ไม่ว่าองค์กรจะทำกิจกรรมประเภทใด ตลอดช่วงชีวิตขององค์กร องค์กรจะสร้างเอกสารจำนวนมากที่ต้องเก็บรักษาไว้ ยิ่งบริษัทใหญ่และขอบเขตของกิจกรรมกว้างขึ้นเท่าใด ปริมาณเอกสารที่สะสมก็ยิ่งมากขึ้นเท่านั้น โดยปกติไม่ช้าก็เร็วคำถามเกี่ยวกับการเรียงลำดับและการทำลายเอกสารที่ไม่เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้น ยังคงต้องกำหนดว่าสิ่งใดสามารถทำลายได้และสิ่งใดยังต้องอนุรักษ์
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เพื่อจัดระบบเอกสาร สำหรับแต่ละเอกสารที่ได้รับสำหรับการจัดเก็บ จำเป็นต้องกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บ หลังจากนั้นเอกสารสามารถถูกทำลายโดยไม่มีความเสี่ยงต่อองค์กร
ใช้รายการเอกสารที่ได้รับอนุมัติซึ่งกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บโดย Rosachiv เอกสารหลักที่ควรได้รับคำแนะนำเมื่อจัดระบบเอกสารประเภทนี้คือ "รายการเอกสารการจัดการทั่วไปที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กร ระบุเวลาการจัดเก็บ" (อนุมัติโดย Rosachiv เมื่อ 06.10.2000)
ขั้นตอนที่ 2
นอกจากนี้ ให้ศึกษารายการตรวจสอบของแผนกที่คุณจำเป็นต้องใช้หากองค์กรของคุณอยู่ภายใต้คุณสมบัติของแผนก (เช่น มีรายการตรวจสอบสำหรับแผนกทหาร แผนกธนาคาร ฯลฯ) สำหรับองค์กรประเภททั่วไปส่วนใหญ่ จะมีการจัดทำรายการเอกสาร (เช่น สำหรับบริษัทร่วมทุน)
ขั้นตอนที่ 3
เอกสารจำนวนหนึ่งต้องถูกจัดเก็บตามลักษณะเฉพาะ ตัวอย่างเช่น เอกสารภาษีจะต้องได้รับการเก็บรักษาไว้เป็นระยะเวลาอย่างน้อย 4 ปี และงบการเงิน - อย่างน้อย 5 ปี
ขั้นตอนที่ 4
การใช้รายการเป็นวิธีที่สะดวกที่สุดในการจัดระเบียบเอกสาร เนื่องจากมีระยะเวลาเก็บรักษาที่ชัดเจนสำหรับเอกสารแต่ละประเภท อย่างไรก็ตาม เอกสารบางประเภทไม่สามารถจัดประเภทเป็นรายการได้ สำหรับเอกสารบางอย่าง องค์กรควรกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเอง
ด้วยเหตุนี้ องค์กรตามคำสั่งที่เหมาะสมจึงสร้างคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญขึ้น ซึ่งจะตรวจสอบมูลค่าของเอกสารเป็นประจำ กำหนดระยะเวลาในการจัดเก็บและทำลายเอกสารที่หมดอายุระยะเวลาการจัดเก็บหรือไม่จำเป็น เป็นสิ่งสำคัญที่ค่าคอมมิชชันรวมถึงผู้ที่สามารถคำนวณความเกี่ยวข้องของเอกสารและความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการสูญเสีย