - ในภายหลัง
กระทืบอย่างต่อเนื่อง - จะทำอย่างไร?
หากสิ่งของกองพะเนินเทินทึกและคนทำงานแปดชั่วโมงไม่เพียงพอต่อการปฏิบัติหน้าที่ทั้งหมด ก็ควรพิจารณามอบอำนาจให้แทน อาจมีการกำหนดงานมากเกินไปซึ่งพนักงานคนเดียวไม่สามารถจัดการได้ สถานการณ์นี้ควรค่าแก่การชี้แจงให้ฝ่ายบริหารทราบ ในการทำเช่นนี้ คุณต้องสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำพร้อมรายการย่อย - สิ่งที่คุณต้องทำเพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์ ยังดีกว่ากำหนดเวลาที่ใช้ไป สิ่งนี้จะแสดงให้เจ้านายเห็นชัดเจนว่าการรับมือกับปริมาณงานทั้งหมดสำหรับคนคนเดียวนั้นไม่สมจริง ในกรณีนี้ คุณสามารถลบงานบางส่วนออกจากผู้จัดการและโอนไปยังพนักงานคนอื่นได้