ด้วยการใช้หลักการง่ายๆ ไม่กี่ประการของการสื่อสารที่สุภาพและถูกต้องกับพนักงาน ตัวแทนขององค์กร และเจ้าหน้าที่ คุณจะบรรลุเป้าหมายได้อย่างง่ายดายและได้รับบริการคุณภาพสูงและรวดเร็ว
ตอนนี้ผู้จัดการคนใดพยายามที่จะรักษานโยบายการสื่อสารที่มีบริการสูงระหว่างพนักงานและลูกค้าของพวกเขา ไม่ว่าจะเป็นองค์กรการค้าหรือรัฐบาล แต่ความพยายามเหล่านี้ไม่ได้ให้ผลลัพธ์ที่ต้องการเสมอไป มันเกิดขึ้นที่ผู้บริโภคได้รับการปฏิบัติปานกลาง ประมาท และบางครั้งก็หยาบคาย แต่เราในฐานะผู้บริโภคสามารถป้องกันสิ่งนี้และรับเฉพาะบริการคุณภาพสูงและบริการที่ดีในการสื่อสารเสมอ
กฎข้อแรกและสำคัญที่สุดคือต้องสุภาพและพูดกับคนอื่นด้วยน้ำเสียงที่คุณต้องการให้พวกเขาเป็น เพื่อติดต่อคุณ
ดังนั้น คุณต้องพูดกับ "คุณ" ด้วยน้ำเสียงที่ให้เกียรติเป็นพิเศษ และถ้าคุณมั่นใจในตัวเองและยิ้มอย่างจริงใจ ประตูทุกบานจะเปิดให้คุณ
ความมั่นใจและความจริงใจเป็นสิ่งสำคัญที่นี่ เพราะเช่นเดียวกับการไม่ยิ้ม คนรอบข้างจะรู้สึกถึงอารมณ์ภายในของคุณ
ประการที่สอง: จำไว้หรือจดชื่อและตำแหน่งของพนักงานที่คุณจะสื่อสารด้วยในระยะยาวมากกว่า 1 นาที
กฎเดียวกันนี้ใช้กับการสนทนาทางโทรศัพท์ หากพวกเขาโทรหาคุณ คุณมีสิทธิ์ที่จะไม่สนทนาต่อจนกว่าคุณจะรู้ชื่อคู่สนทนาและตำแหน่งของเขา
กฎนี้จะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมากถ้ามันกลายเป็นนิสัย เพราะเมื่อคุณทำลายอารมณ์และวางสาย จะเป็นการยากมากที่จะหาข้อมูลของคู่สนทนาของคุณ เนื่องจากมีพนักงานจำนวนมากในคอลเซ็นเตอร์ และเป็นการยากที่จะรู้ว่าคุณคุยกับใคร
เหตุใดจึงต้องค้นหาตำแหน่งของคู่สนทนาอยู่เสมอ
อันดับแรก คุณเข้าใจว่าคุณกำลังรับมือกับอันดับใด
ประการที่สอง มันลดความต้องการของคู่ต่อสู้ ให้เป็นน้ำเสียงและวลีที่ไม่เป็นทางการ
หลังจากที่คุณแนะนำตัวเองแล้ว ให้แนะนำตัวเองอีกครั้ง มารยาทที่ดี
ในกรณีที่คุณโทรหาใครสักคนหรือเริ่มบทสนทนาโดยตรงก่อน แนะนำให้แนะนำตัวเองก่อน แล้วจึงชี้แจงรายละเอียดของคู่สนทนา
หากคุณกำลังพูดถึงพนักงานที่มีตราอยู่ที่หน้าอก อย่าขี้เกียจอ่านชื่อเขาและเรียกชื่อบุคคลนั้น ในกรณีนี้ ทางที่ดีควรเริ่มอุทธรณ์ดังนี้:
- สวัสดี Ivan Ivanovich ฉันชื่อ Vasily Petrovich…. เรากำลังรอการทักทายกลับและหลังจากนั้นเราจะเริ่มลงทุนกับปัญหา คำขอหรือข้อเรียกร้องของเรา เมื่อเริ่มต้นการสนทนานี้ 98 กรณีจากร้อยกรณี การสื่อสารจะเป็นที่น่าพอใจ
