การจัดตารางเวลาและการจัดการชั่วโมงทำงานเป็นองค์ประกอบสำคัญของการทำงานที่มีประสิทธิภาพในทุกตำแหน่ง ในกรณีของตำแหน่งผู้บริหาร ความสำคัญของการวางแผนเบื้องต้นเพิ่มมากขึ้น ดังนั้น จึงจำเป็นต้องแก้ไขปัญหานี้อย่างระมัดระวัง
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ผู้จัดการสามารถวางแผนเวลาได้เองหรือมอบหมายหน้าที่นี้ทั้งหมดหรือบางส่วนให้กับผู้ช่วยเลขานุการ ไม่ว่าในกรณีใดเราไม่สามารถทำได้โดยไม่ต้องมีปฏิสัมพันธ์กับเลขานุการเพราะเป็นผู้จัดเตรียมและจัดการประชุมเอกสารสำหรับการประชุมและรับสายเรียกเข้า ยิ่งไปกว่านั้น เลขามักจะเก็บแผนการทั้งหมดของผู้จัดการที่เขารู้จักไว้ในหัวและพยายามแจกจ่ายตามเวลาทำงาน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญมากที่จะต้องแจ้งให้เลขานุการทราบทันทีเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงแผนการของเขา
ขั้นตอนที่ 2
แต่คุณไม่ควรพึ่งพาเลขาฯ เพียงอย่างเดียว สิ่งสำคัญคือต้องเรียนรู้วิธีจัดสรรเวลาเพื่อให้มีเวลาทำทุกอย่างที่วางแผนไว้ วิธีที่ดีในการทำเช่นนี้คือการวิเคราะห์ทุก ๆ ชั่วโมงที่ผ่านไปและค้นหาว่าทำอะไรเสร็จแล้วและใช้เวลานานเท่าใด คุณจำเป็นต้องเน้นย้ำถึงงานหลักระดับโลกในฐานะผู้นำสำหรับตัวคุณเอง และอุทิศเวลาทำงานส่วนใหญ่ให้กับโซลูชันของพวกเขา ไม่ว่าในกรณีใด งานที่สำคัญที่สุดควรได้รับการแก้ไขตั้งแต่แรก เนื่องจากเป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่า 80% ของงานปัจจุบันได้รับการแก้ไขใน 20% แรกของวันทำงาน และเวลาที่เหลือใช้ไปเพียง 20% ของงาน
ขั้นตอนที่ 3
อย่าปล่อยให้เหตุการณ์สุ่มข้ามกำหนดการของคุณ เป็นการดีกว่าที่จะจัดสรรเวลาให้กับพวกเขาล่วงหน้าในแผนงาน ซึ่งจะทำให้คุณมีเวลาว่างมากขึ้นเพื่อทำงานหลักให้เสร็จ เมื่อวางแผนการประชุม เหตุการณ์ การประชุม การประชุม ให้ดำเนินการตามเวลาจริงที่ต้องการ โดยคำนึงถึงการจัดเตรียมบัญชี ทำความคุ้นเคยกับเนื้อหาเบื้องต้น การอภิปรายและคำถามที่เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติ พยายามแจกจ่ายกิจกรรมดังกล่าวให้ทันเวลาเพื่อไม่ให้เริ่มการประชุมครั้งต่อไปเทียบกับจุดสิ้นสุดของการประชุมครั้งก่อน เนื่องจากในกรณีนี้ คุณมักจะถูกบังคับให้มาสายหรือทำให้การประชุมสุดท้ายล่ม
ขั้นตอนที่ 4
หน้าที่ของเลขานุการมักจะรวมถึงการวางแผนเบื้องต้นสำหรับวันและสัปดาห์ โดยคำนึงถึงสายที่ได้รับ ข้อเสนอ การเชิญ ขอแนะนำให้ปรึกษาหารือกับเลขานุการเกี่ยวกับความคิดของเขาเกี่ยวกับตารางเวลาของคุณเมื่อสิ้นสุดวันทำงานเพื่อทำการปรับเปลี่ยน จะดีกว่าถ้าทำเช่นนี้ในตอนบ่ายเพื่อให้เลขานุการมีโอกาสเปลี่ยนแปลงโทรพร้อมข้อเสนอให้เลื่อนเหตุการณ์นี้ออกไป การติดต่อกับเลขานุการอย่างต่อเนื่องควรกลายเป็นนิสัยเพราะตารางเวลาของเขาขึ้นอยู่กับคุณโดยตรงและหลายเหตุการณ์จำเป็นต้องมีการเตรียมการเบื้องต้นในส่วนของเขา
ขั้นตอนที่ 5
วิเคราะห์วันทำงานที่ผ่านมาในแง่ของการจัดสรรเวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ บางทีคุณอาจเห็นวิธีแก้ปัญหาที่จะช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้น เช่น จัดการประชุมหลายครั้งในพื้นที่เดียวกันหรือรวมกิจกรรมบางอย่างเข้าด้วยกัน จดบันทึกเหตุการณ์ในอดีตและที่วางแผนไว้ในไดอารี่ของคุณ