สารสกัดจากโปรโตคอลเป็นคุณลักษณะที่ขาดไม่ได้ของเวิร์กโฟลว์ขององค์กรใดๆ มีผลบังคับทางกฎหมายคล้ายกับเอกสารต้นฉบับ สารสกัดต้องมีรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด ในการจัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องควรให้ความใส่ใจในรายละเอียด
ตามกฎแล้วข้อกำหนดสำหรับการดำเนินการสกัดจากรายงานการประชุมจะถูกกำหนดขึ้นในแต่ละองค์กรตามกฎภายในของการหมุนเวียนธุรกิจ อย่างไรก็ตาม มีบรรทัดฐานที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่าควรร่างเอกสารนี้อย่างไร
สารสกัดจากรายงานการประชุมเป็นสำเนาข้อความของเอกสารต้นฉบับในประเด็นใดประเด็นหนึ่งโดยเฉพาะ ดังนั้นข้อความที่ตัดตอนมาจากรายงานการประชุมต้องมีชื่อหน่วยงานที่กำกับดูแลซึ่งบันทึกการประชุมไว้ด้วย ตามกฎแล้วข้อมูลนี้จะระบุไว้ในชื่อเอกสาร ที่นี่ประเภทเอกสาร "โปรโตคอล" เปลี่ยนเป็น "แยกจากโปรโตคอล" ในบางกรณี คำว่า "คำชี้แจง" จะปรากฏที่มุมขวาบนของเอกสาร
นอกจากนี้ เพื่อรักษาอำนาจทางกฎหมายของต้นฉบับ สารสกัดจากโปรโตคอลต้องมีข้อมูล:
- วัน สถานที่ และเวลาประชุม
- ข้อมูลเกี่ยวกับการมีอยู่ขององค์ประชุมสำหรับการตัดสินใจ
- ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ปฏิบัติหน้าที่เป็นประธาน
- ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ทำหน้าที่เลขานุการ
ลดวาระการประชุมลงเป็นประเด็นเฉพาะซึ่งกำลังเตรียมสารสกัด ในทำนองเดียวกัน ส่วนย่อยทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการอภิปรายปัญหาของบุคคลที่สามจะไม่รวมอยู่ในเอกสาร
การพิจารณาประเด็นในวาระที่กำลังเตรียมการสกัดนั้น ให้ตรงกับหมายเลขประจำเครื่อง ถ้อยคำ แนวทางการสนทนา และการตัดสินใจ
ในตอนท้ายสารสกัดลงนามโดยประธานและรับรองโดยตราประทับ ตามด้วยข้อกำหนดเพื่อยืนยันความถูกต้อง "ข้อความถูกต้อง" ("ถูกต้อง") และใส่ลายเซ็นของเลขานุการพร้อมการถอดรหัส
สารสกัดดั้งเดิมจากนาทีมีหมายเลข เย็บ และรับรองโดยตราประทับและลายเซ็นของผู้มีอำนาจ