เนื่องจากสถานการณ์นี้ไม่ได้ผลเสมอไป และหากคุณได้เริ่มบทสนทนาแล้วและคุณไม่ทราบชื่อคู่ต่อสู้ของคุณและน้ำเสียงของเขาไม่เหมาะกับคุณ นี่เป็นเวลาที่จะชี้แจงว่าคุณกำลังติดต่อกับใคร ชื่อและตำแหน่ง หากคุณได้รับข้อมูลนี้โดยไม่ทะเลาะเบาะแว้ง ให้แนะนำตัวเองด้วยการตอบกลับและยิ้ม และสนทนาต่อโดยใช้ชื่อคู่สนทนา สิ่งนี้จะช่วยบรรเทาความตึงเครียดที่เพิ่มขึ้นและทำให้เขาเข้าหาคุณ เพราะสำหรับทุกคน ไม่มีอะไรที่ไพเราะไปกว่าเสียงของชื่อของเขา และเมื่อคุณทำให้เขาพอใจ เขาจะสื่อสารกับคุณด้วยน้ำเสียงที่ไพเราะในอนาคต เว้นเสียแต่ว่านี่จะเป็นเรื่องไร้สาระ โรคจิตเพียงพอในสังคมของเรา “เราไม่ได้บ้าไปทั้งหมด แต่เราทุกคนต่างประหลาดใจ” และไม่ใช่เรื่องแปลกในประเทศของเราที่จะบ่อนทำลายความชั่วร้าย เช่น กับผู้ซื้อ
หากพนักงานไม่ต้องการแนะนำตัวเองกับคุณ อย่ายืนกราน ให้ติดต่อเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งของเขา พวกเขาอาจจะบอกชื่อเขาให้คุณฟัง และหากไม่มีบริเวณใกล้เคียง ให้จำหมายเลขสำนักงาน หน้าต่าง และเวลาที่คุณติดต่อ
ในกรณีที่คุณไม่มีเวลา "อ้าปาก" แต่คุณเคยหยาบคายแล้ว อย่าตอบโต้ความหยาบคายต่อความหยาบคาย ท้ายที่สุด เมื่อสุนัขเห่าใส่คุณ คุณจะไม่ได้ตีสี่และอย่าเห่ากลับมา ใช้สถานการณ์นี้ด้วย
กลวิธีของความหยาบคายซึ่งกันและกันน่าจะนำไปสู่ความขัดแย้งรอบใหม่: คำต่อคำเป็นเรื่องอื้อฉาวอยู่แล้วและผู้ยั่วยุจะออกมาจากมันตามกฎสนุกสนานและมีชัยชนะและคุณ - อับอายขายหน้าและหมดแรง ดังนั้นอย่าลงไปถึงระดับของคนป่าเถื่อน
เข้าใจสิ่งหนึ่งให้ชัดเจน: ความหยาบคายไม่ใช่สัญญาณของความเข้มแข็ง แต่เป็นสัญญาณของความอ่อนแอ
คุณสามารถหลีกเลี่ยงปฏิกิริยาอัตโนมัติได้โดยการนับในขณะนี้ช้าถึง 10 แล้วถามชื่อและตำแหน่งของคนซุกซน ฝ่ายตรงข้ามจะพยายามหลีกหนีจากคำตอบโดยตระหนักว่ากลิ่นของทอดอย่าเล่นกับเขา ขอหนังสือร้องทุกข์หรือรายละเอียดการติดต่อของผู้จัดการอาวุโสที่ดีกว่า
เป็นการดีกว่าที่จะป้องกันความหยาบคายมากกว่าที่จะยั่วยุ เพราะบางครั้งเราเป็นผู้ริเริ่มทัศนคติดังกล่าวที่มีต่อเราโดยไม่รู้ตัว เพราะความถี่ที่คุณหยาบคายขึ้นอยู่กับตัวบ่งชี้เดียวเท่านั้น - สถานะภายในและภายนอกของคุณหรืออีกนัยหนึ่งคือความนับถือตนเอง
หากคุณมีความรู้สึกเป็นของตัวเองและเห็นคุณค่าในตนเองจนทำให้คุณรู้สึกแย่ได้ ก็จะมีนักล่าให้ทำอย่างแน่นอน และในทางกลับกัน หากทุกอย่างเป็นไปตามความภาคภูมิใจในตนเองของคุณ คุณดำเนินชีวิตอย่างอิสระและรู้สึกมีศักดิ์ศรีของตัวเอง พวกเขาจะหยาบคายกับคุณ พวกเขาจะระวังตัว
ทุกวันคุณต้องเริ่มต้นด้วยการสร้างความภาคภูมิใจในตนเองที่ดีต่อสุขภาพ และปรับสภาพจิตใจ / อารมณ์และร่างกายของคุณ
เมื่อคุณได้รับบริการคุณภาพสูง สื่อสารกับคุณอย่างสุภาพและให้เกียรติ อย่าขี้เกียจที่จะแสดงความคิดเห็นเชิงบวกเกี่ยวกับพนักงานที่ดี การทำเช่นนี้จะส่งผลดีหลายประการ
ประการแรก: คุณจะเป็นที่จดจำและในการโทรครั้งต่อไป พวกเขาจะพยายามรักษาน้ำเสียงที่กำหนดไว้ในการสื่อสารกับคุณ
ประการที่สอง: การสรรเสริญจะทำให้คู่สนทนาของคุณมีกำลังใจและเป็นแรงจูงใจให้คงการสื่อสารในลักษณะเดียวกันกับคู่สนทนาทั้งหมด ซึ่งอาจเป็นเพื่อน เพื่อนบ้าน หรือลูกๆ
ความดีมักกลับมาหาผู้ให้