การจัดทำรายงานสาธารณะที่ไม่ใช่ด้านการเงินเป็นแนวโน้มที่ค่อนข้างใหม่ในธุรกิจรัสเซียที่เน้นสังคม รายงานต่อสาธารณะของบริษัทไม่เกี่ยวข้องกับระบบการรายงานภายในเพียงเล็กน้อย และแตกต่างจากการวิเคราะห์ทางบัญชีโดยพื้นฐาน ดังนั้น กระบวนการเตรียมเอกสารจึงมีลักษณะเฉพาะที่จำเป็น
ความโปร่งใสของข้อมูลทางธุรกิจ
รายงานสาธารณะมาถึงธุรกิจในประเทศจากตะวันตกซึ่งเป็นเวลาหลายทศวรรษที่พวกเขาถูกใช้เป็นกลไกในการสร้างความโปร่งใสของข้อมูลในกิจกรรมขององค์กร ตามกฎแล้วในสหรัฐอเมริกาและยุโรป บริษัทขนาดใหญ่ทั้งหมดเผยแพร่รายงานการพัฒนาที่ยั่งยืนเป็นประจำทุกปี โดยให้ข้อมูลเกี่ยวกับองค์ประกอบทางสังคมในการทำงานและมาตรการในการปกป้องสิ่งแวดล้อม
ส่วนใหญ่แล้ว รายงานดังกล่าวจัดทำโดยองค์กรที่ไม่ใช่เหมืองแร่ อุตสาหกรรมและการผลิตจากส่วนตลาดขนาดใหญ่ ในเอกสาร พวกเขาพร้อมกับปริมาณการผลิตประจำปี สังเกตว่าพวกเขาได้นำประโยชน์อะไรมาสู่สังคมบ้าง ดังนั้น รายงานสาธารณะส่วนใหญ่จึงประกอบด้วยผลของกิจกรรมการกุศลขององค์กร การปฏิบัติตามกฎหมายด้านสิ่งแวดล้อม การมีส่วนร่วมในการพัฒนาภาคประชาสังคม และการสนับสนุนการริเริ่มทางสังคม
แนวโน้มในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาบ่งชี้ว่าธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมมีความสนใจเพิ่มขึ้นในการจัดทำรายงานสาธารณะ ซึ่งบ่งชี้ถึงประโยชน์ของกลไกนี้ในการบรรลุเป้าหมายขององค์กร ผู้เข้าร่วมตลาดรายย่อยได้พัฒนาความเข้าใจว่าข้อมูลเกี่ยวกับการอุปถัมภ์สโมสรกีฬาและการอุปถัมภ์โรงเรียนศิลปะ แม้จะมีค่าใช้จ่ายทางการเงินต่ำ จะต้องเปิดเผยต่อสาธารณะอย่างแน่นอน
ผู้รับรายงานหลักของสาธารณะคือ:
- ประชาชนจำนวนมาก - ผู้บริโภคบริการและสินค้า ประชากรของภูมิภาคที่บริษัทดำเนินการอยู่
- คู่ค้าทางธุรกิจ - ผู้ก่อตั้งบริษัท สมาชิกคณะกรรมการ ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้า ผู้รับเหมา และแม้แต่องค์กรที่แข่งขันกัน
- สื่อมวลชน;
- พนักงานบริษัท.
รายงานสาธารณะเป็นเอกสารที่ได้รับการดัดแปลงสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่หลากหลาย ซึ่งส่งผลต่อรูปแบบการเขียน การออกแบบกราฟิก และการเลือกข้อมูลสำหรับการนำเสนอ
ทางเลือกของข้อมูล
การรวบรวมข้อมูลเพื่อการรายงานต่อสาธารณะยังคงดำเนินต่อไป ทางเลือกที่ดีที่สุดคือการจัดสรรหน่วยพนักงานแยกต่างหากเพื่อดำเนินงานนี้ หน้าที่ของพนักงานในกรณีนี้ควรรวมถึงการรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบจากแผนกโครงสร้างทั้งหมดขององค์กรตามเกณฑ์ที่ตรวจสอบแล้ว
บล็อกข้อมูลดังกล่าวควรรวมข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับการดำเนินโครงการเพื่อสังคม ได้แก่ การพบปะกับเจ้าหน้าที่ของรัฐ ผู้บริโภค งานเกี่ยวกับการอุทธรณ์ของพลเมือง กิจกรรมการกุศล ฯลฯ
ดังที่มักระบุไว้ในเอกสารระเบียบวิธีในการจัดทำรายงาน กระบวนการรวบรวมข้อมูลเองผลักดันให้บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องเพิ่มการสนับสนุนด้านการกุศล สร้างโครงการเพื่อสังคมใหม่ ประกาศเงินช่วยเหลือ ฯลฯ
ตามกฎแล้วองค์กรขนาดใหญ่ไม่ได้ประดิษฐ์ "สูตร" ของตนเองเพื่อจัดทำรายงานสาธารณะ แต่ใช้ GOST ISO 26000 "แนวทางความรับผิดชอบต่อสังคม" ซึ่งจัดกลุ่มเป้าหมายพื้นฐานทั้งหมดของการสร้างเอกสารสาธารณะ
การส่งข้อมูล
เกณฑ์ที่สำคัญสำหรับรายงานสาธารณะคุณภาพสูงคือความพร้อมในการรับรู้ของคนหลากหลายกลุ่ม เอกสารดังกล่าวควรจะเข้าใจได้สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกือบทุกคน ใช้เป็นแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ และไม่ต้องการคำชี้แจงเพิ่มเติมจากบริษัทเพื่อขอคำชี้แจง
บ่อยครั้งที่รายงานสาธารณะมีกราฟ แผนภูมิ และตารางจำนวนมาก ซึ่งทำให้การนำเสนอข้อมูลง่ายขึ้น ภาพถ่ายเป็นส่วนสำคัญของรายงานสาธารณะที่มีคุณภาพ
การปฏิบัติแสดงให้เห็นว่าเลย์เอาต์ของรายงานสาธารณะควรเน้นไปที่โบรชัวร์มากกว่าการนำเสนอเอกสาร ส่วนใหญ่แล้ว รายงานสาธารณะจะมีรูปแบบแนวนอน
โครงสร้างของเอกสารประกอบด้วยหน้าชื่อเรื่อง เนื้อหา บทนำ ซึ่งสามารถแทนที่ด้วยคำพูดต้อนรับโดยหัวหน้าองค์กร ส่วนหลัก บทสรุป และพจนานุกรมคำศัพท์ ดัชนีตามตัวอักษรจะช่วยให้นำทางในเอกสารได้ง่ายขึ้น แต่สามารถละเว้นเพื่อความยาวได้
การเผยแพร่รายงานสาธารณะ
รายงานสาธารณะที่พิมพ์ออกมามีจุดประสงค์เพื่อส่งไปยังผู้รับหลัก - ผู้ก่อตั้งตลอดจนพันธมิตรทางธุรกิจ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ รายงานสาธารณะจะถูกโพสต์บนเว็บไซต์อย่างเป็นทางการ และส่งไปยังตัวแทนของสื่อ
เพื่อแจ้งให้พนักงานขององค์กรทราบ แบบอิเล็กทรอนิกส์ของรายงานสาธารณะจะถูกส่งไปยังแผนกต่างๆ ขององค์กร